緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇智慧檔案管理范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個(gè)層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對(duì)本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動(dòng)信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長(zhǎng)期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)地捕捉檔案信息資源，并及時(shí)審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門(mén)最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競(jìng)爭(zhēng)分析等，這個(gè)層級(jí)達(dá)到檔案為現(xiàn)實(shí)生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時(shí)，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對(duì)照等。

檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時(shí)還擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫(kù)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。

2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會(huì)議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過(guò)掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫(kù)，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過(guò)鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫(kù)。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對(duì)簡(jiǎn)單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對(duì)人力的耗費(fèi)較大，但是后期的加工成本會(huì)大大降低，同時(shí)可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫(kù)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過(guò)程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫(kù)的日期、原始格式、頁(yè)碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫(kù)的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個(gè)新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識(shí)別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個(gè)計(jì)算機(jī)或者一個(gè)系統(tǒng)對(duì)另外一個(gè)計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個(gè)升級(jí)到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過(guò)程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會(huì)出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個(gè)新的系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)出單獨(dú)的模塊來(lái)使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過(guò)程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過(guò)程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類(lèi)型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過(guò)程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索和擴(kuò)展，其中擴(kuò)展體現(xiàn)出來(lái)的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語(yǔ)義關(guān)聯(lián)性、知識(shí)庫(kù)等運(yùn)用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶(hù)的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶(hù)的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。

3.2 檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來(lái)保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。（1）建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時(shí)間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見(jiàn)的格式上傳檔案，并提供常見(jiàn)格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫(kù)中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶(hù)服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過(guò)程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門(mén)、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類(lèi)提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類(lèi)和語(yǔ)義聯(lián)系，以方便相同類(lèi)型的檔案進(jìn)行聚類(lèi)組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時(shí)輔以分類(lèi)檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門(mén)、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對(duì)選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶(hù)。

篇（2）

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時(shí)間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專(zhuān)項(xiàng)工程、專(zhuān)題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門(mén)窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處 理。

四、檔案庫(kù)房管理制度

一、檔案入庫(kù)檢查：

1檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

2.入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類(lèi)裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫(kù)房管理：

1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3.庫(kù)房門(mén)窗須安裝窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

6.庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)門(mén)安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫(kù)房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

9.對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。

3.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改、補(bǔ)充。

5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。

檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

一、檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開(kāi)，并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類(lèi)檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開(kāi)展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

二、負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

篇（3）

管理形式雷同性強(qiáng)是社會(huì)失范的突出癥結(jié)之一，也稱(chēng)作“形式主義”。社會(huì)管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價(jià)值。現(xiàn)階段，信息互動(dòng)頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會(huì)流行于各個(gè)單位之間。會(huì)議和文件是管理的主要方式，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實(shí)樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語(yǔ)言模式，然而受社會(huì)中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實(shí)用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級(jí)別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊(duì)”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價(jià)值。檔案管理方式也是提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會(huì)上通用的管理模式進(jìn)行管理，對(duì)增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力無(wú)益，不利于企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展。

1．2檔案信息失真，可靠性降低

真實(shí)性體現(xiàn)了檔案的基本價(jià)值，但由于受各種社會(huì)失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會(huì)中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報(bào)或者隱報(bào)管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實(shí)性，不利于國(guó)家及時(shí)做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實(shí)的做法較為常見(jiàn)，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會(huì)實(shí)踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個(gè)方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過(guò)程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒(méi)有真實(shí)反映社會(huì)實(shí)踐過(guò)程和實(shí)踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動(dòng)情形，無(wú)實(shí)質(zhì)性的檔案價(jià)值。管理過(guò)程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康模鴮⒄鎸?shí)的記錄進(jìn)行銷(xiāo)毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實(shí)地反映不規(guī)范的實(shí)踐過(guò)程。

1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差

在現(xiàn)實(shí)的社會(huì)活動(dòng)中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會(huì)失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會(huì)議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語(yǔ)言作為處理意見(jiàn)，或者談話時(shí)避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對(duì)自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項(xiàng)的處理決策和方案沒(méi)有得到及時(shí)、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會(huì)管理缺失的環(huán)境下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績(jī)的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長(zhǎng)期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價(jià)值，而且容易造成檔案管理短板，人們對(duì)檔案完整性的追求也會(huì)逐漸消退，對(duì)社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。

2提升檔案價(jià)值的方法

2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣

在不同的社會(huì)中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)可以成為企業(yè)對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著信息公開(kāi)程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動(dòng)越來(lái)越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成為單位特有的競(jìng)爭(zhēng)性力，必須結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對(duì)于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過(guò)失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長(zhǎng)期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長(zhǎng)越好，對(duì)于價(jià)值較為一般的檔案通過(guò)鑒定文獻(xiàn)類(lèi)型，設(shè)定保存期限，同時(shí)按照國(guó)家相關(guān)檔案保存管理?xiàng)l例，定期評(píng)定檔案的價(jià)值，及時(shí)更新和消除“過(guò)期”文件。

2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)

開(kāi)展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)也是提高檔案價(jià)值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對(duì)應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，一方面，單位內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊(duì)化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開(kāi)化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專(zhuān)業(yè)的管轄部門(mén)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來(lái)越多的單位采取單位總部檔案管理和項(xiàng)目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門(mén)主管，各項(xiàng)目的檔案管理員為部門(mén)成員，進(jìn)行綜合管理。

2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時(shí)代元素

檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價(jià)值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時(shí)吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個(gè)范式，并在相應(yīng)的時(shí)期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會(huì)的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，為了更好地開(kāi)展實(shí)體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒(méi)有發(fā)生根本性的改變。要向同時(shí)做好不同類(lèi)型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類(lèi)，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對(duì)于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤(pán)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于數(shù)據(jù)原始檔案，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲(chǔ)存。

篇（4）

業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要適應(yīng)，學(xué)用結(jié)合，并注意以下幾點(diǎn):——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性，即掌握檔案形成的最佳指導(dǎo)時(shí)間；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對(duì)性，即去指導(dǎo)什么，要精于什么；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的連續(xù)性，即不人為中斷對(duì)某一檔案形成的系統(tǒng)指導(dǎo)；

——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)相并使用的必要性，即指導(dǎo)效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強(qiáng)制性的。

一、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的最佳時(shí)間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，收集擺在首位，沒(méi)有收集，就沒(méi)有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展開(kāi)收集工作，必須認(rèn)真地對(duì)待收集的前端工作，即指導(dǎo)要準(zhǔn)確、及時(shí)、到位。

建設(shè)單位與城建檔案部門(mén)簽訂承諾書(shū)后，即指導(dǎo)工作就開(kāi)始了，首先告之建設(shè)單位下面實(shí)施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開(kāi)工時(shí)及時(shí)與城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員聯(lián)系。開(kāi)工時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)交底時(shí)應(yīng)向建設(shè)單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進(jìn)度，指導(dǎo)抽查產(chǎn)生與工程同步形成準(zhǔn)確的資料。指導(dǎo)人員只有精通業(yè)務(wù)，工作踏實(shí)，才能主動(dòng)去做，做到指導(dǎo)在先、管理在先、服務(wù)在先。事實(shí)證明，把好指導(dǎo)關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗(yàn)收，未能及時(shí)指導(dǎo)的資料就易殘缺不全，指導(dǎo)環(huán)節(jié)把關(guān)十分重要。

二、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容

精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設(shè)工程檔案涉及單位很多，一個(gè)工程會(huì)產(chǎn)生多家的建設(shè)工程檔案，只有準(zhǔn)確地指導(dǎo)，才會(huì)形成正確的檔案。

以一個(gè)工程的全套檔案為例，至少要有三個(gè)部門(mén)形成，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個(gè)部門(mén)提供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導(dǎo)他們正確地形成檔案。

（一）工程開(kāi)工時(shí)業(yè)務(wù)交底內(nèi)容

1、宣傳《建設(shè)工程質(zhì)量條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、規(guī)章，落實(shí)各單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求。要明確三方職責(zé)，提示建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

2、建設(shè)單位應(yīng)交的資料是由多個(gè)部門(mén)形成的，稍不注意，便可能無(wú)法完整移交。交給建設(shè)單位應(yīng)交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。

篇（5）

二、檔案管理機(jī)構(gòu)完全可以充任高水平智庫(kù)

為有效打造好決策的智庫(kù)功能，檔案管理機(jī)構(gòu)在認(rèn)真履行檔案管理職能的同時(shí)，還需樹(shù)立智庫(kù)意識(shí)，相應(yīng)進(jìn)行屬于智庫(kù)機(jī)構(gòu)的如下必要素質(zhì)準(zhǔn)備：

（一）依據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行智庫(kù)功能的準(zhǔn)確定位。

就一個(gè)地區(qū)而言，可以說(shuō)檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時(shí)空跨度的大量信息，對(duì)實(shí)施科學(xué)決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機(jī)構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫(kù)作用。但是考慮檔案管理部門(mén)與政府其他部門(mén)的職能劃分，檔案管理機(jī)構(gòu)的智庫(kù)作用應(yīng)著重從以下三個(gè)方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面；二是在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發(fā)展項(xiàng)目決策方面。在這三個(gè)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為決策機(jī)關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類(lèi)條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。至于諸如人事任免，一般性項(xiàng)目的決策，有關(guān)具體項(xiàng)目引進(jìn)或限制，相關(guān)政府職能部門(mén)更為專(zhuān)業(yè)，這類(lèi)決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機(jī)構(gòu)在這方面智庫(kù)作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫(kù)功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

（二）安排熱心智庫(kù)的工作人員，進(jìn)行決策科學(xué)的定向培訓(xùn)。

通過(guò)培訓(xùn)，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備“四能”業(yè)務(wù)技能，達(dá)到“四嚴(yán)”素質(zhì)水平和“四求”工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達(dá)、編研整理和計(jì)算機(jī)操作四種能力。“四嚴(yán)”就是具有嚴(yán)肅的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律和嚴(yán)格的自我約束。工作質(zhì)量的“四求”標(biāo)準(zhǔn)。一是求準(zhǔn)：就是圍繞決策議題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問(wèn)題，能引起決策成員的深度思考。二是求實(shí)：就是實(shí)事求是地提供能夠反映矛盾和問(wèn)題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報(bào)。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進(jìn)行深度分析與加工，從制度、體制、機(jī)制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對(duì)現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認(rèn)識(shí)去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇（6）

目前，我國(guó)檔案館檔案信息資源建設(shè)存在思想封閉、理念保守、閉門(mén)發(fā)展等問(wèn)題，制約了檔案信息資源共享建設(shè)的有效發(fā)展。各級(jí)檔案館的發(fā)展建設(shè)注重的是檔案信息資源的收集存儲(chǔ)，而忽略了檔案信息資源的共享開(kāi)發(fā)建設(shè)。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項(xiàng)工作的開(kāi)展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設(shè)，使各級(jí)檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動(dòng)的能動(dòng)性，對(duì)檔案信息資源數(shù)字化共享建設(shè)不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，還有些檔案館只是疲于應(yīng)付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設(shè)的目標(biāo)，卻由于缺乏動(dòng)力難以真正推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，長(zhǎng)期存在“信息孤島”的問(wèn)題；還有些檔案館對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的論證不足，建成之后也難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，逐漸出現(xiàn)了發(fā)展建設(shè)滯后的現(xiàn)象。

2.檔案信息資源服務(wù)面窄，數(shù)字化程度低

近幾年來(lái)，我國(guó)各級(jí)檔案館的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與之前相比發(fā)展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內(nèi)容量卻仍然較少，很多檔案館建設(shè)的網(wǎng)站除了關(guān)于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會(huì)公眾幾乎查詢(xún)不到任何信息，或者出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接無(wú)法打開(kāi)的問(wèn)題。檔案館網(wǎng)站內(nèi)容也長(zhǎng)期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標(biāo)題和摘要瀏覽服務(wù)，用戶(hù)無(wú)法連接到數(shù)據(jù)庫(kù)查看全部文獻(xiàn)資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請(qǐng)人工查閱。從社會(huì)信息化建設(shè)發(fā)展來(lái)看，數(shù)字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。目前，我國(guó)各級(jí)檔案館的檔案信息資源共享建設(shè)與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數(shù)量也有限，數(shù)字化建設(shè)程度較低。

3.檔案信息資源共享建設(shè)手段落后，利用率低

檔案信息資源共享建設(shè)不僅要注重檔案內(nèi)容的不斷豐富，更要方便檔案用戶(hù)的查詢(xún)利用。但是，我國(guó)各級(jí)檔案館對(duì)于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶(hù)對(duì)獲得的檢索結(jié)果并不滿(mǎn)意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案信息資源過(guò)于分散，給檔案信息資源檢索發(fā)展帶來(lái)了一定影響。而且，很多檔案館沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效整合和準(zhǔn)確定位，缺乏檔案信息資源分類(lèi)檢索平臺(tái)和共享利用平臺(tái)建設(shè)，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護(hù)困難，對(duì)檔案用戶(hù)的查詢(xún)效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與交換。

二、網(wǎng)絡(luò)背景下檔案信息資源共享體系構(gòu)建策略

1.提高檔案信息資源共享的安全性

檔案信息資源共享建設(shè)要切實(shí)提高安全性，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展，檔案館負(fù)責(zé)收集整理、開(kāi)發(fā)利用的檔案信息數(shù)量持續(xù)增多，在實(shí)現(xiàn)最大限度的檔案信息資源共享的同時(shí)，要不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。但是，檔案事業(yè)的發(fā)展有著政治性等不可忽視的本質(zhì)特征，因此對(duì)于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)檔案信息資源的類(lèi)型進(jìn)行仔細(xì)鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級(jí)別和開(kāi)放范圍，真正做到嚴(yán)格審查、認(rèn)真管理、加強(qiáng)保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識(shí)，積極采用各種現(xiàn)代信息技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵，利用各種網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。在提高檔案信息資源安全性時(shí)，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢(xún)流程、使用規(guī)范、安全級(jí)別等制度標(biāo)準(zhǔn)，綜合利用數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源協(xié)同共享服務(wù)

將檔案館檔案信息資源共享建設(shè)與政府電子政務(wù)平臺(tái)相互結(jié)合，深入貫徹政府信息公開(kāi)條例，使檔案館信息化建設(shè)能夠?qū)⒄C布的現(xiàn)行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全保密的同時(shí)，不斷拓展檔案信息資源服務(wù)功能，為社會(huì)公眾提供多元化、個(gè)性化檔案服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)型檔案信息資源管理模式，體現(xiàn)“以人為本”的檔案服務(wù)理念。將檔案館傳統(tǒng)的“重藏型”管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案館不同職能部門(mén)之間的協(xié)同服務(wù)，在發(fā)展建設(shè)服務(wù)型檔案信息資源管理模式過(guò)程中，雖然不同職能部門(mén)之間必然會(huì)存在信息壁壘問(wèn)題，但是在一定時(shí)間范圍內(nèi)可以使檔案館不同部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案館綜合服務(wù)效率，節(jié)約社會(huì)公眾查詢(xún)、檢索和利用檔案信息資源的時(shí)間。目前，我國(guó)部分檔案館已經(jīng)采用了協(xié)同工作的服務(wù)型檔案信息資源管理模式，切實(shí)體現(xiàn)了“以人為本”的服務(wù)理念，將檔案用戶(hù)分為社會(huì)公眾、企業(yè)用戶(hù)和授權(quán)用戶(hù)等多個(gè)類(lèi)型，使檔案館可以針對(duì)特定用戶(hù)提供多元化功能服務(wù)，縮短檔案查詢(xún)時(shí)間，提高服務(wù)效率。

3.注重檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、共享和利用

檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案用戶(hù)提供多元化的數(shù)字化服務(wù)，是檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。檔案館可以從檔案信息資源專(zhuān)題開(kāi)發(fā)入手，進(jìn)行深層次的價(jià)值挖掘，建立不同區(qū)域的檔案信息資源管理中心，以互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行支撐，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)窗口服務(wù)提高檔案信息資源共享服務(wù)的功能性，建設(shè)專(zhuān)門(mén)為政府機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾、企事業(yè)單位提供檔案信息資源服務(wù)的共享平臺(tái)。檔案信息資源共享建設(shè)的最終目標(biāo)就是深入開(kāi)發(fā)檔案信息，將分布廣泛、相互獨(dú)立的檔案信息資源連接起來(lái)，形成統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)模，使檔案信息資源可以為社會(huì)發(fā)展、產(chǎn)業(yè)擴(kuò)大提供功能化服務(wù)。檔案館對(duì)于分散存儲(chǔ)的檔案信息資源，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分級(jí)管理。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，將分散于不同區(qū)域的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享互動(dòng)和高效服務(wù)；打破傳統(tǒng)區(qū)域和部門(mén)之間信息壁壘的問(wèn)題，使不同類(lèi)型的授權(quán)用戶(hù)可以根據(jù)自己的權(quán)限級(jí)別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經(jīng)過(guò)加工處理、整合存儲(chǔ)之后向社會(huì)提供各種服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全共享與交換。

篇（7）

第三條本規(guī)定所稱(chēng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。

第五條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)配備專(zhuān)門(mén)的管理人員和必要的設(shè)施、場(chǎng)所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。

第六條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等管理要求，保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。

第七條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見(jiàn)附件）進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度—險(xiǎn)種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類(lèi)、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類(lèi)、整理、編號(hào)、入庫(kù)保管，并及時(shí)編制索引目錄。

第九條社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開(kāi)始計(jì)算。

第十條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

第十一條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見(jiàn)。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過(guò)短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

第十二條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)備案，經(jīng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷(xiāo)毀檔案。監(jiān)督人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名，并注明銷(xiāo)毀的方式和時(shí)間。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

第十三條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第十四條社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對(duì)直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個(gè)人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：

（一）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；

（三），造成檔案遺失、毀損的；

篇（8）

檔案管理的社會(huì)化是指檔案是全社會(huì)的共同財(cái)富,檔案管理是一種社會(huì)各級(jí)各類(lèi)組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人的共同行為,其目的在于把全社會(huì)的檔案以不同形式分層分類(lèi)集中控制起來(lái),形成一個(gè)社會(huì)性的開(kāi)放管理系統(tǒng)。我國(guó)檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門(mén)的執(zhí)法權(quán),是實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化的基本條件,較為完整的國(guó)家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會(huì)化的可靠基礎(chǔ),檔案館是檔案管理社會(huì)化的基本形式,而文件中心、檔案事務(wù)所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運(yùn)作的檔案中介機(jī)構(gòu)則是檔案管理社會(huì)化的有效補(bǔ)充。

一、檔案管理的社會(huì)化與建立“兩個(gè)體系”的關(guān)系

檔案管理的社會(huì)化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個(gè)體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能是建立“兩個(gè)體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”。建立“兩個(gè)體系”的重點(diǎn)是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的社會(huì)化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會(huì)化是“兩個(gè)體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個(gè)體系”的核心思想是以人為本,強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能,根本目的就是要通過(guò)轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能是建立“兩個(gè)體系”的根本辦法。建立“兩個(gè)體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機(jī)制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會(huì)化不僅為推進(jìn)建立“兩個(gè)體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)踐性成為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)體系”建設(shè)目標(biāo)的根本方法。檔案管理的社會(huì)化不到位,“兩個(gè)體系”就無(wú)從談起,“兩個(gè)體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會(huì)化職能的不斷強(qiáng)化。

二、建立符合社會(huì)發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會(huì)化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化,要建立符合社會(huì)發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu),是當(dāng)前一個(gè)非常熱門(mén)的話題。從名稱(chēng)來(lái)看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢(xún)服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國(guó)目前的檔案中介機(jī)構(gòu)按生成途徑和運(yùn)作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門(mén)設(shè)立的、面向社會(huì)的公共性檔案中介機(jī)構(gòu)和以法人資格存在的、以市場(chǎng)化運(yùn)作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)。我國(guó)首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過(guò)高的國(guó)有與非國(guó)有及破產(chǎn)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),總體呈現(xiàn)弱勢(shì)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,需要的檔案中介機(jī)構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開(kāi)、權(quán)責(zé)明晰、獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧。首先政企分開(kāi)、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機(jī)構(gòu)必須與檔案行政管理部門(mén)在人員、財(cái)務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨(dú)立經(jīng)濟(jì)法人身份參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實(shí)現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨(dú)經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、完整性和客觀性。獨(dú)立性可以使檔案中介機(jī)構(gòu)不受行政部門(mén)影響,在檔案服務(wù)中保持獨(dú)立,不損害客戶(hù)的利益。(2)遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營(yíng)、誠(chéng)實(shí)守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機(jī)構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范化實(shí)質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對(duì)象的信用關(guān)系問(wèn)題,檔案中介機(jī)構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來(lái)說(shuō),檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)自覺(jué)接受工商行政管理部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例》對(duì)其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行依法登記注冊(cè)、年檢審計(jì);后者是依照《檔案法》等法規(guī)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管,以實(shí)現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來(lái)說(shuō)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會(huì)服務(wù)性、技術(shù)知識(shí)性和商業(yè)經(jīng)營(yíng)性。社會(huì)服務(wù)性指檔案中介機(jī)構(gòu)能為企業(yè)、社會(huì)組織或個(gè)人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢(xún)、檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進(jìn)等。技術(shù)知識(shí)性指檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)、傳授檔案工作理論知識(shí)和技能、檔案價(jià)值鑒定等是建立在對(duì)檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營(yíng)性指檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個(gè)經(jīng)工商注冊(cè)的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營(yíng)范圍,有企業(yè)行為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),通過(guò)各種渠道和方式為客戶(hù)提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

篇（9）

加強(qiáng)法制建設(shè)，依法進(jìn)行檔案信息化管理，這是信息化建設(shè)的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設(shè)中不斷地規(guī)范，及時(shí)制訂各種相關(guān)制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關(guān)部門(mén)起草的有關(guān)電子文件原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化流程及相關(guān)數(shù)據(jù)格式等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對(duì)檔案信息化建設(shè)中的保密制度進(jìn)行規(guī)范。

1.建立系列檔案信息化及相關(guān)的保密制度。

檔案信息化建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，既離不開(kāi)信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺(tái)的安全，要按照計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，更要參照檔案領(lǐng)域有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，進(jìn)行宏觀調(diào)控，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)管理層次的工作。要成立專(zhuān)門(mén)技術(shù)小組，具體負(fù)責(zé)檔案信息內(nèi)容的安全、技術(shù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關(guān)，確保檔案資料的安全，做到寬進(jìn)嚴(yán)出。

2.增強(qiáng)檔案管理人員保密意識(shí)，強(qiáng)化檔案保密教育。

加強(qiáng)檔案保密法制教育是增強(qiáng)教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部，必須從高度出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，充分認(rèn)識(shí)到保密工作的復(fù)雜性。加強(qiáng)保密法紀(jì)律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項(xiàng)保密義務(wù)，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務(wù)及泄露國(guó)家秘密應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。

首先，要繼續(xù)深入開(kāi)展以普及檔案保密法律常識(shí)為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動(dòng)。

其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點(diǎn)，通過(guò)在各級(jí)檔案館（室）部門(mén)開(kāi)設(shè)保密法制教育課及講座，進(jìn)一步更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識(shí)和做好檔案保密上作的自覺(jué)性。

同時(shí)，要大力宣傳、認(rèn)真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴(yán)格遵守保密制度的先進(jìn)典型，表彰他們的先進(jìn)事跡，推廣他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

二、檔案科學(xué)管理是檔案安全保密的基礎(chǔ)

1.硬件設(shè)施配套完善是基礎(chǔ)。

依據(jù)中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，庫(kù)房中的門(mén)窗應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，可配備防盜門(mén)、門(mén)禁、鐵質(zhì)電動(dòng)窗等設(shè)備，庫(kù)房中還應(yīng)有紅外感應(yīng)器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、臭氧發(fā)生器、碎紙機(jī)等設(shè)備，以達(dá)到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲(chóng)、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫(kù)房由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。

檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，也是檔案保密工作的基礎(chǔ)和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個(gè)方面的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，檔案關(guān)系到國(guó)家的安全、社會(huì)的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責(zé)任感，要講政治、講原則，熱愛(ài)檔案事業(yè)。二是文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具有豐富的檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能夠業(yè)務(wù)熟練，獨(dú)立處理出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無(wú)論在什么場(chǎng)合，檔案人員都應(yīng)做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

3.電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，越來(lái)越多的單位都實(shí)行了無(wú)紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動(dòng)管理階段發(fā)展到使用檔案專(zhuān)業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來(lái)保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。

第一，要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過(guò)隔斷來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護(hù)和物理隔離兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全；第二要設(shè)立電子查閱安全制度，進(jìn)行科學(xué)管理；第三，電子檔案一定要備份。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理，促進(jìn)體制改革

做好檔案的保密工作，是推進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進(jìn)高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來(lái)，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費(fèi)。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關(guān)系，促進(jìn)人才培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類(lèi)號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2014）29-0191-02.

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0 引言

黨的十報(bào)告指出：“必須從維護(hù)最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務(wù)體系，加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，推動(dòng)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)”[1]。創(chuàng)新社會(huì)管理是指在現(xiàn)有社會(huì)資源和管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，引入新的社會(huì)管理理念、知識(shí)和方法，對(duì)傳統(tǒng)的社會(huì)管理模式和管理方法進(jìn)行完善，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)管理新目標(biāo)的活動(dòng)[2]。中職學(xué)校是我國(guó)教育機(jī)構(gòu)的重要力量，培養(yǎng)了大量技能型人才，為國(guó)家的建設(shè)與發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。中職學(xué)校檔案管理是教育事業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是社會(huì)管理的重要組成部分。在國(guó)家加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育、全面提高技能型人才培養(yǎng)質(zhì)量的背景下，以創(chuàng)新社會(huì)管理為理念，深入研究中職學(xué)校檔案管理，努力辦好人民滿(mǎn)意的職業(yè)教育，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 中職學(xué)校檔案的重要作用

中職學(xué)校檔案是指中職學(xué)校在從事黨政管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學(xué)校檔案涉及內(nèi)容廣泛，包括教學(xué)研究與實(shí)踐、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生與畢業(yè)生工作、學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、綜合管理等。中職學(xué)校檔案在記載學(xué)校歷史、傳承學(xué)校文明、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展等方面發(fā)揮了重要的作用：中職學(xué)校檔案翔實(shí)記錄了學(xué)校的設(shè)立、校址變遷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、學(xué)校重大活動(dòng)等，是學(xué)校歷史的見(jiàn)證者；中職學(xué)校檔案翔實(shí)記錄了學(xué)校辦學(xué)理念、學(xué)校精神、學(xué)校艱苦創(chuàng)業(yè)和不斷發(fā)展的歷程，可以讓師生對(duì)積淀的校園文化產(chǎn)生認(rèn)同感，對(duì)活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導(dǎo)作用，是校園文化的助推者；中職學(xué)校檔案翔實(shí)記錄了學(xué)校各個(gè)歷史階段的工作成果、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，可以為學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，是學(xué)校發(fā)展的參謀者。

2 中職學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

中職學(xué)校檔案管理工作，從狹義上說(shuō)，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計(jì)、提供利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)前，中職學(xué)校檔案管理工作已取得一定的成績(jī)，為學(xué)校的教學(xué)、教研、管理和服務(wù)社會(huì)等作出了重大貢獻(xiàn)，但仍存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案意識(shí)淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學(xué)校檔案管理工作在思想認(rèn)識(shí)上長(zhǎng)期處于“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的尷尬境地。行政主管部門(mén)注重的是學(xué)校行政、教育教學(xué)、學(xué)生管理工作，經(jīng)常對(duì)學(xué)校教育教學(xué)工作進(jìn)行檢查評(píng)估，但對(duì)學(xué)校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門(mén)雖然是學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的主管部門(mén)，但一直以來(lái)較為忽視對(duì)中職學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)，業(yè)務(wù)檢查流于形式，就是指導(dǎo)也是按照機(jī)關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求[3]。部分中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級(jí)檢查或需要利用檔案時(shí)才會(huì)過(guò)問(wèn)，平常對(duì)學(xué)校檔案管理工作關(guān)心較少。大多數(shù)教職工不同程度地存在著“重教學(xué)、輕檔案”的現(xiàn)象，檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，不善于利用學(xué)校檔案資源。

2.2 管理制度不完善 當(dāng)前，國(guó)家并沒(méi)有制定出專(zhuān)門(mén)針對(duì)中職學(xué)校檔案管理的規(guī)定，大多數(shù)中職學(xué)校也沒(méi)有建立起完整、規(guī)范的檔案管理制度，中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學(xué)校雖然根據(jù)主管部門(mén)或國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學(xué)校在檔案范圍、保管期限等方面與機(jī)關(guān)存在很大的區(qū)別，簡(jiǎn)單以《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》指導(dǎo)中職學(xué)校檔案管理工作，勢(shì)必造成檔案管理的不規(guī)范。有的學(xué)校對(duì)檔案管理的環(huán)節(jié)沒(méi)有做出系統(tǒng)規(guī)定，往往單憑習(xí)慣或直覺(jué)開(kāi)展工作。有的學(xué)校缺乏監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員難以進(jìn)行有效管理。

2.3 管理人員素質(zhì)不高 中職學(xué)校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專(zhuān)職檔案管理人員的學(xué)校更是鳳毛羚角。現(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，缺少專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平較低，在具體的檔案管理中，只能應(yīng)付工作，對(duì)檔案的分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)知識(shí)不能熟練地掌握與運(yùn)用，難以達(dá)到規(guī)范化管理的要求。有的檔案管理人員學(xué)歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。有的檔案管理人員身兼數(shù)職，既擔(dān)任教學(xué)工作，又擔(dān)任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時(shí)間較少[4]。

2.4 管理手段落后 受傳統(tǒng)管理觀念的影響，當(dāng)前很多中職學(xué)校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代背景下中職學(xué)校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數(shù)檔案管理人員乃采用手工作業(yè)的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與編目。手工作業(yè)方式工作量大、速度慢、時(shí)間長(zhǎng)，效率低，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而導(dǎo)致檢索速度慢、查找準(zhǔn)確率低、查全低，檔案資料磨損嚴(yán)重。

3 創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，提高社會(huì)管理科學(xué)化水平，可以更有效地處理社會(huì)矛盾，妥善協(xié)調(diào)各方面的利益關(guān)系，維護(hù)社會(huì)秩序，促進(jìn)社會(huì)和諧，保障人民安居樂(lè)業(yè)。加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，提高社會(huì)管理科學(xué)化水平，必須“強(qiáng)化企事業(yè)、人民團(tuán)體在社會(huì)管理和服務(wù)中的職責(zé)”[5]。新形勢(shì)下，中職學(xué)校檔案管理的任務(wù)是以服務(wù)為主題，科學(xué)管理檔案，有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以創(chuàng)新社會(huì)管理為理念，積極探索與創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理對(duì)策，用人性化、科學(xué)化、制度化的管理確保中職學(xué)校檔案管理工作健康發(fā)展。

3.1 創(chuàng)新思想觀念，樹(shù)立全員檔案意識(shí) 創(chuàng)新思想觀念是創(chuàng)新社會(huì)管理的前提和根本。思想高度決定行動(dòng)力度。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理首先應(yīng)進(jìn)行思想觀念創(chuàng)新，樹(shù)立全員檔案意識(shí)。一是加強(qiáng)宣傳，充分利用校園網(wǎng)、校園廣播、校刊、板報(bào)、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺(tái)，廣泛宣傳學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，增強(qiáng)全校師生員工檔案意識(shí)，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學(xué)校檔案管理工作進(jìn)入良性循環(huán)。二是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心檔案工作，建立健全學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，增加經(jīng)費(fèi)投入，協(xié)調(diào)解決工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題。三是全員參與，學(xué)校各職能部門(mén)都要設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作；教職工要樹(shù)立“以我為主”的歸檔意識(shí)，主動(dòng)收集、整理、上交具有保存價(jià)值的文件資料，要善于挖掘利用學(xué)校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。

3.2 創(chuàng)新體制機(jī)制，規(guī)范檔案管理 體制機(jī)制創(chuàng)新是創(chuàng)新社會(huì)管理的有力措施和可靠保證。加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，提高社會(huì)管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)[6]。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理應(yīng)進(jìn)行體制機(jī)制創(chuàng)新，堅(jiān)持用制度管事管人，使檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。一是建議國(guó)家教育行政管理部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)聯(lián)合制定《中職學(xué)校檔案管理辦法》，為中職學(xué)校檔案管理工作提供法律依據(jù)。二是檔案行政管理部門(mén)聯(lián)合中職學(xué)校主管部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期指導(dǎo)監(jiān)督。三是建立健全《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規(guī)章制度，做到切實(shí)可行、職責(zé)明確、管理規(guī)范，確保學(xué)校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標(biāo)考核中，對(duì)做出突出貢獻(xiàn)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)工作不力的人員給予追究相應(yīng)責(zé)任。

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（二）強(qiáng)化單位和職工的自我控制意識(shí)。人事檔案作為一項(xiàng)常規(guī)的工作，是將職工一定時(shí)間段內(nèi)與工作相關(guān)的信息進(jìn)行搜集、整理和歸檔，供做相關(guān)決策時(shí)使用。通過(guò)將職工每個(gè)月的績(jī)效考評(píng)和年度任務(wù)考核情況歸入其個(gè)人檔案，能夠強(qiáng)化員工的自我管理意識(shí)，督促其在平時(shí)投入更多的時(shí)間和精力進(jìn)行工作，在服務(wù)客戶(hù)時(shí)能夠以滿(mǎn)腔的熱情來(lái)搏得客戶(hù)的滿(mǎn)意和好評(píng)，而這些信息歸入人事檔案也為單位進(jìn)行實(shí)際的人才選拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的準(zhǔn)確性。

二、人事檔案管理的問(wèn)題分析

人事檔案作為事業(yè)單位人力資源管理過(guò)程中的重要資料和信息來(lái)源，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的效果并不理想，檔案對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用并沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識(shí)薄弱。從當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作來(lái)看，普遍存在的一個(gè)共性問(wèn)題就是檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案對(duì)自己工作的開(kāi)展沒(méi)有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫(xiě)過(guò)程中存在敷衍甚至信息錯(cuò)誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評(píng)價(jià)，在檔案信息的報(bào)備過(guò)程中存在弄虛作假的情況，導(dǎo)致信息失真，影響相關(guān)的決策。而檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯(cuò)位等情況時(shí)有發(fā)生。這些充分說(shuō)明當(dāng)前的人事檔案管理工作存在思想意識(shí)上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國(guó)對(duì)于人事檔案的管理經(jīng)歷了長(zhǎng)期的紙質(zhì)媒介時(shí)期，雖然近幾年信息技術(shù)的發(fā)展使得一些單位采用電子化、數(shù)字化的方式來(lái)進(jìn)行檔案信息的管理，但是由于受到傳統(tǒng)習(xí)慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息的調(diào)閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實(shí)際的應(yīng)用中體現(xiàn)出其存在的價(jià)值。從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位雖然能將職工的常規(guī)檔案進(jìn)行正常的歸檔整理，但是對(duì)這些信息背后所蘊(yùn)藏的深層次的價(jià)值沒(méi)有投入足夠的時(shí)間和精力來(lái)研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過(guò)程中并沒(méi)有發(fā)揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績(jī)效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來(lái)調(diào)閱的人少之又少，導(dǎo)致檔案成了一種長(zhǎng)期的擺設(shè)甚至累贅。

三、發(fā)揮人事檔案價(jià)值的路徑

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。意識(shí)是行為的先導(dǎo)。要充分發(fā)揮人事檔案輔助決策的價(jià)值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業(yè)單位要對(duì)職工尤其是檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，將檔案信息和管理的重要性深化到其內(nèi)心深處。其次，要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，對(duì)職工檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)核實(shí)糾正，防止不良影響的擴(kuò)散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當(dāng)前信息技術(shù)在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯(lián)網(wǎng)安全性提升，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理成為一種可能和發(fā)展趨勢(shì)。因此，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過(guò)對(duì)檔案安全性、機(jī)密性的等級(jí)劃分來(lái)靈活使用紙質(zhì)與電子檔案管理方式。對(duì)于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質(zhì)管理方式，而對(duì)于那些安全性要求一般，并且常規(guī)性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應(yīng)用效果。