緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

（一）規(guī)范學(xué)術(shù)精神。鑒于檔案學(xué)的學(xué)科特點(diǎn)，每一位檔案學(xué)者都必須始終不渝地堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)精神，加強(qiáng)與檔案部門合作，緊密聯(lián)系檔案工作實(shí)際，善于從鮮活的檔案工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復(fù)雜的檔案工作表象抓住檔案工作發(fā)展規(guī)律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，我們也不能脫離檔案工作實(shí)際，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究都包含著某種特定的應(yīng)用目的。更何況檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究和檔案學(xué)應(yīng)用理論與技術(shù)研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區(qū)分開來。研究檔案史、評(píng)價(jià)歷史上的檔案工作現(xiàn)象、檔案學(xué)思想和檔案學(xué)理論，也要實(shí)事求是、尊重歷史事實(shí)，而不能不加分析地全盤否定。實(shí)事求是既是一種科學(xué)精神，也是一種科學(xué)方法，彼此相輔相成，互為前提。

（二）規(guī)范文風(fēng)文德。檔案學(xué)理論只有不斷地推陳出新且被檔案實(shí)際工作者所接受，才能發(fā)揮其對(duì)現(xiàn)實(shí)的檔案工作實(shí)踐的指導(dǎo)作用。因此，檔案學(xué)研究者應(yīng)努力培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、嚴(yán)格的科學(xué)工作作風(fēng)，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨(dú)立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問題，勇于開拓新領(lǐng)域，探求新知識(shí)，并大力提倡運(yùn)用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預(yù)測檔案工作發(fā)展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復(fù)雜化。檔案學(xué)研究者還應(yīng)加強(qiáng)文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強(qiáng)、自律，淡泊名利，謙虛好學(xué)，不抄襲剽竊，不，把做人與做學(xué)問有機(jī)地結(jié)合在一起。

（三）規(guī)范檔案術(shù)語概念。建議有關(guān)部門應(yīng)盡快組織專家對(duì)現(xiàn)有的檔案術(shù)語概念進(jìn)行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴(yán)格把關(guān)，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術(shù)語概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學(xué)發(fā)展需要的術(shù)語概念，使檔案學(xué)者們?cè)诮y(tǒng)一的術(shù)語概念基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討。

二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應(yīng)社會(huì)和檔案學(xué)發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案科研機(jī)構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標(biāo)是建立全國統(tǒng)一的檔案科研管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定國家檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，組織全國性檔案學(xué)優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評(píng)獎(jiǎng)工作。在此前提下，有計(jì)劃地逐步改變我國檔案學(xué)會(huì)條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會(huì)化的轉(zhuǎn)變，成為在各級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下的非官方機(jī)構(gòu)，并注重促進(jìn)學(xué)術(shù)民主。

與此同時(shí)，要逐步改變目前的檔案學(xué)研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實(shí)行檔案學(xué)研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學(xué)研究集約化的微觀主體是以檔案學(xué)研究者為最小單位的，檔案學(xué)研究者的創(chuàng)新性是檔案學(xué)研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進(jìn)的途徑主要在于通過各種方式強(qiáng)化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學(xué)研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規(guī)模的，國家的檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)研究集約化的核心力量，檔案學(xué)的整體水平能否提高，關(guān)鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學(xué)術(shù)帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機(jī)構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實(shí)際工作的研究者有機(jī)地結(jié)合在一起，集中資源，取長補(bǔ)短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復(fù)研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)研究集約化的基礎(chǔ)和基本任務(wù)。

另外，要研究檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展政策，制定檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學(xué)發(fā)展政策研究大體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是從總體上對(duì)檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展進(jìn)行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學(xué)理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實(shí)踐相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)：二是針對(duì)檔案學(xué)的具體領(lǐng)域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領(lǐng)域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學(xué)研究經(jīng)費(fèi)的劃撥政策，檔案學(xué)研究的國際交流與合作政策，檔案學(xué)理論研究隊(duì)伍的建設(shè)政策等。檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)發(fā)展的長遠(yuǎn)性、全局性藍(lán)圖，是對(duì)檔案學(xué)未來發(fā)展目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)來規(guī)劃當(dāng)前的行動(dòng)方案，要求既要重視對(duì)事關(guān)檔案學(xué)發(fā)展大局的熱點(diǎn)問題和重要領(lǐng)域的研究，又要注意檔案學(xué)理論的整體發(fā)展。制定檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢，尤其要與我國檔案學(xué)研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應(yīng)。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作。近20多年來，我國檔案學(xué)術(shù)評(píng)論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評(píng)文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個(gè)良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應(yīng)該看到，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所受到的重視與應(yīng)受到的重視，還有不小的差距；檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論還沒有被擺上應(yīng)有的位置，研究水平還比較后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作，當(dāng)前我們應(yīng)下大力氣重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)方面的工作：第一，提高對(duì)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論重要性的認(rèn)識(shí)。首先，檔案學(xué)理論研究者要正確認(rèn)識(shí)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在檔案學(xué)研究中的地位和作用，了解檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容和范圍，進(jìn)而明確開展檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的必要性和迫切性，并把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作義不容辭的職責(zé)，切實(shí)加以重視。中國檔案學(xué)會(huì)及地方各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論列入各自的工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在內(nèi)的專題座談會(huì)和學(xué)術(shù)討論會(huì)。檔案學(xué)會(huì)會(huì)員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，積極撰寫檔學(xué)術(shù)評(píng)論文章，藉此交流經(jīng)驗(yàn)，逐步完善檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容，把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門分支學(xué)科來建設(shè)。第二，開辟檔案學(xué)術(shù)評(píng)論園地。目前我國既沒有檔案學(xué)術(shù)評(píng)論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設(shè)置檔案學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，這顯然不利于檔案學(xué)術(shù)評(píng)論活動(dòng)的開展。從長遠(yuǎn)來看，創(chuàng)辦一種以檔案學(xué)術(shù)評(píng)論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當(dāng)前，各級(jí)各類檔案雜志應(yīng)開辟學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，增加理論研究的比重，這對(duì)提高刊物的質(zhì)量，擴(kuò)大其在社會(huì)上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學(xué)術(shù)評(píng)論隊(duì)伍。這支隊(duì)伍應(yīng)以檔案專業(yè)教師為主體，因?yàn)檫@部分研究者為了教學(xué)的需要，大都對(duì)檔案學(xué)進(jìn)行了一定程度的研究，理論造詣相對(duì)較深。有中級(jí)以上職稱的檔案實(shí)際工作者也要結(jié)合工作實(shí)踐，積極參與檔案學(xué)術(shù)評(píng)論，對(duì)檔案理論界的一些觀點(diǎn)和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學(xué)生是檔案研究的后備軍，應(yīng)重點(diǎn)加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學(xué)點(diǎn)應(yīng)在課程設(shè)置時(shí)安排檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的教學(xué)內(nèi)容。攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位的研究生更要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門專業(yè)主干課來學(xué)習(xí)、研究。

四、努力改善檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學(xué)研究系統(tǒng)之外的與檔案學(xué)研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學(xué)研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費(fèi)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)提供有用理論、技術(shù)和方法的知識(shí)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術(shù)的實(shí)踐環(huán)境，接受與檢驗(yàn)檔案學(xué)理論的檔案工作實(shí)踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學(xué)研究成果的中介機(jī)制等。

應(yīng)該肯定，改革開放以后檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會(huì)檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，檔案學(xué)是一門獨(dú)立學(xué)科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學(xué)發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學(xué)的學(xué)科地位始終得不到應(yīng)有的重視，檔案科研經(jīng)費(fèi)一直缺乏穩(wěn)定的來源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。

針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為當(dāng)前我們應(yīng)采取以下措施：

第一，加強(qiáng)宣傳，深化研究，努力提高檔案學(xué)的學(xué)科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識(shí)，而且要宣傳檔案學(xué)及其知識(shí)體系，使大家明白建立與完善檔案學(xué)研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟(jì)、科技、文化及社會(huì)生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學(xué)的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會(huì)各項(xiàng)工作的發(fā)展也需要檔案科學(xué)理論指導(dǎo)下的檔案服務(wù)；檔案學(xué)只有與經(jīng)濟(jì)、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會(huì)提供最佳服務(wù)。以此喚起社會(huì)各界對(duì)檔案學(xué)的理解、重視與支持。各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要積極鼓勵(lì)、動(dòng)員廣大會(huì)員參加社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)優(yōu)秀成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以擴(kuò)大檔案學(xué)的社會(huì)影響。檔案學(xué)研究者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，不斷深化檔案學(xué)研究內(nèi)容，努力提高檔案學(xué)的科學(xué)水平，使檔案學(xué)在現(xiàn)代科學(xué)中真正占有一席之地。

篇（2）

一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

目前，對(duì)于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級(jí)各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏?cái)?shù)量較少的時(shí)期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏?cái)?shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動(dòng)性。在實(shí)際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時(shí)常是一個(gè)全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個(gè)的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動(dòng)。

2每個(gè)全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費(fèi)。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗(yàn)的判斷，“一廂情愿”，估計(jì)而已。一個(gè)立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變化而變化，但我們對(duì)其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費(fèi)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，為了避免整個(gè)檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會(huì)使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會(huì)由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的，我們不妨做一個(gè)推測就足以證明這一點(diǎn)：如果每個(gè)全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個(gè)全宗之間將會(huì)有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動(dòng)與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動(dòng)，增加了對(duì)檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會(huì)打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對(duì)于還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的檔案館，造成了管理工作的被動(dòng)，不利于檔案的提供利用。隨著時(shí)間的推移與機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會(huì)使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動(dòng)，使管理工作處于一種“拆東墻補(bǔ)西墻”的被動(dòng)局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對(duì)于收集工作來講是絕對(duì)的，這就是要切實(shí)保證“一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個(gè)全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對(duì)于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時(shí)也要避免犯“絕對(duì)主義”的錯(cuò)誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動(dòng)。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個(gè)相對(duì)的不可分散，也就是說，一個(gè)全宗的檔案可以按目錄或時(shí)期分別存放，而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。

2對(duì)需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級(jí)各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性 和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊(cè)，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1 對(duì)立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

2 對(duì)未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

3 在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對(duì)立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對(duì)立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3立足本館，對(duì)館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：

1 調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項(xiàng)工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個(gè)確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨(dú)排列存放。

2 調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項(xiàng)工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時(shí)給出檔號(hào)，在必要時(shí)可減少重復(fù)性勞動(dòng)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號(hào)順序給新的目錄號(hào)，然后將這部分檔案排列于其它存放地點(diǎn)。

3 調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等 以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等 ，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時(shí)也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。

筆者結(jié)合實(shí)際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學(xué)合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點(diǎn)，在確定進(jìn)館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時(shí)期存放，使整個(gè)館藏檔案形成一個(gè)個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時(shí)期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時(shí)期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個(gè)時(shí)間界限，對(duì)這以前的檔案，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為這一時(shí)期待進(jìn)館檔案預(yù)留出位置，并且這一時(shí)期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動(dòng)，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對(duì)穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進(jìn)館檔案全部接收完畢后，這一時(shí)期的檔案則形成了一個(gè)穩(wěn)定的管理個(gè)體。對(duì)這一年以后至某一個(gè)年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號(hào)重新進(jìn)行集中存放，對(duì)待進(jìn)館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個(gè)良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實(shí)際工作中，所有全宗的排放可不必強(qiáng)求按由小到大的全宗號(hào)順序排列，因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

篇（3）

目前，對(duì)于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級(jí)各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏?cái)?shù)量較少的時(shí)期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏?cái)?shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動(dòng)性。在實(shí)際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時(shí)常是一個(gè)全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個(gè)的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動(dòng)。

2每個(gè)全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費(fèi)。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗(yàn)的判斷，“一廂情愿”，估計(jì)而已。一個(gè)立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變化而變化，但我們對(duì)其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費(fèi)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，為了避免整個(gè)檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會(huì)使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會(huì)由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的，我們不妨做一個(gè)推測就足以證明這一點(diǎn)：如果每個(gè)全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個(gè)全宗之間將會(huì)有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動(dòng)與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動(dòng)，增加了對(duì)檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會(huì)打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對(duì)于還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的檔案館，造成了管理工作的被動(dòng)，不利于檔案的提供利用。隨著時(shí)間的推移與機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會(huì)使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動(dòng)，使管理工作處于一種“拆東墻補(bǔ)西墻”的被動(dòng)局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對(duì)于收集工作來講是絕對(duì)的，這就是要切實(shí)保證“一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個(gè)全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對(duì)于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時(shí)也要避免犯“絕對(duì)主義”的錯(cuò)誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動(dòng)。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個(gè)相對(duì)的不可分散，也就是說，一個(gè)全宗的檔案可以按目錄或時(shí)期分別存放，而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。

2對(duì)需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級(jí)各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊(cè)，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1對(duì)立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

2對(duì)未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

3在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對(duì)立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對(duì)立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3立足本館，對(duì)館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：

1調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項(xiàng)工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個(gè)確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨(dú)排列存放。

2調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項(xiàng)工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時(shí)給出檔號(hào)，在必要時(shí)可減少重復(fù)性勞動(dòng)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號(hào)順序給新的目錄號(hào)，然后將這部分檔案排列于其它存放地點(diǎn)。

3調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時(shí)也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。

篇（4）

【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢

藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內(nèi)涵

藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。

藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測)報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。

2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(yàn)(測)報(bào)告書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(yàn)(測)報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測)設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。

2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

3適應(yīng)形勢的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。

篇（5）

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

篇（6）

關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業(yè)檔案管理工作的特性

1.1獨(dú)立性企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對(duì)其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對(duì)外開放，沒有對(duì)外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。

1.2專業(yè)性在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動(dòng)，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時(shí)，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分。

1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。

2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用

2.1對(duì)企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對(duì)企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動(dòng)作用。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對(duì)企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。

2.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對(duì)于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的培育。

2.3是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對(duì)單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對(duì)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

3加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，流動(dòng)性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個(gè)中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化

當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時(shí)效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時(shí)有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個(gè)環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，有針對(duì)性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級(jí)裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號(hào)，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計(jì)算機(jī)來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

篇（7）

論文關(guān)鍵詞：個(gè)性化信息檢索用戶模型

目前的檔案檢索系統(tǒng)一般以傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索為主，這種檢索方式雖然可以在一定程度上滿足用戶的需求，但是由于檢索方式的限制，這種檢索的結(jié)果僅僅是與檢索詞字面意義或某層含義相匹配，對(duì)于用戶所需要的其他的概念和相關(guān)的成分就無能為力了。因此個(gè)性化檢索就成為解決這一問題的有效途徑。個(gè)性化的實(shí)質(zhì)是針對(duì)性，即對(duì)不同的用戶采取不同的服務(wù)策略，提供不同的服務(wù)內(nèi)容。

一、個(gè)性化信息檢索與服務(wù)

個(gè)性化信息是能夠滿足用戶個(gè)性需求的信息。個(gè)性化信息檢索是指根據(jù)用戶的興趣和特點(diǎn)進(jìn)行檢索，返回與用戶需求相關(guān)的檢索結(jié)果。它是一種能體現(xiàn)用戶個(gè)性化特征，滿足個(gè)性化需求，培養(yǎng)個(gè)性化趨勢的檢索方法。在個(gè)性化檢索中，檢索條目與用戶查詢經(jīng)歷有關(guān)，既可以是內(nèi)容檢索，又可利用與其它事件的關(guān)系來檢索，即是以用戶檢索行為為中心的檢索。這也是個(gè)性化檢索與一般文檔檢索的區(qū)別[1]。

個(gè)性化信息服務(wù)是既能對(duì)用戶提出的要求提供最貼切的信息服務(wù)，還能依據(jù)個(gè)體個(gè)性特征，主動(dòng)收集個(gè)體可能感興趣的信息，甚至預(yù)測個(gè)體可能的個(gè)性發(fā)展，提前收集相應(yīng)的信息，最后以個(gè)性化方式顯示給個(gè)體。這里包括兩方面內(nèi)容:個(gè)性化信息和個(gè)性化服務(wù)。個(gè)性化信息是反映個(gè)體個(gè)性特征的一切信息，同時(shí)還包括個(gè)體特定的信息需求組合。個(gè)性化服務(wù)包括服務(wù)時(shí)空的個(gè)性化，服務(wù)方式的個(gè)性化和服務(wù)內(nèi)容的個(gè)性化[3]。對(duì)于這些個(gè)性化服務(wù)首先要建立對(duì)用戶的描述，然后才能據(jù)此提供針對(duì)不同用戶的個(gè)性化服務(wù)。用戶模型是個(gè)性化服務(wù)的基礎(chǔ)和核心[4]。用戶模型作為個(gè)性化服務(wù)的基礎(chǔ)和核心，因此用戶模型的質(zhì)量直接關(guān)系到個(gè)性化服務(wù)的質(zhì)量。只有當(dāng)用戶的興趣、偏好和訪問模式等用戶信息可以很好地被系統(tǒng)“理解”時(shí)，才有可能實(shí)現(xiàn)理想的個(gè)性化服務(wù)。從用戶信息中構(gòu)建用戶模型，也就成為了個(gè)性化服務(wù)的核心和關(guān)鍵技術(shù)之一。

個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)中的用戶模型不是對(duì)用戶個(gè)體的一般性描述，而是一種面向算法的、具有特定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的、形式化的用戶描述。相應(yīng)的，用戶建模是指從有關(guān)用戶興趣和行為的信息，如瀏覽內(nèi)容、瀏覽行為、背景知識(shí)等，歸納出可計(jì)算的用戶模型的過程[5]。

二、用戶建模技術(shù)

為不同的用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)，需要對(duì)用戶的興趣、習(xí)慣、歷史行為等方面進(jìn)行分析從而獲取其個(gè)性化信息。對(duì)用戶信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述，構(gòu)建反映用戶特點(diǎn)的需求模型，這一過程稱為用戶建模。用戶建模是實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檢索服務(wù)的基礎(chǔ)和核心[6]。

不同的用戶各自面臨著互不相同的檢索問題，不加區(qū)分地給不同的用戶提供相同的結(jié)果，必然滿足不了用戶的檢索需求。要提高用戶的滿意度，就要把握用戶的特點(diǎn)，建立用戶模型，對(duì)用戶的信息、興趣及歷史查詢行為進(jìn)行管理，對(duì)不同用戶進(jìn)行不同的學(xué)習(xí)，這樣就可以針對(duì)特定用戶提供準(zhǔn)確的信息。為用戶建模可以有效解決不同用戶對(duì)相同提問信息的不同深度和廣度的要求，在加入用戶模型之后，傳統(tǒng)的檢索流程變更為帶著用戶個(gè)性需求查找的過程，同時(shí)反饋流程也將針對(duì)用戶的意見進(jìn)行，以提供更加準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。通過建立用戶模型，可以管理用戶的背景信息，在查詢一些跨領(lǐng)域信息的提問時(shí)，考慮用戶背景信息，有助于更加針對(duì)性地提供用戶真正關(guān)心的信息。通過用戶模型對(duì)用戶興趣進(jìn)行描述，同時(shí)記錄用戶的查詢行為，對(duì)用戶的查詢歷史和興趣進(jìn)行管理。

一般來說，用戶訪問Internet的過程共包括以下六種信息:

(l)用戶使用搜索引擎查詢時(shí)輸入的關(guān)鍵詞;

(2)用戶維護(hù)的書簽(Bookmark);

(3)用戶瀏覽的頁面;

(4)用戶瀏覽的行為，包括用戶在每個(gè)頁面上的駐留時(shí)間，對(duì)每個(gè)頁面進(jìn)行的操作(如保存、打印頁面、將頁面存入書簽等)，鼠標(biāo)和鍵盤的操作及用戶瀏覽網(wǎng)頁時(shí)眼睛的移動(dòng)、表情的變化等;

(5)用戶下載、保存的頁面和資料等;

(6)用戶手工輸入的其他信息。

從理論上說，以上六種信息都可作為用戶建模的信息來源，但用戶信息對(duì)用戶模型的性能是至關(guān)重要的，因此在建模時(shí)要慎重選擇。以下是對(duì)這六種信息的分析。

用戶輸入搜索引擎的查詢關(guān)鍵詞雖可反映用戶的興趣，但它卻不適合單獨(dú)用于用戶建模，因?yàn)橛脩舨樵兊年P(guān)鍵詞一般都比較簡單，無法來描述用戶的興趣，查詢關(guān)鍵詞是用戶檢索信息的起點(diǎn)，但不是檢索信息的全部，因此查詢關(guān)鍵詞對(duì)用戶興趣與意圖的反映并不全面。

書簽(Bookmark)能較好地反映用戶的興趣，這是因?yàn)椋脩魰?huì)把感興趣的或重要的頁面保存在書簽(Bookmark)中，但是相對(duì)于用戶瀏覽的頁面來說，書簽（Bookmark）中的頁面數(shù)是相當(dāng)少的，并且用戶并不一定會(huì)把自己感興趣的都保存在書簽(Bookmark)中，因此書簽(Bookmark)構(gòu)建的用戶模型也不能夠全面地反映用戶的興趣。

用戶瀏覽的頁面可以全面地反映用戶的興趣，用戶瀏覽的頁面由系統(tǒng)自動(dòng)保存，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)用戶建模。缺點(diǎn)是用戶瀏覽的頁面中可能包含用戶不感興趣的頁面，因此在使用用戶瀏覽頁面內(nèi)容構(gòu)建用戶模型時(shí)應(yīng)避開噪聲頁面。

用戶瀏覽行為可以反映用戶的興趣，如用戶保存某個(gè)頁面，或者在某個(gè)頁面上駐留的時(shí)間較長，說明用戶對(duì)該頁面感興趣。但在建模時(shí)由于瀏覽行為對(duì)用戶興趣的體現(xiàn)需要以瀏覽頁面為載體，因此用戶的瀏覽行為必須與瀏覽頁面相結(jié)合才能構(gòu)建用戶模型。

用戶下載、保存的頁面資料等也能較好地反映用戶的興趣，因?yàn)橹挥杏脩粽J(rèn)為感興趣或重要的文檔，用戶才會(huì)下載和保存，這些經(jīng)用戶保存、整理的文檔能夠反映用戶長期關(guān)注的主題，這種信息為用戶的背景知識(shí)。

用戶手工輸入的有關(guān)用戶興趣特點(diǎn)的信息也可作為用戶建模的數(shù)據(jù)來源之一，如用戶感興趣主體的關(guān)鍵詞、對(duì)瀏覽頁面的感興趣程度等，在自動(dòng)用戶建模技術(shù)尚不成熟的情況下，用戶手工輸入的信息是用戶建模的重要來源。

綜上所述，在以上六種信息來源中，用戶瀏覽的頁面和瀏覽行為最能全面地反映用戶的興趣；用戶的Bookmark和保存整理的文檔雖不能全面地反映用戶的興趣，但能很好地反映用戶關(guān)注的信息；用戶輸入搜索引擎的查詢關(guān)鍵詞不宜單獨(dú)用于用戶建模。

一般常用的用戶建模是指根據(jù)用戶的瀏覽內(nèi)容和瀏覽行為自動(dòng)構(gòu)建用戶模型、建模時(shí)無需用戶主動(dòng)提供信息的一種建模方法。根據(jù)用戶瀏覽行為的自動(dòng)用戶建模方法構(gòu)建出來的用戶模型只能反映用戶感興趣或不感興趣的信息，得不到用戶具體感興趣的主題，其實(shí)質(zhì)是一種粗興趣粒度用戶模型。另一種自動(dòng)用戶建模的思路是根據(jù)用戶瀏覽的內(nèi)容進(jìn)行興趣聚類，找出用戶的興趣，構(gòu)建用戶模型。通過興趣聚類可以得到用戶模型的細(xì)興趣粒度表示。在現(xiàn)有的用戶建模方法中，用戶的瀏覽行為僅能得到用戶對(duì)相應(yīng)信息感興趣與否的推斷，得不到用戶感興趣的程度，而用戶對(duì)相應(yīng)信息的感興趣程度有助于得到用戶對(duì)關(guān)鍵詞和興趣主題的感興趣程度，從而建立更為詳細(xì)、準(zhǔn)確的用戶模型，也有利于實(shí)現(xiàn)高性能的用戶模型的遺忘與更新，提供更高質(zhì)量的個(gè)性化服務(wù)。

三、用戶模型的建立

在信息檢索系統(tǒng)中，一個(gè)用戶模型的建立過程涉及到以下內(nèi)容:

(1)用戶興趣的表示：就是以何種形式來表征用戶的興趣。為了便于進(jìn)行信息匹配算法，用戶的興趣通常與資源表示具有同樣或相似的形式。其次，一個(gè)用戶可能有多個(gè)興趣可能同時(shí)存在，那么就需要在模型中將多個(gè)興趣同時(shí)表達(dá)出來。

(2)用戶模型的更新：就是采用何種算法更新用戶模型。在信息檢索系統(tǒng)中，就是如何根據(jù)用戶的反饋信息更新用戶的興趣。

(3)信息過濾算法：就是如何根據(jù)用戶模型對(duì)未過濾的信息進(jìn)行匹配，判斷是否符合用戶需求的算法。過濾算法與資源表示、用戶興趣的表示密切相關(guān)。

用戶興趣模型是指對(duì)于用戶感興趣的信息的可計(jì)算描述，是所有其它智能化功能的基礎(chǔ)。一般用戶興趣模型采用詞頻法，其中的用戶興趣用二元組表示(興趣詞條、興趣權(quán)重)，在詞頻中考慮到各個(gè)詞條在文檔中的不同位置，體現(xiàn)了詞條的不同重要度；以及各文檔在網(wǎng)頁超鏈關(guān)系中引用與被引用情況，又體現(xiàn)了文檔的不同重要度等因素。

用戶興趣的生成與更新算法是整個(gè)用戶興趣模型的核心內(nèi)容。假設(shè)用戶輸入的檢索詞條經(jīng)過詞干提取(對(duì)中文還有詞條切分)等預(yù)處理技術(shù)之后為q(q1，q2，…，qk)，在初次檢索之后，返回一些查詢結(jié)果，得到一組頁面D(d1,d2,…dn)。首先計(jì)算詞條qi的權(quán)值wi，我們采用詞頻法，即計(jì)算詞條qi在文本D(d1,d2,…dn)中出現(xiàn)的頻度sij，j=1，2，…n，這些頻度的總和來作為詞條的權(quán)重，即wi=，這樣我們就得到兩個(gè)向量q(q1，q2，…，qk)和w(w1,w2,…wk)，將興趣二元組(q,w)加入到用戶詞典中。用戶詞典是由詞條和權(quán)重組成的二元組的集合。

四、用戶模型設(shè)計(jì)

基于用戶模型設(shè)計(jì)的信息檢索系統(tǒng)與一般的信息檢索系統(tǒng)的最大區(qū)別在于對(duì)從用戶界面接收的用戶查詢，將首先利用用戶模型予以分析，同時(shí)結(jié)果的匹配、過濾也需要基于用戶模型進(jìn)行。通過學(xué)習(xí)機(jī)制以及推理機(jī)制，一方面學(xué)習(xí)了用戶在信息需求上的偏好，另一方面，也可以對(duì)用戶需求進(jìn)行推導(dǎo)、歸納。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙靜.個(gè)性化信息檢索及功能模型.圖書與情報(bào)，2004(l).

篇（8）

②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時(shí)也可進(jìn)行物理歸檔。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲(chǔ)方式或存儲(chǔ)位置。而物理歸檔則需要借助可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲(chǔ)載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲(chǔ)在指定磁盤。

④電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計(jì)算機(jī)集中處理+電子檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料+數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗(yàn)和轉(zhuǎn)存，實(shí)行檔隨人走“終身制”。

⑦時(shí)間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時(shí)可添加，隨時(shí)可變更，隨時(shí)可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報(bào)不持續(xù)完備的缺點(diǎn)。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)上級(jí)批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級(jí)較高的電子文件時(shí)，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號(hào)、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時(shí)間修改一次。非單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)未經(jīng)上級(jí)批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。

②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級(jí)批示不得外傳。檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

3數(shù)字檔案室提供各類非室藏檔案查詢

①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺(tái)管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請(qǐng)的帳號(hào)登錄蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。

②根據(jù)檔案的保密等級(jí)，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級(jí)用戶和高級(jí)用戶。

③可以對(duì)外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時(shí)，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級(jí)批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。

4檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對(duì)各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全；

③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

5數(shù)字檔案鑒定銷毀制

①堅(jiān)定數(shù)字檔案時(shí)，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計(jì)出不再具有利用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值的檔案清單，編寫銷毀清冊(cè)。

②檔案鑒定工作組以報(bào)告的形式向上級(jí)如實(shí)反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊(cè)。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊(cè)必須永久保存。禁止任何部門或個(gè)人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

6檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

篇（9）

2預(yù)防為主，切實(shí)做好檔案安全管理工作

2.1提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)為進(jìn)一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，逐步強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案安全管理措施，同時(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)。在思想認(rèn)識(shí)上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點(diǎn)，堅(jiān)持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實(shí)做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開展檔案安全宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責(zé)”的觀念，培養(yǎng)和強(qiáng)化全員檔案安全管理責(zé)任意識(shí)。

2.2建立健全檔案安全管理機(jī)制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機(jī)制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案流動(dòng)、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個(gè)檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實(shí)際出發(fā)，嚴(yán)把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項(xiàng)檔案資料進(jìn)出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運(yùn)用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實(shí)體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護(hù)和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對(duì)外服務(wù)的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個(gè)很大的問題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴(yán)重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。保障檔案實(shí)體安全，要落實(shí)檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全排查工作，并對(duì)館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)、電子防盜報(bào)警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對(duì)館內(nèi)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。庫房內(nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風(fēng)、整齊有序，且要遵循突出重點(diǎn)，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突況時(shí)能及時(shí)有效地進(jìn)行搶救，降低檔案損失程度。

.4實(shí)施檔案登記備份，保障信息數(shù)據(jù)安全檔案登記備份是以強(qiáng)化檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，著力于提升檔案部門服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據(jù)、保存真實(shí)記憶。在開展檔案登記備份工作中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理，突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌推進(jìn)，安全保密、有效服務(wù)等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現(xiàn)，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)大大減輕。但與此同時(shí)，檔案信息數(shù)據(jù)安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監(jiān)管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該采用檔案登記備份的方式進(jìn)行檔案管理，深化檔案安全體系建設(shè)，以有效保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，檔案館還應(yīng)加強(qiáng)館外檔案監(jiān)管力度，盡可能地減少檔案丟失現(xiàn)象。

2.5提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，防止因?yàn)榧夹g(shù)原因或突況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時(shí)代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理部門必須通過各種數(shù)字化和信息化手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設(shè)立相應(yīng)的信息防火墻，設(shè)置訪問權(quán)限，并建立起一套完備的信息備份與恢復(fù)系統(tǒng)，防止黑客入侵檔案信息管理系統(tǒng)。此外，檔案館還應(yīng)采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格控制和規(guī)范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)操作習(xí)慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，要使用安全系數(shù)較高的用戶口令和密碼，謹(jǐn)防他人非法進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時(shí)更換口令與密碼。第三，檔案館的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用者必須維護(hù)好自己的計(jì)算機(jī)，防止出現(xiàn)信息丟失和損毀。未經(jīng)允許，使用者不得擅自在計(jì)算機(jī)上下載軟件和游戲。第四，計(jì)算機(jī)的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)，不瀏覽非法網(wǎng)頁和點(diǎn)擊陌生鏈接，同時(shí)每天還要做好數(shù)據(jù)備份。

篇（10）

由于企業(yè)檔案信息安全保障技術(shù)是近年來才被廣泛應(yīng)用的，對(duì)于企業(yè)檔案館來說，檔案人員的信息安全意識(shí)和技術(shù)水平有限，加之各個(gè)檔案分室的人員年紀(jì)偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業(yè)目前亟需解決的問題。人才是檔案信息安全保障建設(shè)的重要因素，檔案管理人員信息安全意識(shí)的強(qiáng)弱，現(xiàn)代化設(shè)備操作水平的高低，責(zé)任感的強(qiáng)弱等都會(huì)對(duì)檔案信息安全產(chǎn)生影響。可以想象，一個(gè)專業(yè)技能匱乏、責(zé)任感缺失、安全意識(shí)淡薄的檔案管理人員，無疑會(huì)使檔案信息安全如同置于一個(gè)無人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。

2.法制不健全

對(duì)于本企業(yè)來說，檔案信息安全建設(shè)剛剛起步，企業(yè)檔案信息安全方面的管理制度相對(duì)比較少，還需要在工作中不斷加強(qiáng)管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實(shí)施檔案信息安全管理。

二、企業(yè)檔案信息安全保障體系建設(shè)的措施

檔案信息安全簡單地說就是檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實(shí)物信息安全和檔案信息管理系統(tǒng)安全兩個(gè)方面。

1.保證檔案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保護(hù)電子檔案存放介質(zhì)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、打印機(jī)等硬件實(shí)體和通信鏈路免受自然災(zāi)害、人為破壞和搭線攻擊。首先，通常情況下，電子檔案存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須創(chuàng)造一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。其次，確保電子檔案內(nèi)容具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬓浴２捎米钚录夹g(shù)與方法，保證電子檔案內(nèi)容、格式、編排上的一致，并采用先進(jìn)技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的原始性。再次，要保證保存電子檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有一個(gè)良好的電磁兼容環(huán)境，建立完備的安全管理制度防止非法進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制室和各種偷竊、破壞活動(dòng)的發(fā)生。物理安全策略是電子檔案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整個(gè)檔案信息安全也就無法實(shí)現(xiàn)。

2.密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，確保檔案信息管理系統(tǒng)安全

(1)檔案信息管理系統(tǒng)軟件要安全可靠系統(tǒng)軟件必須要通過測評(píng)與審批方可投入使用。要學(xué)會(huì)運(yùn)用多種先進(jìn)的信息安全技術(shù)，檔案信息安全技術(shù)不僅涉及到傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術(shù)，而且已經(jīng)擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)等多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。要學(xué)會(huì)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問控制技術(shù)、防治病毒技術(shù)和安全檢測技術(shù)等。一是在防控技術(shù)方面可以設(shè)置入網(wǎng)訪問控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制，使內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間物理隔網(wǎng)，可以對(duì)訪問者進(jìn)行身份鑒別，主要是用戶名的識(shí)別與驗(yàn)證、用戶口令的識(shí)別與驗(yàn)證、用戶賬號(hào)的缺省限制檢查，同時(shí)也可以很好地控制網(wǎng)絡(luò)非法操作。二是運(yùn)用防治病毒技術(shù)，及時(shí)在電腦上安裝殺毒軟件，定期升級(jí)殺毒軟件，定期查殺病毒，不使用來歷不明的U盤、光盤，不安裝不明軟件，以控制病毒的入侵。三是運(yùn)用安全檢測技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所接入的服務(wù)器進(jìn)行監(jiān)視，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中安裝入侵檢測系統(tǒng)，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行監(jiān)控和保護(hù)。

(2)運(yùn)用數(shù)據(jù)安全技術(shù)檔案信息安全最重要的是數(shù)據(jù)安全，這樣才能保證檔案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企業(yè)應(yīng)建立數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)中心，采取數(shù)據(jù)集中或雙機(jī)備份等方式規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全度。一是采用數(shù)據(jù)備份管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全。可通過在線備份管理的方式，并根據(jù)實(shí)際情況采取近線存儲(chǔ)與離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置多個(gè)磁盤、硬盤、硬盤陣列等，組成海量存儲(chǔ)器，用以解決容量不足的問題。服務(wù)器端應(yīng)及時(shí)安裝操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)補(bǔ)丁程序，修補(bǔ)系統(tǒng)安全漏洞，提高系統(tǒng)安全性。二是采用密碼技術(shù)，對(duì)所有電子文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的密碼。對(duì)于有密級(jí)限制的電子檔案，為防止泄密，應(yīng)該使用加密技術(shù)，防止被他人截獲或篡改。

(3)保證網(wǎng)絡(luò)安全網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)主要是針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)面臨的威脅和網(wǎng)絡(luò)的脆弱性而采取的防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)是檔案信息安全保護(hù)的重要內(nèi)容。電子檔案信息的優(yōu)越性之一表現(xiàn)在它能實(shí)時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)暢通地提供給在線異地用戶使用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全成為保障用戶真實(shí)有效地利用電子檔案信息的關(guān)鍵所在。確保網(wǎng)絡(luò)安全的主要方法是采取物理隔離、防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實(shí)現(xiàn)同外網(wǎng)隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)也是最行之有效的措施之一。

篇（11）

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源和諧校園服務(wù)利用

檔案信息資源是學(xué)校信息資源的重要組成部分,加強(qiáng)對(duì)其開發(fā)利用,是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)全面發(fā)展的重要途徑,當(dāng)我們把檔案工作與學(xué)校的中心工作結(jié)合起來考慮時(shí),我們就會(huì)看到檔案與校園和諧有著千絲萬縷的聯(lián)系,構(gòu)建和諧校園與檔案信息資源的開發(fā)利用息息相關(guān)。

一、加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)與利用是構(gòu)建和諧校園的客觀需要

1.充分開發(fā)利用檔案信息資源是建設(shè)校園先進(jìn)文化的需要

檔案信息資源,是人類生活、生產(chǎn)、思維方式和創(chuàng)造性活動(dòng)及其產(chǎn)物的直接記錄和結(jié)晶,是學(xué)校一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源,是寶貴的財(cái)富和資產(chǎn),是特殊的文化資源。而檔案部門則是匯聚、儲(chǔ)存、加工整理這些特殊文化資源的基地,其通過加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)與利用,不僅使文化資源得以傳承,也為新時(shí)期的先進(jìn)文化建設(shè)提供了條件,學(xué)校的歷史材料是對(duì)學(xué)生進(jìn)行素質(zhì)教育的模范讀本,是培養(yǎng)優(yōu)良校風(fēng),構(gòu)建豐富校園文化的重要工具。隨著我國高等教育改革的不斷深入,特別是經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨,如何加強(qiáng)大學(xué)生的素質(zhì)教育,全面提高人才質(zhì)量,已是各高校乃至中國教育界共同面臨的迫切任務(wù),檔案材料在這方面有其獨(dú)特的作用。從這個(gè)意義上講,檔案資源的開發(fā)與利用在建設(shè)校園先進(jìn)文化的道路上具有舉足輕重的地位和作用。

2.充分開發(fā)利用檔案信息資源是建設(shè)校園民主政治的需要

民主政治以信息公開為前提,隨著我國政治文明的不斷進(jìn)步,人們的民主意識(shí)日益增強(qiáng),對(duì)于平等占有信息資源的愿望也與日俱增,從而為開發(fā)利用檔案信息資源提供了政治層面的需求范圍與發(fā)展目標(biāo)。檔案信息資源作為學(xué)校的核心信息資源,是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的信息支持與信息保障,只有充分開發(fā)利用檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,廣大教職員工才能真正了解學(xué)校正在進(jìn)行和將要進(jìn)行的重大舉措和發(fā)展方向,時(shí)刻圍繞學(xué)校的中心工作,群策群力,齊抓共舉,在和諧的大氛圍中,為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.充分開發(fā)利用檔案信息資源是完善校園法制建設(shè)的需要

公平共享檔案信息資源,確保應(yīng)用者應(yīng)有的知情權(quán)和了解權(quán)。在這些基本人權(quán)實(shí)現(xiàn)的過程中,也必然要求權(quán)力按照公開、公平的原則行使,從而有效防范權(quán)力腐敗和權(quán)力不當(dāng)行使,這樣學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)前進(jìn)的步伐才能在通向成功的道路上有條不紊地快速邁進(jìn)。

二、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用,提高檔案部門為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的水平

1.更新觀念,強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

高校檔案工作者必須進(jìn)一步解放思想,更新觀念,對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革,樹立以民為本,為民服務(wù)的思想,把大力開發(fā)利用檔案信息資源工作,放在促進(jìn)檔案事業(yè)在新時(shí)期的持續(xù)快速健康協(xié)調(diào)發(fā)展、為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí),樹立檔案工作為學(xué)校的整體發(fā)展服務(wù)的意識(shí)和分工協(xié)作、資源共享的新觀念,增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待觀望、坐而論道”的觀念,改變“看門守?cái)?等人上門”的做法,以主人翁姿態(tài)積極投身到學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用工作中來,為促進(jìn)校園先進(jìn)文化的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.加強(qiáng)宣傳,提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平

檔案部門為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的效應(yīng)要通過提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平來體現(xiàn)。檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用,就必須加大檔案工作的力度,提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量。檔案信息資源的數(shù)字化是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一項(xiàng)必不可少的環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)工作,是保證檔案文獻(xiàn)快速有效傳播、方便使用、長期保存的一項(xiàng)重要手段,是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案,而是要進(jìn)一步廣泛地開發(fā)和傳遞信息資源,檔案工作要建有自己的網(wǎng)站,提供更加快捷、方便的檔案信息服務(wù)。

3.豐富檔案館(室)藏,提高館(室)藏檔案的綜合質(zhì)量和管理水平

構(gòu)建和諧校園要有高質(zhì)量的館(室)藏檔案和管理水平做支撐。這就要求我們要把檔案信息資源的開發(fā)利用納入科學(xué)化、規(guī)范化軌道,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。檔案部門開展檔案利用服務(wù)工作,必須要有門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案資料做后盾,在多層次、多渠道地收集和征集檔案資料,豐富館藏的同時(shí),檔案工作人員要把精力集中使用到檔案管理的關(guān)鍵上,使檔案管理工作速度快、質(zhì)量高,為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件;建立科學(xué)的、合理的室藏結(jié)構(gòu),注意收集不同載體的檔案,不僅收集文字、圖表形式的紙質(zhì)檔案,還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案和牌匾、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書等實(shí)物檔案,這些不同載體、不同門類、不同內(nèi)容的檔案作為學(xué)校發(fā)展的歷史見證,它們之間可以互相補(bǔ)充、互相印證,更加完滿地反映學(xué)校各個(gè)發(fā)展時(shí)期的歷史面貌。