緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的意義范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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學校檔案管理是學校教育管理工作的重要組成部分，包含了學校發展進程中的各類資料，是學校開展各項評估工作，衡量學校管理水平及教育質量的重要依據。當前信息化時代下，學校檔案信息日漸增多，而學校檔案管理工作本身較為繁雜細致，不僅需要注入滿腔的熱情，科學的態度，而且需要積極優化工作的方式方法，有效加強學校檔案管理，以應對現實發展的需要。

一、加強學校檔案管理的意義

作為教育事業的重要組成部分，學校檔案記載了學校的發展歷史及教育教學工作的進程，承載著學校演變過程中的重要信息資源及教育教學成果，是學校教學水平的重要體現，切實維護了黨和國家的歷史面貌。加強學校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對學校教學科研工作的順利開展及教育事業的發展有著極為重要的意義。學校檔案中的教育資料信息能為教師開展教學工作及教學科研提供有益的借鑒，充分地體現出檔案的價值，為教育工作者研究改進、提高教育事業提供寶貴的歷史資料。加強學校檔案管理并有效分析，能幫助學校領導全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，不斷總結學校形象建設的成效，從而能夠迅速、高效地為教育科研以及學校的各項工作提供優質的服務。學校檔案是學校文化的重要組成部分，擁有科學文化的歷史屬性，是全校師生智慧的結晶，其中對學校優秀傳統、先進教師學生事跡、好人好事等相關記錄，折射出厚重的學校人文精神，與學校文化建設息息相關，加強學校檔案管理，不僅能充分發揮出其人文導向作用，傳承學校的人文經驗成果，而且能促就學校文化，彰顯出產生較大的凝聚作用、激勵作用、約束作用及輻射作用，造就積極向上，高昂奮發的學校文化氛圍，形成學校特有的無形的行為準則，推動學校文化不斷發展，發揮出輻射育人的作用，為學校教育管理提供真實可靠的歷史依據及經驗，從而促進學校整體發展。

二、加強學校檔案管理的策略

（一）健全制度

根據檔案工作的有關規定及要求，健全學校檔案管理的制度，完善檔案工作各項制度，是規范檔案管理并做好學校檔案管理工作的重要保障。一是應根據現行檔案管理的有關規定，規范資料收集制度，收集檔案資料是進行檔案管理的首要步驟，應予以足夠地重視，檔案管理人員從教師、學校工作人員、學生手中全面地收集與學校教學、科研、運營管理、人事調動等方面的資料，將資料進行針對性地選擇整理之后，歸納入庫。健全檔案收集制度，保證檔案資料收集的有效性和及時性，而學校日常工作人員也應將新資料及時交由檔案管理人員歸檔。二是根據檔案管理的有關規定及學校實際，建立科學的學校檔案管理歸檔制度，明確歸檔的范圍，在制度中詳細規定需要歸入檔案的資料，確保所入檔的資料能明確反映學校的教育教學管理活動及工作，以一定的歸檔價值為學校的今后工作提供重要依據和參考。資料歸檔后，根據要求完善其后期鑒定、整理工作，將檔案資料進行分類，可分成教育、教學、科研、行政、人事、財務等幾大部分，將檔案資料歸入到各個分類之下，保證每個檔案具有歷史性及延續性，檔案之間是既相互獨立，又相互呼應的關系。與此同時，根據需要編制學校檔案分類方案及保管期限表，使檔案工作實現有章可循，有效保證檔案的質量。此外，還應定期鑒定檔案，對重要檔案進行重點關注及特別保存，對沒有價值的檔案，經仔細審核后，予以銷毀處理。通過健全檔案管理各項制度，規范學校檔案的收集、歸檔、立卷、分類、保管、利用等各項流程，保證學校檔案管理工作的順利開展。

（二）細化檔案管理工作內容

學校檔案管理工作記錄學校的發展過程，涉及面廣，內容繁多，環節甚多，因而細化檔案管理工作內容，能使檔案管理有條不紊地開展。一是對教學科研文件形成和積累進行有效管理，學校檔案管理并非孤立存在的，而是與教學各項活動緊密聯系，因而在檔案管理中，應將教學檔案、計劃管理、課題管理和成果管理有機地結合起來，保證教研材料的形成環節、積累環節、鑒定環節、督促環節、整理環節、驗收環節等得以同步開展。二是充分開發并利用教學檔案，將學校檔案的信息資源進行資源共享，為廣大教師及學生做好教學、科研的輔助工作，滿足學校教育管理的需要，為教學管理業務部門、教師教學、領導處理、學生管理提供第一手的資料及有益依據，以促進教學質量的提高，保證教研工作及學生管理工作的順利開展。為提升學校檔案的利用效果，學校檔案室可與教務處、科研處等各部門緊密聯系，及時了解、掌握并跟蹤學校重大的教學科研活動，開展針對性的服務，并定期向廣大師生公布與學校教育教學科研有關的檔案資料目錄信息，不僅大大節約了使用者時間及精力， 而且有效提高了檔案資源的利用率。三是在堅持收集并整理檔案資料的基礎上，積極分析教育教學管理對檔案工作的要求，開展教學編研。例如，編研與教學科研有關的檔案參考資料，從而為學校師生提供更為全面，系統的檔案信息，服務于教學科研工作；或是將本校的觀摩課、公開課等教案匯編成專題匯集，充分發揮其教育價值，或是將教師的教學方法及經驗編輯成為教學法編研材料，利于教師進行教學經驗的交流，提升教育教學的效果，選編一些優秀教師簡介，或是本校優秀畢業生簡介，提高學校的社會知名度，利于學校教育。通過細化檔案管理工作內容，以加強并提升學校檔案管理的成效。

（三）推進電子檔案的應用

隨著科技的不斷深入發展，現代化網絡信息技術的不斷普及，電子檔案在各行各業中發展起來，并成為企事業單位檔案管理的主要模式。作為由計算機保存的信息資料的電子檔案，相比紙質檔案不僅提高了檔案儲存管理的效率與時間，而且還節省了大量的紙張資源。但是我學校的檔案管理水平依然落后，管理效率也十分低，推進學校電子檔案的應用是當前必須面對的一個任務。首先要改變檔案管理思想，電子檔案是信息社會高度發達的產物，是當今社會檔案管理的主要模式。對于學校檔案管理部門，必須改變自身的檔案管理思想，不斷加強自我學習，聯系一些在電子檔案管理技術方面比較成熟的大學，進行參觀學習，切實感受電子檔案為檔案管理工作所帶來非常大的作用，才能實現把電子檔案引入自身的工作模式中，同時引進他們電子檔案管理一些技術。其次增加硬件設備的投入。有了觀念的及時更近，還需要硬件設備的投入，硬件設備是最終實現電子檔案得以實現的基礎，校方可在完全分析檔案管理部門申請意見的基礎條件上，拿出部分資金購買相關硬件設備。對于資金比較困難學校，可向社會求助，比如邀請一些企業進行贊助，以幫助學校構建起電子檔案管理環境。最后積極更新軟件系統。軟件系統作為不斷提升電子檔案管理的方式方法，對學校的管理有非常大的幫助，需要學校完全分析自身規模、學生數量和檔案管理工作需求狀況，要積極定期對軟件系統進行更新。

【參考文獻】

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Key words: building engineering; archives; management

中圖分類號：G271文獻標識碼： 文章編號:

一、建筑工程檔案管理的意義

在工程建筑過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建筑工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建筑、施工各方對建筑工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。 二、檔案管理的要點分析

1.建立檔案管理網絡，確保管理規范化、標準化加強對檔案工作的集中統一管理是建筑工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。

首先是成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由主管檔案工作的領導全面負責對檔案室配備專職檔案人員，在各業務部門指定專門人員擔任兼職或專職檔案員。二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

2.明確檔案資料管理的范圍和要求

2.1建筑工程檔案資料管理的范圍

建筑工程建筑項目立項、可行性報告、設計、決策、施工、質檢、監理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建筑過程中形成，并應歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。2.2檔案資料管理的要求 一是工程檔案工作應與工程建筑同步管理；二是檔案應完整、準確、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。2、強化檔案人員的業務培訓

從事建筑工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與建筑工程相關的一些專業類別檔案。 因此，為達到建筑工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解建筑工程建筑工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。

“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關信息傳播出去，特別是建立網絡信息共享平臺——工程檔案專業網站，明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍?，F代化的城市建筑離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦工程檔案管理的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建筑單位和施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力，對工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作。重點工程建筑項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建筑日新月異，對工程檔案的管理也必須與城市建筑相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。

4.建立健全施工質量管理文件。

項目進場之初，項目部應根據本項目的特點，結合公司有關管理制度，選擇和補充各種質量管理和辦法，保證公司的質量管理體系得到有效貫徹。對于項目質量管理活動的施工記錄、檢驗、試驗等質量保證資料實行標準化管理，并對所用的涉及人員進行交底，確保所有工序能正確記錄，及時形成資料。質理管理部門負責有關項目進場之初，質量管理部門負責有關質量方面的法律、法規、規范、標準的識別和有效性控制，根據公司工程管理部門提供的現行技術規范一覽表、法律法規清單、交通部和交通廳文件、公司質量管理制度，編制項目部的質量管理文件清單，以便指導項目施工。5、做好施工質量照片、錄音、錄像（光盤）資料的歸檔工作

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二、高校人事檔案管理工作中存在的問題

（一）高校人事檔案管理工作的重要性難以體現出來

長時間以來，高校人事干部都只是注重高校的學習和建設工作，對高校的人事檔案管理工作往往采取忽略的態度，再加上人事檔案管理工作的資金不足，人事檔案工作自然就不全面，工作漏洞頻出。高校管理層對人事檔案管理工作的忽視，從而致使人事檔案管理工作人員缺乏專業的管理技能、高效的工作方式和積極的工作態度，管理工作人員對高校人事檔案的重視度就自然較低。對于要及時歸檔的人事資料，高?；鶎拥臋n案員不能在第一時間送遞高校檔案室，對高校人事檔案統一管理工作造成很多不穩定因素。正是這些不穩定因素的存在，從而導致很多人事歸檔工作不能做好做全，甚至是嚴重違反了高校的相關規定，給后續的管理工作埋下不小的隱患。此外，我國多數高校管理層還沒有將人事檔案管理工作納入高校的主要工作范圍內，難以體現出其工作的重要性，讓管理工作常常處于被動狀態，阻礙了高校人事檔案管理工作的發展和建設。

（二）現代化信息技術的融入力度和使用力度不足

據不完全統計調查，我國多數的高校人事檔案管理工作還處于傳統管理的階段，管理方式多以手工管理為主，繁瑣的文件整理程序和低效率的歸檔流程，再加上各類學歷變化、職位晉升、業務進修、評級表彰等人事檔案的更新，現代化信息技術的融入和使用力度的不足，從而致使高校人事檔案管理工作不能跟上高校建設和發展的需求。目前，高校管理層所引進的現代化信息技術和設備，往往只是用于高校科研和教學方面，就算用于檔案部門，人事檔案的信息資源也不能得到充分的共享和分享，無法滿足高校人事檔案信息開發與利用工作的需求。

（三）高校缺乏人事檔案的專業管理人才

專業性強是高效人事檔案管理工作的特點，這就要求管理工作人員具有較強的專業技能和較高的知識水平，同時還應該根據工作實情進行相應的培訓工作，讓工作人員及時掌握最新的管理方式和技術，通過專業的考核來評定工作人員的能力等級。但是，從我國高校人事檔案管理工作的實際情況來看，很多管理工作人員都沒有接受過專業的培訓。這些工作人員的年齡往往很大，平均學歷水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教職工來兼職的，這就導致了管理工作不嚴謹和不穩定。檔案管理人員缺乏專業的知識，工作業務水平不高，致使檔案管理隊伍的職業素質不高，這對高校的人事檔案管理隊伍的建設和發展極為不利。

三、實踐“以人為本”理論，規范高校人事檔案

管理工作（一）充分認識人本性質以人為本，是將人的生存和發展作為最終工作目標，將人的核心價值作為工作的框架，一切以規范化的工作出發。在高校人事檔案管理工作當中融入“以人為本”理念，應該從以下三個方面入手：

1.以每本人事檔案為本。每一本人事檔案都是管理工作的主體要素，記錄了高校教職工在校的各種經歷，是人生階段發展的真實寫照。

2.以管理員工作為本。提升檔案管理員的工作地位，為管理工作人員營造一個良好的工作環境，提升工作人員的技能水平和職業素質，將人事檔案管理工作作為高校各項工作的前提條件，從在校教職工的基本利益出發。

3.以檔案利用原則為本。人事檔案管理工作的最終目的就是服務于高校各項管理工作，為信息查閱者提供相應的信息資料。全面優化高校人事檔案的服務形象，充分體現出人事檔案信息的價值。

（二）“以人為本”是實現高校人事檔案管理工作規范化的基礎

全面貫徹以人為本的科學發展觀，從人事檔案信息開發利用的角度出發，著力創新高校人事檔案管理的工作方式，并最終實現規范化的管理模式，同時這也是高校人事檔案管理工作未來發展的趨勢。從以人為本的理念出發，鼓勵檔案管理人員積極參加相關培訓活動，提升工作的效率和服務的質量，只有通過這種規范化的管理模式，全面推動高校事業的發展，才能讓高校在激烈的人才競爭中站穩腳跟。

四、創新管理體系，提升管理水平

（一）增強管理意識，創新管理模式

強烈的管理意識是做好人事檔案管理工作的前提條件。因此，高校的人事檔案管理工作人員應該增強自己的工作意識，加強自身在工作當中的覺悟。此外，高校人事部門還應該嚴格實行工作崗位選拔機制，將能力好、覺悟高的人放在人事檔案管理崗位上，才能夠從根源降低管理漏洞。同時，還應該在現有管理模式的基礎上，結合管理工作的實際情況，不斷創造出新的管理模式。

（二）培養專業性人才，完善人事檔案管理機制

根據人事檔案管理工作未來發展的趨勢，培養專業性強的管理人員，完善管理機制，是提升高校人事檔案管理工作的主要途徑。為高校人事檔案管理工作培養出一批擅長計算機技術又精通檔案管理業務的復合型人才，能夠從各個角度彌補以前留下的技術性漏洞。

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中圖分類號：U612.32 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）01（b）-0-01

在現代化航道建設以及船舶生產過程中，會產生大量檔案數據文件，記錄了工程建設、行政管理、設備維護等各種類型的信息。典型的檔案文件包括。

1）文本檔案，例如各類審批文件、協議合同、工程設計技術報告、材料清單、設備說明文檔、設備維護記錄、會議記錄、質檢記錄、項目驗收報告、檢驗證書等；

2）圖片檔案，例如工程設計圖紙、模型圖、施工圖、竣工圖、設備圖冊、工具圖紙等；

3）視頻檔案，例如宣傳廣告、項目驗收報告視頻等。這些海量數據，為設備及人員管理、項目立項及驗收等提供有力的信息和技術支持。而有效地管理和維護各類檔案文件，將關系到航道系統的正常運轉，設備的妥善維護，以及經濟效益的最大化。

1 有效的檔案管理的意義

1.1 有效的檔案管理保證航道系統正常運轉

當前航道系統發展迅速，且各部門職責明確，分工清晰，專業性強。有效的檔案管理，包括各類文檔的分類保存，能保證各部門之間的相互協調與合作，并且為整體的運轉提供信息依據。

1.2 有效的檔案管理為工程建設提供技術支持

航道和船舶工程建設，需要大量的設計和技術文檔，這些技術文檔，包括工程設計圖、設備說明文檔等，是工程項目順利進行的基礎，而有效的組織和管理這些技術文檔，不僅能夠為各部門提供必要的技術支持，而且能顯著的提高工程效率。

1.3 有效的檔案管理保證設備的正常維護

在航道系統的運營中，各種設備的零部件不可避免的會出現損耗和故障，這個時候，及時的發現故障并更換零部件，對于整個系統的正常運作，意義重大。

2 傳統檔案管理模式的不足

傳統檔案管理，通常采用文件系統管理模式。在信息科學中，文件系統是指操作系統中用來管理輔助存儲器上數據的子系統，通常情況下，各種檔案文件單獨存在，根據具體應用進行儲存和管理。而文件系統具有如下缺點。

2.1 檔案數據共享性差，冗余度大

相同的數據集合在不同的系統中使用時，經常需要重復定義和重復存儲。例如，生產部門會保存各種生產設備的使用記錄，而這些設備在維修部門也會有相應的記錄，其中所用到的設備信息很多都是重復的。相同的數據不能被共享，就會造成數據冗余。

2.2 數據不一致

由于相同數據的重復存儲、單獨管理，給數據的修改和維護帶來了困難，容易造成數據不一致。例如，上述的維修部門對生產部門信息進行了修改，而生產部門沒有修改維修部門的相應信息，結果造成了同一個生產設備信息的兩個副本不一致。

2.3 數據獨立性差

由于檔案文件與具體的應用聯系緊密，如果檔案文件的結構發生改變，必須修改相應的應用的數據處理方法。

2.4 數據結構化程度低

在文件系統中，檔案文件之間是孤立的，從整體上看是無結構的，沒有反應現實世界事物之間的內在聯系，所以很難對數據進行合理的組織以適應不同應用的需要。

基于以上分析，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代化的檔案管理需求，而數據庫系統，憑借其自身的優勢，在現代化的檔案管理中，逐步表現出其重要的作用。

3 現代化數據庫技術在檔案管理中的作用

隨著現代化信息技術的發展，數據庫技術已經逐步成熟，并成為自動化辦公系統中不可或缺的一部分。數據庫技術的功能及其在檔案管理中的作用如下。

3.1 數據庫技術保證完整信息和通用功能

數據庫系統能夠存儲每個文件的結構和格式，這些信息是為所有應用而設計。因此，不管是行政部門還是生產部門對檔案數據的應用，數據庫管理系統都能夠相應的提供數據管理服務。數據庫的這種通用性，抽象了所有檔案文件數據，便于檔案數據的統一存儲和統一管理。

3.2 數據庫系統能夠提供檔案數據的不同視圖

現代化數據庫技術能夠支持很多不同的應用和用戶，不同的用戶或者應用對數據會有不同的顯示要求，即不同的視圖。數據庫系統能夠提供定義、維護和操縱視圖的機制，使得查詢結果能夠適應不同的用戶或者應用的需求。

3.3 數據庫系統能夠控制冗余，支持數據共享

如前所述，在傳統檔案管理模式中，檔案數據會出現很多冗余，而數據庫系統可以根據所有用戶的管理需求，綜合考慮所有視圖，并集成為一個邏輯模式，這樣，即使是不同的應用，系統都可以調用唯一的存儲數據，并提供相應視圖，這樣即可避免冗余。同時，正因為數據的存儲獨立于具體的應用，數據庫系統允許多個用戶或者應用同時訪問相同的檔案數據，并提供并發控制機制，由此保證數據共享。

3.4 數據庫系統提供數據恢復機制

數據恢復機制在檔案管理中起到非常重要的作用。數據庫系統具有一個系統恢復子系統，該子系統保證了數據庫的正確性，即使在系統發生硬件或者軟件故障時，也能夠及時將其恢復到正確狀態。

4 應用數據庫技術時需要注意的關鍵點

盡管數據庫技術能夠有效提高檔案管理的效率，當前檔案管理模式仍然是采用了傳統的文件系統模式，在由傳統模式過渡到信息化模式的過程中，有些關鍵點需要注意。

4.1 不同類型數據的整合

由于數據庫技術需要所有數據電子化，因此所有的文本、圖片和視頻數據都會首先轉換成電子文件，這樣就涉及到不同類型的數據的整合和歸類，并且需要數據庫系統提供多媒體視圖支持。

4.2 重要原始文件的保存

由于數據庫中的部分檔案數據是從原始文件轉換而來，比如紙質文檔和設計圖紙，這些原始文件也有著非常重要的參考價值，因此，有時候重要的原始文件需要妥善保管，并和數據庫中數據的組織結構相對應。這樣，如果數據庫中的數據發生了損失，這些原始文件就能起到很好的恢復參考作用。綜上所述，有效的航道檔案管理意義重大，而在現代化的檔案管理模式中，信息化技術能起到非常重要的作用，能夠有效的提高管理效率，并極大的提高經濟效益。將信息化技術應用到檔案管理中，是當前不斷增長的生產和發展的需求，也是未來檔案管理模式發展的趨勢。

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機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。

一、干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。

（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。

（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。

二、干部人事檔案管理現狀

（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。

（二）領導重視不夠，人員流動性較大?；鶎訌氖聶C關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。

（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。

三、加強干部人事檔案工作管理的建議

（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。

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Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.

Keywords: construction project; file management; importance

中圖分類號:G271文獻標識碼：A文章編號：

引言

在城市建設、規劃以及管理活動中，需要將發展的歷程記錄下來，作為詳盡的發展資料，對我國社會經濟的發展具有深遠的意義。這就是基建工程檔案的作用體現，是城市歷史的見證者，也是城市發展的原始珍貴資料和未來參考的寶貴資源?？梢钥醋魇浅鞘兄R財富以及社會的有效資源。其可以是文字形式、圖紙圖標形式以及依托于現代化技術的聲像文件資料等。如果對此進行充分的研究、探討以及開發利用，將會成為城市現代化發展的有力保障，產生不可估量的社會價值以及社會效應，具有深遠的意義。

1 工程檔案是建設工程的有機組成部分

1.1工程前期檔案

一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。

1.2工程施工過程檔案

文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中。應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等?？梢哉f，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。技術性線條還要先產生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。

2 加強基建工程檔案管理的重要意義

2.1改善人民生活，促進經濟發展

經濟發展的重要表征即體現在城市發展和建設領域，其中有一個隱含的因素表現為城市是人們生存的空間，它的改善和進步一方面可以顯著的感受到，同時可以深遠的影響著人們的生活和工作，所以城市發展、建設和規劃是經濟發展的主要構成體。城市的建設內涵豐富，領域眾多，而所有的工程項目建設均是由各個基本工程建設組成，在具體的建設中需要進行文檔材料的收集、記錄和整體，包括工程前期準備，施工的詳細流程以及竣工后的驗收和維護等操作，其也構成基建工程管理工作的主要內容，對后續工程建設具有深遠的指導意義。所以需要考量以下幾個方面：其一是加強管理，規范操作流程，其二是完善現有的保存方式，其三是它的記錄體現著城市發展的進程，其四表現在它是城建和城管的重要參考資料，其五，它是提升城市建設的有效途徑，其六是預防和應對某些不可抗拒災難的指導性資料。

2.2防止和降低自然災害造成的經濟損失

城市發展中一個不可回避的問題體現在城市自然災害的防范以及造成損失之后的恢復性建設。在此環節之中基建工程檔案的作用和價值功不可沒，一方面可以真實的記錄產生的災害，同時也能夠通過客觀的了解尋找到本質的規律以及城市建設過程中存在的不足，包括管理和運作方面的相關事宜考慮，對未來城市發展起到有效的保護作用。從以下三個方面進行探討：首先，基建工程檔案和相應的管理關系密切，其次是基建工程檔案具有指導效用，最后是基建工程檔案的建立對相關領域的學術研究起到積極促進的作用。

3 加強基建工程檔案的管理工作的措施

3.1做好基建工程檔案的服務工作

城市經濟發展包含著城市化建設，建設的很多工程又可以作為發展的有效保障，譬如道路、公共設施的建設等。正是這些方面的綜合性考量才會更有效果的促進城市發展。從工程開展的角度進行分析，城市工程建設是需要通過基建工程的模式達成。從這個角度分析，基建工程建設項目是城市發展的基本構成要素，從微觀的領域分析，對居民生活的影響十分密切，從宏觀層面分析，它是國家經濟發展的細胞，能夠體現出現階段我國城市化建設發展的程度和水平。通過上面的分析得到結論，非常有必要、有針對性的完善現階段我國基建工程檔案的服務水準，進而保障基建工程檔案工作的順利展開。

3.2提高檔案管理水平

城市化發展進程是人類文明的外在延拓，現代化城市發展具有時代特點，需要相關的工作人員不斷加強自身素質?；üこ坦芾碚咭约皢T工要掌握專業基礎知識，掌握先進的經驗和技術，不斷的從觀念上進行轉變和深化。現階段相關工作者需要定期學習、并且在實踐過程中不斷加強員工的內在素質，促成相關工作能夠達到見效快、范圍廣等特點。在此過程之中需要加強職業道德的培養，并且杜絕不良現象的產生，包括嚴格執行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規劃化、標準化的促進效果作為工程建設的組成部分，做好各個環節的溝通以及信息的交流，既達到良好的保障效果，同時為后續的工程項目建設提供優良的基礎。

3.3工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作相結合

工程建設項目最后一個環節體現在工程項目竣工的操作方面，包括工程竣工驗收備案。其基建工程管理的效用充分的發揮出來。也是各級部門管理的重要內容。工程檔案管理以及工程備案是一個進程中兩個環節的體現，可以相互借鑒。從總體的效應分析，在項目竣工環節中不斷完善現有的基建工程管理工作，進而可以起到顯著的監督效果。

4 結語

現代化城市建設是國家經濟發展的重要構成，作為城市建設以及城市規劃的有機組成部分，建設工程項目的質量以及效用發揮著巨大的作用，其中基建工程檔案管理工作是其工作環節中不可忽視的內容。務必要在現有的工作環境下，不斷的深化基建工程管理工作的理念，同時需要加強相關工作者的業務技能，接受先進的基建工程項目管理的模式，貫徹黨和政府的相關規章法律政策，不斷完善現有的機制，使基建工程管理工作成為城市化發展的有力保障。

參考文獻

[1]黃娟.淺談企業基建工程檔案的收集與整理[J].經營管理者.2011（18）.

篇（7）

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.18.028

1.辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上，將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的，在文書檔案管理的工作中，引用現代的辦公自動化技術，可以有效的提高辦公工作的效率，并且還可以為它的發展帶來很大的變化。例如，辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗，從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎。但是，電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數，才能保障其有效的功能，因此它在使用時也極具復雜。所以說，辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍，需熟練掌握。

2.自動化環境下文書檔案管理的優點

2.1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術，近幾年由于它的介入，使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化。在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作，管理人員每天的工作任務量較為繁多，并且還以純手工的管理方式進行工作，使得檔案管理工作的過程變得極其復雜?，F如今計算機和先進技術的引入，使得這一工作過程變得簡單、有序。

2.2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中，結合計算機技術所形成的管理體系，可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率。其次，可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態。

2.3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中，由于紙張容易受損不方便保存等原因，使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象。但是，辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題，隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善，管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需，這些載體相對來說都非常方便存、讀，以及有較長的存儲時間，并且便于傳遞。最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響，不容易損壞，具有較強的穩定性。

3.文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3.1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講，很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制，這種部門的管理體制，使得文書檔案的管理工作不能夠統一化。因此，為了保證文書檔案管理工作的有序進行，對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的，無論是前期還是后期，文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門，并對其實施統一的監督管理。

3.2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性，并且還要具備良好的應用性能。所以，在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外，還將需要規范一些標準。比如，確保數據的安全使用，促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行。

4.辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

篇（8）

1電子檔案的特點優勢分析

電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。

篇（9）

什么是檔案的現代化管理？如何研究開發檔案現代化管理？如何有效的進行數據采集，并提供高水平的咨詢服務，規劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“宏圖”，是當前各級檔案事業負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經驗，談談本人的見解。

（一）

檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。

總的來說，檔案現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。

檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數據文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質量的咨詢服務來體現。如果沒有源源不斷的檔案數據采集，在電子時代，檔案就失去了繼續豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質的提高，顯得尤為重要。

（二）

能否有效的進行數據的采集和整理，將直接影響到檔案的現代化管理，并有利于提高咨詢服務的水平。檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現檔案資料信息集中和共享的基礎工作,沒有檔案數據的采集,檔案管理的現代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作,檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。

由此可見,檔案數據采集這一環節的工作好壞,對整個檔案現代化管理建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規范檔案資料數據的采集,擴大數據中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數據資源,有效提高檔案管理和利用的水平。

要實現檔案數據采集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案數據采集的范圍和數據采集的渠道：

檔案資料數據采集的范圍

檔案資料目錄中心數據采集范圍為:反映該地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。

檔案資料數據采集的渠道

檔案目錄信息齊全、數據準確是檔案管理現代化建設的基礎,而高效的數據采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案數據的采集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數據資源的信息含量。在檔案數據采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集數據、采集數據數量逐年增加的具體措施,不斷優化數據采集渠道,使數據采集流程標準化,采集工作持續化、制度化、規范化、現代化。

（三）

現代檔案咨詢服務是隨著檔案中介結構的產生而發展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發揮檔案工作的重要社會功能，高水平的咨詢服務是依托檔案人員有效的數據采集完成的。

一般說來，檔案咨詢服務除了具有獨立自主性，復雜綜合性等咨詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案咨詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網絡咨詢;（2）按咨詢服務的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內容性質分，可分為事實性咨詢、指導性咨詢、管理性咨詢、專業性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。

檔案咨詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務發展較快，但同時也由于觀念滯后、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠導致檔案咨詢服務存在諸多問題，比如（1）理論與實際脫節，理論研究沒有促進檔案咨詢服務法規體系的建立完善;(2)公私服務機構間矛盾日益突出；（3）咨詢人員素質普遍過低；（4）規模效應小，主要表現為檔案咨詢服務的業務范圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。（5）發展不平衡，第一是地區發展不平衡，如東南沿海發展較快，第二是業務領域的發展不平衡。

針對以上不足，要提高我國咨詢服務的總體水平，應從以下幾個方面著手：

從根本上提高檔案工作者的總體素質

檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產生和普及應用，對人類科學文化的發展必然產生巨大的推動作用，機讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質文件載體形式必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節的問題，為社會各界提供高水平的咨詢服務。

加大檔案現代化管理的投入

制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、技術、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化管理的意識。首先，應加大精力和資金的投入，注重地域和業務領域上的不平衡，缺少資金，應想方設法創造條件吸收資金；缺少設備，應千方百計配備先進設備；缺少管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才，以解決規模效應小、人員素質低等問題。其次，各部門領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經常了解過問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導的總體思路，提出切實可行的辦法，解決公私服務機構間的矛盾，實現發展戰略上的創新，提出新的管理內涵和技術手段，這些都對檔案事業的發展具有重要的意義。

由此可見，電子信息化是當代檔案事業發展的重要方向，檔案資源是社會發展和經濟發展的重要保證，檔案資源系統是整個國家文獻信息系統的重要組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案的現代化管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有重要的意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。檔案中蘊藏的豐富信息將在當今時代的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現代化管理進程，建設一個完善的檔案現代化管理系統。

[參考文獻]

羅秀梅《淺談檔案管理現代化》黑龍江科技信息 2009年19期

篇（10）

醫院檔案是國家檔案的一塊重要組成部分，其存儲了豐富的醫療界科技成果，同時也收錄了各大醫院內所發生的重大事件，為臨床醫學科研的順利開展提供出大量重要的數據支持。近年來，國內醫療事業逐漸取得了顯著性發展，醫院保存和記錄的檔案數目也大大增加，也對檔案管理模式的改革提出更高的要求。在醫院檔案管理實際工作中仍存在不少的問題，這對其工作開展及自身發展造成嚴重的阻礙。因此，為促進醫院各項工作的順利進行，同時也為廣大群眾提供出更優質、更安全的醫療服務，加強檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用就顯得非常具有現實意義。

一、前言

我國醫院檔案管理工作從展開至今，基本形式可分為：一是在醫院內部建立檔案管理室，有專門負責的檔案管理員，且有專用的科室及檔案庫等；二是在醫院內部設立檔案管理庫房，沒有相應的管理科室，但設有專職或兼職的檔案管理員；三是專業的檔案管理室，設立具有專業檔案管理職能的機構，負責醫院內部及其行業系統檔案的專業管理。這三種醫院檔案管理形式中，應用最廣泛和普遍是檔案管理室[3]。但隨時代的進步和發展，現有的檔案基本管理模式已逐漸不能滿足發展的需求，由于這種形式存在很多的局限性，并面臨來自不同層次的壓力，進行相關的改革是勢在必行。

二、醫院檔案管理模式存在的困境

首先，對于相關的醫院檔案，原有的管理模式具有本能的限制性，甚至排斥對外提供及利用，雖強調了保密性工作，但忽略了檔案的開放性應用；其次，醫院檔案管理水平及動力仍然不足，造成相關管理工作的積極性十分不強，影響了整個醫院檔案管理水平的進步和提升，并且投入的管理力度也不夠強，經費也很缺乏，這些都是需要改革的主要原因；第三，醫院檔案管理作為幕后服務工作，還需要各位院領導的高度重視，只有高層領導對該項工作提起高度關注，才能有序展開相關的改革工作，才能全面提升工作效率與質量。

三、分析探索檔案管理模式的改革

現針對在醫院檔案管理中應用檔案管理模式改革的具體內容提出幾點建議，力求全面推進醫院檔案管理工作。

（一）重視醫院檔案管理

詳細的各類檔案資料可向醫院提供出及時、準確的信息，幫助院領導合理進行決策，如：設備檔案便于查閱其操作手冊及線路圖等信息，還可體現設備的運行、維修及保養狀態，幫助醫院充分發揮醫療設備的效能，還可避免出現重復購置、設備閑置等問題；會計檔案可精確記錄醫院內各項重要的經濟業務，為醫院檢查財政記錄提供了可靠的憑證；人員檔案可及時更新醫院的人力資料信息，利于醫院掌握人員變動情況，合理分配人力資源；病例資料是醫院檔案的核心部分，不僅累積了醫院治療的成果，還促進醫療技術的創新，還有助于有效藥物的科研工作，是醫院發展的根本和動力；藥物檔案，醫院內的藥物種類極其繁多，如果沒有相關檔案管理工作的支持，極易造成藥物混亂、丟失、短缺等重大問題，因此健全的藥物檔案管理工作是不可或缺的。因此，為促進檔案管理模式改革、提高醫院管理質量，首先要加強醫院各級人員對醫院檔案管理改革工作的重視程度。

（二）健全管理體制

為能充分做好相關的醫院檔案管理工作，促進模式的改革，醫院各級管理人員均應加快健全管理的體制，積極開展各項管理工作，明確工作職責，做到專人收集資料、專人接收并轉入檔案、專人保管；待各級審核后，必須將檔案妥善密封，加蓋密封章，進行密封保管；還要全面落實責任的追究制度，防止出現隨意改動或丟失檔案等情況，切不可未經比準隨意翻閱、復印、借出、或帶出。

（三）管理信息化、數字化

隨醫院檔案數量的日益升高，亟待建立電子檔案，形成信息化管理體系[4]。這就要求醫院工作人員及時更新對檔案管理的理念與管理模式的改革，充分了解信息化管理體系的高效性，降低以往的工作壓力，實現效率的大幅提升；同時，還需要做好配套的軟件系統，加快檔案信息數據的整理、維護和備份工作，從而提高醫院檔案的使用及研究價值。

（四）加隊伍建設

充分調動醫院檔案管理工作人員的積極性，提高其綜合素質，醫院加大培養力度，組織業務知識的培訓，使其深刻認識現代化醫院檔案管理的重要性，并能全面掌握檔案的材料整理、鑒別、歸檔、保管等技術，并統一規范檔案的外在形式，確保檔案的真實性、完整性以及實用性。

四、討論

合理應用檔案管理模式是醫院管理檔案的根本與關鍵，及時針對各種問題進行改進和調整，勇于打破原有模式，以力求全方位提升醫院檔案管理的工作質量。

綜上所述，重視檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用，建設信息化管理體系，充分發揮醫院檔案的價值，以進一步促進醫院長遠健康的發展。

參考文獻：

[1]李霞.醫院檔案管理中應用檔案管理模式的分析[J].中國衛生產業，2016，（06）.

[2]李理.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].世界最新醫學信息文摘：連續型電子期刊，2015，（70）.

篇（11）

通過采用電子檔案的管理方法，對于提高檔案管理的效率，以及企業的發展都具有重要的意義，因此發展電子檔案已經成為了我國建筑企業檔案管理工作的重要內容。

一、電子檔案對于檔案管理工作的意義和價值

和傳統的檔案資料相比，電子檔案可以采用磁盤、微縮膠片等方式對企業發展過程中產生的有用資料進行儲存。電子檔案具有占用空間小、存儲密度大、保存方面等優點，檔案管理人員可以通過現代計算機技術和信息技術完成對檔案資料的處理和管理工作。電子檔案對于工作人員在使用和調用檔案方面也帶來了極大的便利，它打破了時刻的限制，可以通過一定的手段從服務器中直接下載或在瀏覽相應的檔案。而傳統的檔案則是保存在一個固定的地理空間中，還常常容易受到自然因素或者人為因素的影響，例如資料的受潮以及蟲害等，相關人員在查閱資料時對資料產生損害等影響，都會影響到檔案資料的進一步使用。

1.電子檔案的優點

電子檔案可以通過鼠標、鍵盤等輸入方式完成對檔案資料的處理，它將傳統的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來，實現了遠程登錄以及無紙化的管理方式。傳統的紙質檔案一旦形成，資料中的內容和形式都難以發生改變。但是在實際的應用中，常常需要對檔案資料中的錯誤現象進行糾錯，紙質檔案顯然難以滿足。電子檔案建立在信息技術上，其內容和形式也相對比較獨立，在需要的時候可以在一定的權限下對檔案資料進行修改。并且電子檔案能夠儲存在不同的載體中，能夠快速的實現文件資料的完整性。

2.電子檔案的價值和意義

電子檔案在管理上和紙質檔案之間存在比較大的區別，電子檔案對于管理人員的知識和素質也提出了更高的要求。檔案管理人員作為電子檔案管理的重要力量，對于電子檔案的管理具有重要的意義。電子檔案管理過程中需要進行計算機操作，因此電子檔案管理人員應當具備基本的檔案知識，同時還應當掌握計算機操作知識和信息管理知識。同時電子檔案管理也不是簡單的信息搜集和羅列，管理人員應當積極的應用其它的方法和手段，加強自己的分析能力，做好相應的專題研究，充分的發揮檔案資料的價值。

二、電子檔案管理中應當注意的問題分析

對于建筑企業來說，傳統的檔案文件和電子檔案是相互存在、相互補充的，充分的發揮了發揮了其價值和作用。對于電子檔案管理來說，通過借助現代的計算機軟件來實現對圖紙的設計、保存和修改，還可以完成建筑工程的預算編制、工程量的計算以及施工方案等工作。

1.選擇合適的保存環境

對于電子檔案來說，有使用方面的便利性，但是在資料的維護和保存方面也面臨新的問題。例如電子檔案在使用的過程中，如何的防止出現誤刪以及惡意侵入等。因此在保存的過程中要結合電子檔案的特點和技術設備情況，選擇合適的技術方案，采取有效的措施來幫助電子檔案的完整性和可靠性。在使用的過程中要首先保證電子檔案資料在物理上的安全，一般情況下，電子檔案都是保存在一定的光磁介質載體上，所以首先應當建立滿足適合這些介質的保存環境。

2.選擇先進的保存和保護技術

在保持的過程中藥注意灰塵、強電磁場以及光線等不良因素的影響，在資金允許的情況下可以通過配置專用的防磁柜等設施來提高維護的質量。對于一些比較特殊的電子檔案，常常需要保存其原始性的特點。在使用的時候能夠以原始的格式進行恢復，因此對其技術也提出了更高的要求。在保存的過程中可以采用電子檔案的相關支持軟件，將電子檔案和相應的軟件系統一起保存，恢復的時候就可以得到相應的原始資料。還可以將保存的電子檔案采用電子圖像的方式來保證期原始性，為了原始檔案保存的持久性，可以將電子檔案制作成微縮品以及打印品。在目前開發出的電子檔案管理軟件中，能夠實現對文件資料的詳細登記，而且過程簡單，能夠實現對文件的原始保存。電子檔案管理能夠實現文件資料的自動化管理，而且其全部過程都可以在電子計算機上完成。而且經過計算機處理之后的信息資料也比較統一，在管理和使用上具有比較大的便利性。

3.做好載體的維修與檢測

在電子檔案的管理和使用中，對于載體的維護和檢測是其中重要的內容。電子檔案的載體基本上都屬于磁性載體，容易受到外界環境的干擾而發生信息失效的現象。因此在保存和維護電子檔案時，要做好備份措施，保證檔案資料的可靠性。應當按照電子檔案管理的相關辦法，做好資料的定期檢測工作，對于檢測發現錯誤的資料要進行及時的修正。在電子檔案檢驗完成之后要填寫相應的登記表，并且建立相應的維護日志，對檢測、拷貝等過程進行記錄，以便及時的查閱。

4.做好電子檔案的安全防盜維護