緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案整理規(guī)范范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

合同

委托方：**(以下簡稱“甲方”)

受托方：** (以下簡稱“乙方”)

甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律的規(guī)定，雙方達(dá)成如下協(xié)議，共同遵守。

序號(hào)

項(xiàng)目

規(guī)格/單位

數(shù)量(預(yù)計(jì))

單價(jià)（元）

小計(jì)（元）

備注

1

文書檔案整理

120

盒

元

其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；

包含需歸檔紙質(zhì)文件全流程規(guī)范化整理歸檔（如編件號(hào)、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。

2

庫房基建檔案整理

4cm/盒

500

/盒

元

其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；

檔案整理總計(jì)：元

一、合同價(jià)

二、開工日期：2021年 月日。

三、工作地點(diǎn)：甲方指定的工作地點(diǎn)。

四、服務(wù)周期：甲方完成需進(jìn)行規(guī)范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個(gè)月內(nèi)。

五、工作內(nèi)容

1、文書檔案整理：；

六、付款方式

甲方開票信息：

單位名稱：

稅號(hào)：

公司地址：

開戶銀行：

電話：

賬號(hào)：

七、質(zhì)量保證：

乙方必須按甲方對(duì)人員、系統(tǒng)及設(shè)備的要求，按時(shí)按質(zhì)按量完成本項(xiàng)目合同約定的所有工作。

八、項(xiàng)目驗(yàn)收：

1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關(guān)檔案整理規(guī)定。

2.乙方在完成相關(guān)工作并提交工作成果后向甲方提出驗(yàn)收申請(qǐng)，甲方在5 個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。

3.如需要，甲方可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，乙方須全力配合，因委托第三方機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)。

4.如驗(yàn)收未能達(dá)到甲方要求，乙方須進(jìn)行自檢，并在在甲方規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按甲方要求完成整改，以達(dá)到驗(yàn)收要求。

5.相關(guān)工作驗(yàn)收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認(rèn)。

九、甲方的權(quán)利及義務(wù)

1.甲方負(fù)責(zé)向乙方介紹、解釋本項(xiàng)目相關(guān)工作的基本情況。

2.甲方負(fù)責(zé)向乙方提供工作場(chǎng)所以及住宿。

3.甲方應(yīng)按合同的約定的方式按時(shí)支付合同款項(xiàng)。

4.甲方應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目涉及到的相關(guān)部門。

5.若無質(zhì)量及使用問題，甲方應(yīng)按時(shí)組織驗(yàn)收。

十、乙方的權(quán)利及義務(wù)

1.乙方按照本合同確認(rèn)的內(nèi)容，嚴(yán)格按要求完成項(xiàng)目的工作。

2.負(fù)責(zé)指派專門的技術(shù)人員按時(shí)按需按質(zhì)完成項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過程中向甲方解釋所使用的技術(shù)問題。

3.乙方有責(zé)任保證各門類檔案整理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

5.乙方有權(quán)按本合同約定對(duì)甲方收取款項(xiàng)。

6.乙方須按合同要求對(duì)工作過程中接觸到的所有文件和信息的內(nèi)容保密。

十一、售后服務(wù)

1.乙方提供的服務(wù)成果必須滿足檔案整理要求，對(duì)達(dá)不到要求者，根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)雙方協(xié)商，可按以下情況處理：

（1）重做，由乙方承擔(dān)因重做所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。

（2）修改，由乙方承擔(dān)因修改所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。

十二、保密

1.雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)本合同的內(nèi)容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對(duì)方的商務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、產(chǎn)品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內(nèi)容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經(jīng)信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對(duì)方提供的保密資料，但同時(shí)須指示其雇員遵守本條規(guī)定的保密及不披露義務(wù)。雙方應(yīng)僅為本合同目的而復(fù)制和使用保密資料。

2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內(nèi)容及在本合同執(zhí)行過程中獲得的對(duì)方的商業(yè)信息向任何第三方泄露。

3.本保密義務(wù)應(yīng)在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。

十三、違約責(zé)任

1.若乙方因自身原因未按時(shí)完成項(xiàng)目，乙方須按300.00 元/天的標(biāo)準(zhǔn)向甲方承擔(dān)遲延履行違約金，甲方有權(quán)直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價(jià)款的 5%，同時(shí)甲方有權(quán)單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應(yīng)返還甲方全部已付項(xiàng)目合同費(fèi)用。

2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務(wù)和責(zé)任，并在各階段內(nèi)按時(shí)提交合格的階段目標(biāo)成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權(quán)利向甲方提出經(jīng)濟(jì)賠償要求。

3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應(yīng)無償返工，并按約定承擔(dān)逾期完工的違約責(zé)任，若還未達(dá)到甲方要求，甲方有權(quán)終止合同。

4.合同履行期內(nèi)，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協(xié)商一致后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

十四、合同變更及終止

1.本合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以對(duì)本合同有關(guān)條款進(jìn)行變更或者補(bǔ)充但應(yīng)當(dāng)以書面形式確認(rèn)。上述文件一經(jīng)簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。

2.任何一方終止合同，需提前10 個(gè)工作日書面通知對(duì)方，并說明正當(dāng)終止理由，由雙方簽字代表協(xié)商一致后終止合同。

3.因不可抗力或者國家政策調(diào)整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔(dān)責(zé)任。待條件恢復(fù)后，由雙方協(xié)商確定合同變更內(nèi)容。

十五、爭議解決

執(zhí)行本合同或與本合同有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生的一切爭議，應(yīng)由甲乙雙方通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成或不愿協(xié)商的，應(yīng)提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。

十六、不可抗力

如因戰(zhàn)爭、嚴(yán)重火災(zāi)、水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經(jīng)甲乙雙方認(rèn)可的不可抗拒的因素，導(dǎo)致工期延誤，甲乙雙方均不負(fù)違約責(zé)任。經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，另行商定解決辦法。

十七、合同生效

1.本合同自雙方法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執(zhí)叁份，均具有同等的法律效力。

2.本合同于年月日在**（詳細(xì)地址： ）簽訂。

3.本合同附件：

附件一、項(xiàng)目保密協(xié)議

甲方（蓋章）：

地址：

電話：

開戶銀行：

賬號(hào)：

聯(lián)系人：

甲方代表簽字：

日期：

乙方（蓋章）：

地址：

開戶銀行：

賬號(hào)：

聯(lián)系人及電話：

乙方代表簽字：

日期：

篇（2）

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價(jià)值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。通過將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價(jià)值關(guān)系。而檔案的價(jià)值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實(shí)際利用時(shí)，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價(jià)值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值關(guān)系，檔案價(jià)值才得以真正實(shí)現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴(yán)格登記

對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進(jìn)行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對(duì)文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時(shí)，再按保管期限分開。另外，要嚴(yán)格登記。對(duì)本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號(hào)發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過登記，對(duì)來往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來越多的人能正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機(jī)制

篇（3）

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了如何對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個(gè)國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對(duì)檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個(gè)方面開展，大致的流程可以分為五個(gè)部分，其中又可以細(xì)化為多個(gè)步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計(jì)劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對(duì)檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的規(guī)劃進(jìn)行評(píng)估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會(huì)議，對(duì)檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價(jià)值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時(shí)要對(duì)檔案的捐贈(zèng)者進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時(shí)，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對(duì)檔案進(jìn)行查找。

三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討

檔案的征集工作每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對(duì)其中的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。

1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對(duì)檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個(gè)方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因?yàn)槠浜w了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對(duì)檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

2、“召開專家鑒定會(huì)”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜?duì)象的真?zhèn)位蛘邇r(jià)值存在爭議的時(shí)候，才由檔案館或者征集對(duì)象持有人提請(qǐng)召開專家鑒定會(huì)。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時(shí)交到檔案館，及時(shí)完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時(shí)期的管理，更為穩(wěn)妥。

3、“獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)”。獎(jiǎng)勵(lì)僅適用于持有人無償向檔案館捐贈(zèng)檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。

四、規(guī)范檔案征集人員行為

1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí)，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

2、征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對(duì)待征集對(duì)象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對(duì)象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對(duì)象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動(dòng)；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級(jí)各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺(tái)，對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對(duì)檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺(tái)的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價(jià)值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)

篇（4）

行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價(jià)值鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。行政人事檔案的重要性隨著信息時(shí)代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。針對(duì)高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢(shì)下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新

（一）建立行政檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

隨著行政檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，行政檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使行政檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)行政檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”

行政檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在學(xué)校檔案館（室），是學(xué)校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

（四）開展在線服

傳統(tǒng)的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復(fù)制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的行政檔案服務(wù)方式所代替。

二、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）完善各項(xiàng)規(guī)章制度

充分認(rèn)識(shí)行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)行政檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，同時(shí)借助先進(jìn)的行政檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善行政檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）提高信息化管理水平

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，高校行政檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及行政檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)行政檔案管理工作提出了新的要求。實(shí)現(xiàn)行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時(shí)間和精力去研究行政檔案的各種規(guī)律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學(xué)校管理水平的整體提升。

（三）提高管理人員素質(zhì)

新時(shí)期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，組織行政檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)行政檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用行政檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)大家樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)行政檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使行政檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

另外，做好檔案工作，還需處理好四個(gè)關(guān)系，即創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系、創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系、創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系

總之，加強(qiáng)高校行政檔案的管理，要從完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，行政檔案管理工作才能跟上時(shí)展的步伐。只有不斷地創(chuàng)新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時(shí)時(shí)新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。

篇（5）

目前，邵陽市直一、二級(jí)機(jī)構(gòu)有近200個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計(jì)劃，并經(jīng)市委常委會(huì)議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動(dòng)一項(xiàng)重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號(hào)）中推出市級(jí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評(píng)估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號(hào)）文件，首批確定134個(gè)單位為合格認(rèn)證檢查對(duì)象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個(gè)單位，達(dá)到市級(jí)合格標(biāo)準(zhǔn)有50個(gè)，限期改正有49個(gè)，其中書面限期改正28個(gè)，口頭限期改正21個(gè)，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認(rèn)證檢查的特點(diǎn)

1.追究性特點(diǎn)。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對(duì)全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級(jí)以上檔案行政管理部門對(duì)各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)”結(jié)合本地的實(shí)際情況，加大對(duì)基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點(diǎn)檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點(diǎn)，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點(diǎn)。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過去對(duì)那些檔案工作管理差的單位沒有一個(gè)較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個(gè)個(gè)來”。同時(shí)也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評(píng)估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評(píng)估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評(píng)估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評(píng)、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點(diǎn)，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強(qiáng)制性特點(diǎn)。認(rèn)證合格除評(píng)估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個(gè)條件：一是必須健立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項(xiàng)扣0.5分，缺3項(xiàng)制度（含3項(xiàng)）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計(jì)2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項(xiàng)行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點(diǎn)，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時(shí)，也是我們開展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點(diǎn)揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。

三、認(rèn)證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對(duì)象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵(lì)爭創(chuàng)省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點(diǎn)，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個(gè)認(rèn)證體系，形成了對(duì)基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機(jī)制。

2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級(jí)檔案室 28個(gè)，市直單位省一級(jí)檔案室65個(gè)，而還有為數(shù)不少的單位沒有達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識(shí)，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對(duì)后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動(dòng)，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國家檔案局在《加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報(bào)認(rèn)證模式，尚不足以推動(dòng)工作全面開展，新建立的市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級(jí)上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。

四、認(rèn)證檢查的不足

1.出臺(tái)模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會(huì)議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨(dú)行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒有及時(shí)跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺(tái)，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺(tái)規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動(dòng)還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項(xiàng)新生事物，市直動(dòng)了，縣區(qū)沒動(dòng)，這項(xiàng)工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng)，要努力形成合格認(rèn)證大勢(shì)所趨的氛圍。同時(shí)對(duì)基層單位要掌握認(rèn)證的主動(dòng)權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動(dòng)。

篇（6）

【關(guān)鍵詞】“雙語”幼兒園，檔案管理

2011年和2012年連續(xù)兩年，我曾受邀參加了縣學(xué)前教育辦公室對(duì)我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園辦園水平的評(píng)估檢查。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現(xiàn)，到2012年，我縣已建立了農(nóng)村“雙語”幼兒園88所。截止測(cè)查時(shí)園齡最長的園所一年多，最短的僅僅幾個(gè)月。我們除察看實(shí)際的辦園條件、教育環(huán)境及觀看現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)活動(dòng)外，檔案檢查是另一項(xiàng)重要的內(nèi)容。但幾乎所有的農(nóng)村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園，可能在我州甚至我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。

“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”幼兒園檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針，因地制宜實(shí)施素質(zhì)教育，促進(jìn)幼兒體、智、德、美全面發(fā)展的真實(shí)記錄，是進(jìn)行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)，是幼教工作者辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，可以有效地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值和作用，更好地為幼兒園各項(xiàng)工作服務(wù)。目前農(nóng)村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱，我認(rèn)為，可以規(guī)范檔案管理為抓手，推動(dòng)農(nóng)村幼兒園明了工作任務(wù)，穩(wěn)步發(fā)展。因此根據(jù)自己的所見所聞，提出自己的一點(diǎn)看法，以供鏡鑒。

在檢查中，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下：

（1）檔案內(nèi)容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡歷、班級(jí)幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。

（2）檔案內(nèi)容蕪雜。園長及兼職檔案員不知道幼兒園應(yīng)建立哪些檔案，檔案里應(yīng)收集哪些材料。雖然檢查前給參加評(píng)估的園所發(fā)了通知，并給出了一份評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)估方法的詳盡材料，但多數(shù)幼兒園仍不得要領(lǐng)，許多資料散堆在一起，不能分門別類歸檔。把上級(jí)文件、工作計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、規(guī)章制度等混亂地放在一個(gè)檔案盒里，也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒，歸檔材料只是捆扎在一起堆放。

（3）檔案整理粗糙。字體不一（手寫體與打印字體都有），紙張不同，檔案沒有封面，無標(biāo)注日期。

（4）缺乏專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。國家對(duì)每所農(nóng)村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師，每個(gè)教師帶一個(gè)班。有的鄉(xiāng)政府為解決園所人手嚴(yán)重不足的實(shí)際困難，配備了1-2名保育員。但還做不到設(shè)專職的檔案人員。有的園長把所有檔案工作攬于一身，但由于事務(wù)繁忙，力不從心，無法建立完整規(guī)范的檔案。

如此亂象，究其原因，我認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：

一是園領(lǐng)導(dǎo)是非專業(yè)出身，人員配置不夠。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園是國家為我區(qū)培養(yǎng)少數(shù)民族“雙語”兼通人才，開發(fā)大西北，富民強(qiáng)邊的一項(xiàng)重要的教育扶持項(xiàng)目。由于這個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)迅猛，而我區(qū)又缺乏相應(yīng)的幼兒教育管理及教學(xué)人才儲(chǔ)備，就招收了很多非專業(yè)教師和管理人員。如我縣為完成開園任務(wù)，就從各中、小學(xué)推薦的懂“雙語”、有一定工作經(jīng)驗(yàn)的教師中選拔了一批聘為園長。雖然她們?cè)谠鹊墓ぷ鲘徫簧蟼€(gè)個(gè)都比較優(yōu)秀，但中小學(xué)教育畢竟不同于幼兒教育，隔行如隔山，她們中大多數(shù)人在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)無法適應(yīng)新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙，工作千頭萬緒，幼兒園日常實(shí)際工作已讓她們疲于應(yīng)付，訴諸于文字的檔案工作更是沒時(shí)間、沒精力，也欠能力去做。這是造成多數(shù)農(nóng)村幼兒園檔案不全、不規(guī)范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進(jìn)行教育反思與專業(yè)的進(jìn)步成長。

二是規(guī)范檔案管理的意識(shí)淡薄。沒有配置必要的檔案保管設(shè)備，未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下，園長可根據(jù)本園教師特點(diǎn)，給每個(gè)教師分配一些必要的檔案工作，使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負(fù)責(zé)、落實(shí)到人，及時(shí)移交、及時(shí)入檔，統(tǒng)一管理。園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作的日常指導(dǎo)與檢查。應(yīng)督促兼職的檔案分管人平時(shí)勤于整理記錄，避免檢查時(shí)慌了手腳，從網(wǎng)上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應(yīng)付塞責(zé)。園領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的要求不能僅停留在“資料有人保管，所需材料有人提供”的層面上，不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。

三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度，即學(xué)年末上交一次歸檔材料，而鮮有隨時(shí)歸檔制度。對(duì)歸檔材料，在歸檔范圍及內(nèi)容上，重視收集反映幼兒園整體的資料，而忽視班組及教師個(gè)人資料的收集。這導(dǎo)致教師個(gè)人教學(xué)反思、教養(yǎng)筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四是檔案收集范圍不清，檔案管理方法欠缺。特別是教育教學(xué)檔案內(nèi)容較完整的少，無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個(gè)人資料，結(jié)果性材料多，過程性材料少，極大地降低了教學(xué)、教研資料的查考、借鑒等使用價(jià)值；資料形式以書面文字居多，圖片、音像等形式較少；此外，由于方法欠缺，檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計(jì)劃與各種會(huì)議記錄、政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)記錄、工會(huì)活動(dòng)計(jì)劃等混雜其中。

幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內(nèi)容之一，但要真正實(shí)現(xiàn)以檔案管理促進(jìn)教育教學(xué)在內(nèi)的辦園整體水平的提高，應(yīng)該抓住以下幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1.樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識(shí)

要認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的必要性和價(jià)值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據(jù)。幼兒園中很多工作具有常規(guī)性和重復(fù)性。作為工作或活動(dòng)記錄的檔案，具有一定的查考、利用、保存價(jià)值。如我園每年開展大型的常規(guī)教育活動(dòng)――親子運(yùn)動(dòng)會(huì)，每次活動(dòng)前，我們會(huì)參照歷年運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案，仔細(xì)選擇經(jīng)過檢驗(yàn)認(rèn)為較為合適的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目；活動(dòng)中我們對(duì)比賽過程進(jìn)行拍攝拍照；活動(dòng)后總結(jié)反思：哪些項(xiàng)目既有利于發(fā)展孩子的運(yùn)動(dòng)體能和技能，簡單有趣又安全，且有利于裁判認(rèn)定、家長輕松把握的就予以保留。在開展運(yùn)動(dòng)會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有材料，運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的研討、比賽中的照片、總結(jié)等等匯集起來就是這個(gè)活動(dòng)的專題檔案。

2.及時(shí)收集，確保資料的真實(shí)完整，切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲

檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，最重要的是要注意保存原始的、真實(shí)的第一手資料，所以資料收集都是從平時(shí)的積累開始，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起的。首先，在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家了解和認(rèn)識(shí)到保留檔案的重要性。其次，制定各類檔案交存的負(fù)責(zé)制度，要求各相關(guān)責(zé)任人將平時(shí)的原始資料都要保存好，活動(dòng)結(jié)束或每學(xué)期末，必須及時(shí)將資料上報(bào)檔案室存檔統(tǒng)一管理，從而確保檔案收集的完整性。

3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法

現(xiàn)在農(nóng)村“雙語”幼兒園還不具備設(shè)置專職檔案管理人員的條件，我們可聘請(qǐng)檔案局的專業(yè)人員對(duì)所有的教師進(jìn)行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業(yè)培訓(xùn)，還可以向正規(guī)示范園所求助，請(qǐng)她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功：①案卷的外觀要美。厚薄適當(dāng)，裝訂齊整，背脊檔案名的書寫簡明、醒目。②卷內(nèi)文件材料分班裝訂，盡量減少卷內(nèi)文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復(fù)印，案卷裝訂時(shí)，采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應(yīng)盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱，可根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容采取不同的分類方法。如按時(shí)間分類或按專題分類。

4.建立健全檔案管理制度

明確歸檔范圍與時(shí)間。在園務(wù)管理、教育教學(xué)及教研活動(dòng)中，凡是具有查考、利用、保存價(jià)值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍。可分別采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級(jí)開展的教育活動(dòng)記錄，如每年的“三八”主題教育活動(dòng)、故事大王比賽、國慶節(jié)慶祝活動(dòng)、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規(guī)活動(dòng)，在籌備計(jì)劃之前，我們都要翻閱檔案記錄，從往年的計(jì)劃、總結(jié)中取往年之長，同時(shí)又避免往年活動(dòng)的不足，精心策劃，精心設(shè)計(jì)。活動(dòng)的安排，的海報(bào)、家長簽到表、發(fā)言記錄、活動(dòng)總結(jié)等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料，要在活動(dòng)結(jié)束后馬上整理，隨時(shí)歸檔。而每學(xué)期的教養(yǎng)筆記、當(dāng)班記錄、周教育計(jì)劃、區(qū)域活動(dòng)計(jì)劃及自主性幼兒記錄（如自然角植物生長記錄表）等資料在學(xué)期結(jié)束時(shí)上交，歸檔時(shí)間按學(xué)年度整理，實(shí)行定時(shí)歸檔。將同專題、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起。同時(shí)還要明確歸檔的文件材料要求：凡歸檔或上報(bào)材料應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時(shí)間，以有利于長期保存和利用；打印材料用紙應(yīng)可能統(tǒng)一紙張，同時(shí)要保存在U盤上。

建立借閱制度并認(rèn)真執(zhí)行。配備借閱登記本，凡是借閱者應(yīng)按要求填好借閱登記表，要求借閱者不得在所閱材料內(nèi)圈畫、拆頁、畫線；并規(guī)定歸還日期，逾期不還要及時(shí)催要，以防長時(shí)間后因遺忘而丟失。

5.幼兒園檔案管理內(nèi)容可參照教育行政及教育主管部門制定的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本園實(shí)際，對(duì)全園檔案進(jìn)行有特點(diǎn)的建檔分類

可參考下列分類：

上級(jí)文件類――（不言自明，不必細(xì)說）。

園務(wù)管理類――園務(wù)產(chǎn)生的會(huì)議記錄、決定等文書檔案。

保教檔案類（保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案）――有全園保教計(jì)劃、各年級(jí)組教育計(jì)劃、園本教研計(jì)劃及教研記錄、教學(xué)反思、教師培養(yǎng)計(jì)劃、師徒結(jié)對(duì)協(xié)議、保育管理、大型教育活動(dòng)的計(jì)劃實(shí)施及總結(jié)等。

家長工作類――家長委員名單、家長會(huì)記錄、家長問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。

幼兒衛(wèi)生保健類――幼兒體檢表、計(jì)劃免疫記錄本、學(xué)期體檢單、消毒、衛(wèi)生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營養(yǎng)測(cè)算等材料。

后勤工作類――安全、財(cái)產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理、幼兒園基本建設(shè)、食品安全、食品采購等。

篇（7）

1、弊端闡述

行政事業(yè)單位在發(fā)展中，人事檔案管理工作意義重大。其對(duì)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)日常管理工作，和團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等工作影響大，可以為行政事業(yè)單位日常管理工作和團(tuán)隊(duì)建設(shè)提供理論依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源合理應(yīng)用目標(biāo)，行政事業(yè)單位可以依據(jù)人事檔案對(duì)工作人員升值，開展工作調(diào)整、對(duì)工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當(dāng)下我國企業(yè)在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當(dāng)下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業(yè)發(fā)展，需要加以完善和及時(shí)處理。下文將詳細(xì)對(duì)人事檔案管理弊端進(jìn)行分析和研究。

1.1人事檔案管理意識(shí)弊端

人事檔案管理管理意識(shí)低、觀念關(guān)注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業(yè)單位管理人員發(fā)展中，較為關(guān)注行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展，認(rèn)為人事檔案管理不重要，沒有實(shí)際價(jià)值，對(duì)政事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展沒有實(shí)際意義。政事業(yè)單位主要管理負(fù)責(zé)人員存在這一思維誤區(qū)，導(dǎo)致下級(jí)管理工作人員對(duì)人事檔案認(rèn)知度不高，行為散漫，人事檔案管理財(cái)務(wù)支出較少，人力資源和財(cái)力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識(shí)薄弱，行政事業(yè)單位沒有建立合理化管理目標(biāo)和管理關(guān)注方案，管理工作人員在關(guān)注期間，沒有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，關(guān)注效率低下，沒有方向[1]。

1.2信息化技術(shù)弊端

現(xiàn)階段行政事業(yè)單位信息技術(shù)技術(shù)水平低下，由于政事業(yè)單位主要負(fù)債人員和管理人員對(duì)政事業(yè)單位忽視，沒有引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)開展管理關(guān)注，導(dǎo)致在實(shí)際管理環(huán)節(jié)，依據(jù)人力資源手工開展管理關(guān)注，降低工作人員關(guān)注積極性，影響管理關(guān)注有序開展。其次，工作人員自身關(guān)注能力低下，人事檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建缺失凝聚力，由于個(gè)人工作能力低下，影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作能力，一些工作人員在關(guān)注中，沒有結(jié)合人事檔案特點(diǎn)，開展管理關(guān)注，缺失管理科學(xué)性和規(guī)范性[2]。

2、政事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展

2.1提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注重視度

行政事業(yè)單位需要樹立全新發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注重視度和關(guān)注度，在單位內(nèi)部和管理部門宣傳，增加工作人員認(rèn)知度，讓關(guān)注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關(guān)注要求，有方向開展管理關(guān)注。其次，行政事業(yè)單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優(yōu)化制度弊端，構(gòu)建一個(gè)一體化制度體系，為工作人員實(shí)際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展[3]。

2.2提高信息化應(yīng)用水平

信息技術(shù)是當(dāng)下社會(huì)不同企業(yè)人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業(yè)單位也要提高對(duì)信息技術(shù)關(guān)注，利用信息化技術(shù)開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細(xì)來說，其主要包括兩個(gè)不同方面信息化建設(shè)，其一：做好信息化硬件建設(shè)工作。行政事業(yè)單位需要增加財(cái)務(wù)支出力度，大力采購 信息裝置和設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業(yè)單位可以購買掃描設(shè)備、電腦設(shè)備等等。把傳統(tǒng)紙文本形式運(yùn)作為電子文檔形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，其二：行政事業(yè)單位完善軟件系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理體系，保證體系建設(shè)合理性[4]。

2.3完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員工作能力

篇（8）

進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅(jiān)工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅(jiān)檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)、完整記錄我縣脫貧攻堅(jiān)的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級(jí)檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時(shí)做好村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實(shí)施縣級(jí)扶貧專項(xiàng)的牽頭部門，要嚴(yán)格對(duì)照每年的實(shí)施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時(shí)規(guī)范和完善專項(xiàng)扶貧檔案。

（二）堅(jiān)持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅(jiān)檔案工作的意見》和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》文件要求，對(duì)照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進(jìn)行分類收集和整理歸檔，要重點(diǎn)做好精準(zhǔn)扶貧文書檔案、科技項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案的管理工作。

（三）堅(jiān)持集中保管，及時(shí)移交。縣脫貧攻堅(jiān)辦各類精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級(jí)扶貧專項(xiàng)檔案資料由各專項(xiàng)牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級(jí)各類精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個(gè)別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時(shí)依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務(wù)

（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對(duì)專項(xiàng)牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備。縣級(jí)扶貧專項(xiàng)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。

精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅(jiān)歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實(shí)物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

四、工作要求

（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級(jí)檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級(jí)檔案在2021年4月20日前完成；縣級(jí)檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進(jìn)行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)，以件為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類別號(hào)—件號(hào)。

五、保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員。縣脫貧攻堅(jiān)辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項(xiàng)牽頭部門要具體抓好組織實(shí)施。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核

篇（9）

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。

二、以我為主的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和完整化。檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。[1]它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

三、高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、檔案結(jié)構(gòu)模型

1檔案的結(jié)構(gòu)

事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的，每一種事物結(jié)構(gòu)具有結(jié)構(gòu)特性。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館(室)藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器。我國檔案學(xué)者何嘉蓀教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對(duì)檔案整理理論的探討。[2]由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過程(單份文件卷類全宗館藏)，它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。

2檔案的結(jié)構(gòu)數(shù)學(xué)模型

檔案的結(jié)構(gòu)是比較復(fù)雜的問題，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體合二為一，又可一分為二，我們可將其歸納為A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。A=F(C+I)中的C+I對(duì)于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對(duì)于它的載體。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對(duì)傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的組織方法，而不是對(duì)檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法。由此人們第一次認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。[3]正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。

篇（10）

根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范要求，監(jiān)督所對(duì)日常工作制訂了詳細(xì)的工作程序，明確各項(xiàng)工作應(yīng)遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應(yīng)保存的資料和保存資料應(yīng)涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評(píng)價(jià)工作質(zhì)量高低的重要依據(jù)。

二、檔案管理方式

檔案按照科技事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理，實(shí)行所、科兩級(jí)負(fù)責(zé)、全所統(tǒng)一管理的模式。

（一）成立組織。監(jiān)督所成立檔案管理委員會(huì)，設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負(fù)責(zé)對(duì)各科檔案的收集、整理、管理、使用進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各科室設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科資料的收集、整理、歸檔。

（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應(yīng)于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)檔案的接收。交資料時(shí)，接收人應(yīng)逐項(xiàng)審核移交檔案的完整性、規(guī)范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對(duì)不符合要求但可彌補(bǔ)的由科室在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行充實(shí)完善，符合要求后再移交。對(duì)不可彌補(bǔ)的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對(duì)一些年度內(nèi)不能完成的工作，由所檔案管理委員會(huì)審核簽字認(rèn)可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續(xù)性、活動(dòng)性資料。對(duì)一些延續(xù)性、活動(dòng)性內(nèi)容不能固定的資料，科室每年寫出總結(jié)性材料報(bào)所檔案管理委員會(huì)，所檔案管理委員會(huì)逐項(xiàng)審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續(xù)性終止或資料內(nèi)容不再變化，隨時(shí)按程序整理歸檔。

（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對(duì)反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料以及在基礎(chǔ)工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值和保存價(jià)值的檔案，原則上由所檔案室統(tǒng)一管理。科室使用頻繁或需在一段時(shí)間內(nèi)集中使用的資料，科室可辦理借閱手續(xù)，由科室保管。

（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項(xiàng)工作程序研制開發(fā)了相應(yīng)軟件，對(duì)這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會(huì)按標(biāo)準(zhǔn)審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

三、考核

嚴(yán)格的考核是規(guī)范檔案管理，促進(jìn)工作上水平的關(guān)鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，納入所綜合目標(biāo)管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)。考核分為定期考核、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會(huì)每季度對(duì)各科資料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，對(duì)檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查，再次檢查仍不合格的予以通報(bào)批評(píng)，并按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會(huì)不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改正意見，并作為定期檢查時(shí)的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時(shí)，所檔案管理委員會(huì)對(duì)各科資料完整性、規(guī)范性、及時(shí)性進(jìn)行全面細(xì)致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時(shí)的，責(zé)令其限期改正，對(duì)逾期不進(jìn)行改正或造成檔案資料缺失不能彌補(bǔ)的，除通報(bào)批評(píng)和按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)得分外，并取消其先進(jìn)科室評(píng)選資格，有關(guān)責(zé)任人不得評(píng)為年度考核優(yōu)秀和先進(jìn)工作者。

篇（11）

二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)

成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫房也達(dá)到了40平方米/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)，能夠容納近期應(yīng)接收的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達(dá)400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)

為提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實(shí)施細(xì)則》，要求市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交等制度，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實(shí)施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期對(duì)各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時(shí)、完整。在整理方面，按照《實(shí)施細(xì)則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級(jí)檔案行政管理部門加強(qiáng)督促指導(dǎo)，嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實(shí)施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識(shí)清楚。同時(shí)，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員還須定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。

四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)

為方便群眾查閱利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個(gè)人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費(fèi)等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。