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1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

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二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

篇（3）

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

2.2維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識,還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識。培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質,其存儲容量大,DVD光盤甚至可達4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺,也會導致財務軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應的財務軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發公司是否具有開發財務軟件的資格和能力。此外,還應注意財務軟件的兼容性,在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據,能否查詢瀏覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現有軟件調用會計信息系統檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進行系統注冊時,需以系統時間進行注冊;當調用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔,以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。

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（一）房產檔案服務更具多樣化。對于房產檔案的網絡化服務，需要借助信息技術，實現紙質檔案向數字化信息的轉化。在房產檔案中，涉及較多的合同、協議以及文件等，在數字化管理模式下，可以將其有效轉化為圖片文件、聲音文件等形式，實現對資料的科學管理，切實提升房產檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數據庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務的支持下，能夠為房產用戶提供更加全面、及時和方便的服務，提升房產信息管理部門的服務水平。（二）房產檔案管理網絡化特征突出。在傳統的房產檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產用戶相關業務的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務。但是，很難實現信息的及時收集，無法實現高效的應用，對檔案信息深入開發應用產生阻礙。目前，網絡化管理模式在房產檔案管理中得到廣泛應用，便于實現方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產檔案管理工作的效率和質量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務。（三）房產檔案保密性更強。對于房產檔案而言，很多信息需要實現高度的保密性，但是，在傳統的檔案管理模式中，保密性不高。借助數字化管理方式，能夠實現數字化房產檔案內容與管理主體、載體的一一對應，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數字化的檔案管理中，同時在計算機技術以及數據庫的支持下，能夠實現檔案實體與服務之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動房產檔案管理的數字化水平的提升

（一）重視房產信息庫的構建。將數字管理模式引入房產檔案管理，需要重視檔案資源和相關文件保存形式的轉變，應用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質的信息庫，實現房產信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應用提供便利。在進行數據檢索的時候，結合文件信息，輸入相應內容，切實提升房產檔案信息查詢的速度。應用數字化管理模式，借助對數據庫的查詢，實現對房產檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產管理中對數字化觀念的認識。任何事物的發展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產檔案管理中，鑒于數字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現，要強化對數字化管理理念的認識。針對房產檔案管理中出現的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數字化管理，能夠實現對不良問題的解決和完善，推動房產管理工作的不斷完善。另外，在數字化模式中，重視在局域網和數據庫中進行相關房產信息的登記。要提升對房產檔案管理的認識，切實提升房產檔案數字化管理能力，實現整個管理工作的高效化。在數字化管理模式的應用下，房產檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產數據的質量，以更好地發揮對房產管理的支撐作用。（三）重視建立科學的房產檔案數字化管理體系。為了更好地推動數字化管理模式在房產檔案管理中的應用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結合各地房產檔案實際，構建數字化系統。要充分考慮各種因素，如人員分配、數字化技術水平等。其次，加快構建數字化管理模式。鑒于房產檔案規模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數字化管理模式建設速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現對房產檔案資源的科學管理。（四）提升房產檔案數字化管理的規范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業都具有相應的標準和規范，因此，要提升房產檔案管理的規范化水平，立足國家統一的規范，制定合理的房產管理數字化標準，切實提升房產檔案管理水平和服務水平。另外，明確房產檔案中數據信息的權限，使得用戶能夠進行相關信息的有效查詢，加快遠程服務建設。

三、結束語

綜上，在信息高速發展的背景下，房產檔案管理需要與時俱進，適應時展的新要求，將數字化管理模式引入管理領域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數字化房產檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產信息管理的科學性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。

作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區建設工程質量檢測中心

【參考文獻】

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隨著國家住房和城鄉建設部、國家測繪地理信息局有關房產測繪規程的出臺，我市房產測繪事業蓬勃發展，房產測繪檔案保有數量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統的房產測繪檔案管理模式已經不適應社會發展的需要，房產測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數據時代社會共享的資源。因此，房產測繪檔案管理必須實現數字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現。

（二）信息時代的需要

隨著辦公自動化和計算機網絡化的飛速發展，未來社會人類交流的主要工具將是數字網絡，來自社會各方面的信息將通過數字網絡傳遞和交流。房產測繪檔案必須從傳統的手工管理方式轉化到現代化層面上來，只有實現數字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產測繪信息服務。

（三）實現房產測繪檔案社會服務的需要

傳統的房產測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發企業和產權業主難以接觸具體的房產測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發展和城市建設以及業主自身權利的需要。數字系統的建立，不僅可以使房產測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內容的公開透明。房產測繪檔案數字化管理在實現為國土房管行政管理提供全方位房產測繪信息的同時，還可實現將有限范圍內的房屋信息、權籍數據等向社會和業主個人開放，不僅有利于加強對房產測繪檔案工作的監督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實現房產測繪檔案數字化管理急需解決的問題

房產測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發企業和房屋業主個人隱私及信息安全。盡管房產測繪檔案數字化管理是社會和經濟發展的必然要求，但必須注意到，在推動實現房產測繪檔案數字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優點的同時，也帶來不利于房產測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數據丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產測繪檔案信息系統缺乏通用性和科學性

國家沒有形成統一的房產測繪檔案管理信息系統，各地甚至各部門都在研究開發適合本地區本部門的信息系統。由于層次、標準各不相同，使得系統的通用性較差，基礎數據難以交換、難以共享，不能適應房產測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產測繪檔案數字化建設發展不平衡

由于各地區的經濟發展水平不同，房產測繪檔案數字化管理的進程也各不相同。有的地區按系統建立了網站和局域網，實現了計算機輔助檔案管理；有的地區只是把房產測繪基礎信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質化，房產測繪檔案數字化管理仍未起步；有的地區干脆完全采用紙質化手工管理。

（四）房產測繪檔案管理隊伍素質偏低

在檔案數字化建設過程中，檔案管理人員是關鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。由于傳統的檔案管理模式只是紙質材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網絡技術、又懂檔案管理的復合性人才嚴重缺乏，影響了房產測繪檔案數字化管理的正常開展。

三、實現房產測繪檔案數字化管理的幾點建議

（一）研發科學合理的房產測繪檔案信息管理系統

嚴格按照國家和我市有關房產測繪和檔案管理法律法規的相關規定，結合房產測繪檔案管理的實際需要和經濟社會發展需求，適當增減房產測繪檔案材料收集范圍，調整檔案目錄，增加房產測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發適合房產測繪檔案數字化管理的系統，切實做到“三統一”，即：實用性與科學性有機統一；信息安全和技術安全有機統一；通用性和適用性有機統一。只有建立科學合理的房產測繪檔案信息化系統才能提高整體工作效率，加快房產測繪檔案數字化管理進程，提高房產測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強檔案保密工作，確保房產測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應會同房產測繪部門共同制定房產測繪檔案信息開發、利用的相關政策，明確網絡環境下房產測繪檔案信息的收集整理、開發利用以及房產測繪檔案信息的分類等級、查閱權限及授權條件等，為房產測繪檔案數字化管理提供基礎保障。二是房產測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產測繪檔案信息作出科學判斷，根據檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網絡安全和檔案信息安全。

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檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

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二、音像檔案數字化技術要求

（一）技術步驟為了實現音像檔案數字化管理，就需要技術的支撐。在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環境合作的開展等等，為音像檔案數字化管理提供了技術支持。以下步驟是關于音像檔案數字化管理的具體操作步驟。第一，數字化采集。數字化采集是指將傳統介質、傳統信號經過計算機軟件的處理，生產數字化媒體數據，并保存在數字化媒體介質上，如：硬盤、數據路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統，能將無序的信息變為有序的資源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數據檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數據下載。如果有需要，可以向系統提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯網及其系統，工作人員能夠輕松監控整個儲存系統中的數據情況，便于管理。

（二）音像檔案數字化管理面臨的問題雖然音像檔案數字化管理有諸多的優勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數字化發展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數的檔案館開展了音像檔案數字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術方面的不過關，另一部分是由于國家發展中的資金不到位，各個地方的發展不平衡，還有的就是對音像檔案數字化沒有引起足夠的重視。

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二、教學檔案數字化管理的主要內涵

學校教學檔案數字化的內涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設。首先，要充分利用校園網絡，構建網絡化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網絡化管理系統，通過校園網內運行，方便快捷，設置校內外訪問控制列表，確保系統運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統。教學檔案的數據存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數據多級存儲，確保數據安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現不穩定的狀態。因此，紙質和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，對電子數據進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在教學檔案數字化建設的整個過程中，各部門、各操作環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權限查閱，確保信息安全。教學檔案數字化查閱，以校園網為網絡基礎，在校內外實現查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。按閱檔權限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理教學檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數字化檔案加速了信息化校園的建設，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質的教學檔案轉變為數字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數字化管理具有豐富的內涵和利用價值。

三、教學檔案數字化管理存在的問題

教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發利用。管理人員服務意識不強，服務技術水平低下，經費投入不足，設備陳舊，影響了教學檔案數字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統觀念和傳統教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網絡信息技術，管理效能低下。大多數教學檔案以紙質載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數量較多，電子檔案的管理沒有建立系統化，沒有在校園網管理系統下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統，教學檔案查詢時效低下，無法適應和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統的管理，沒有依靠計算機網絡系統集成，教學檔案資源不能共享，以至出現重復建檔、利用手段單一的現象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網絡技術來提高管理的效率。

四、教學檔案數字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養。檔案管理信息化建設是為教學服務的，在教學檔案數字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設，更要體現的是人與管理技術之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現代信息基本技能，掌握計算機和網絡技術，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現代信息技術，運用網絡工具，為學校教學檔案信息開發打下良好的基礎。學校檔案管理人員要養成良好的信息收集能力，熟悉網上的檔案信息資源，引導查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓，熟練掌握現代信息技術，不斷提高自身的專業能力和信息素養。

二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化能夠推動學校信息化建設，它具有紙質檔案和實物檔案不可比擬的優點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網絡等現代計算機技術運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發展的大背景下，我們必須發揮學校教學檔案實現信息化的獨特優勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務等多項職能轉變，實現檔案信息資源合理配置，為學校發展提供高效、優質的服務。快速、優質的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數字校園建設規劃中，實施數字化校園發展戰略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設中，要加大計算機設備的投入，要配備數字化設備，如掃描儀、數碼攝像、攝影設備等。要充分利用信息技術的優勢，更好地為學校的教育發展服務。

三是創新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數字化建設，創新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化是檔案建設最基礎的工作，學校要對庫存的傳統載體檔案加工成數字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設，通過檔案數字化建設完成電子數據備份系統建設。首先，將教學檔案的紙質載體與數字檔案相結合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎數據庫，讓學校檔案數據之間可以互相轉換，實現資源共享。

四是完善教學檔案規范化管理。制定實施相應的標準規范，建立健全各項規章制度，是學校教學檔案管理數字化建設的關鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉化為可供計算機識別和處理的數字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內部編碼標準和數據處理格式標準。在數據利用方面，建立數據輸出標準。在引進、開發、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統管理的相關標準和技術規范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統載體檔案的數字化處理、數字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現教學檔案的標準化和數字化管理，達到資源共享。

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（二）電子和紙質文件雙重保存狀態導致資源重疊目前很多醫院都實現了辦公自動化，網上傳遞辦理的文件辦完后又印發紙質文件歸檔保存。這就導致了內容相同的兩種文件同時和保存的局面，造成了相關資源的嚴重浪費。

（三）檔案管理系統和辦公自動化系統缺乏聯系目前大多數醫院都使用了辦公自動化系統，這些系統大多是專門為本醫院或者上級主管部門設計的系統軟件，而該系統絕大部分是針對該醫院或者醫療系統而制定的個性化軟件。而醫院的檔案管理系統則是由行政主管部門設計的通用的規范化、標準化的系統。兩套系統是由不同單位設計，運行環境也不同。這就導致兩個系統相互隔離，數據不能共享和轉化。

（四）數字化檔案資料利用效率低下很多醫院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計算機等數字化設備在整個過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數字化網絡形式傳遞的醫院數字檔案資料，極大地消耗了相關資源。

二、構建醫院檔案管理數字化體系的現實路徑

（一）建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺醫院要實現檔案管理數字化，必須先開發出一套符合醫院自身特點的檔案管理軟件系統，并配備相應的硬件設施。檔案管理系統應該采用雙服務器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時、準確歸檔，確保檔案的安全管理。同時，還應構建檔案查詢系統，透過觸摸屏檢索查詢和網絡文檔傳輸實現檔案資源數字化管理。還要定期對檔案管理系統進行技術檢查，不斷更新和優化管理系統。

（二）加強檔案資料管理相關領域的信息交流1.在數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間建立橋梁。各級醫院應該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統、財務管理系統、教研管理系統、人事管理系統與檔案資料管理系統之間實現無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數據信息，真正實現在數字化檔案管理系統與辦公自動化系統之間建立有效聯系2.在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據數字化檔案的特點，制定系統的檔案管理規章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。

（三）構建高素質檔案管理專職隊伍要實現醫院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術水平和知識層次。醫院的檔案管理人員必須具備較強的分析能力，要能夠精準把握一些專業性較強的檔案資料，同時還要能夠根據要求提供大量檔案資料信息。醫院以及相關部門應大力引進高素質人才充實檔案管理隊伍，同時應加強對檔案管理人員的培訓力度，力爭提高數字化檔案管理人才儲備水平。

（四）增強醫院人員的檔案管理意識醫院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領導的檔案管理意識，使他們認識到檔案管理數字化建設的重要意義，為構建高效的醫院數字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時要加大宣傳力度，提醒醫院人員自覺保護檔案資源。

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2．缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作

隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。

3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施

(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。

(2)提高檔案管理人員的業務能力，實現員工的專業化、規范化［2］數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業素養高、文化水平高、思想覺悟高、業務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養和造就高素質的既懂檔案管理業務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業的發展戰略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養，充分激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業知識過硬、綜合實力超強的團隊。

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社區居民健康保障，是一件關系著國計民生的大事，涉及民眾的基本利益；社區居民健康檔案建立，是一項非常復雜而又系統的工程，是信息化社會中居民各類健康事件所產生相關健康數據的詳細歷史記錄，該項工作的成果直接體現著現代健康信息化建設水平。

2.社區居民健康檔案多檔合一，有效提高了信息應用效果。

社區居民疾病治療過程中，通過居民健康檔案系統的應用，可以將醫療、康復、保健記錄等信息進行自動歸類。居民健康檔案種類呈現出多元化的特點，如何有效提高管理效率顯得非常重要，社區居民健康檔案信息平臺的建立，可以自動存儲相同信息模塊內信息，實現多檔合一，及時為社區居民提供優質的醫療服務。

3.社區居民健康檔案建立，可以實現雙向轉診以及衛生資源的優化配置。

實踐中可以看到，社區居民健康檔案的建立，不僅可以有效組織和集合居民健康檔案信息資料，而且還可以在社區居民健康檔案信息共享平臺上實現健康信息在社區與醫療機構間的雙向傳輸。通過信息雙向傳輸，不僅可以有效滿足社區居民在社區衛生服務中心自我預防和保健，而且還可以通過社區衛生服務中心就無法有效診療的病人情況及時傳送到醫院，在上級醫院主治醫師的指導下診療或根據病人患病情況轉診到上級醫院治療。在醫院治療時，社區居民無需重新做重復的體檢，只需根據就診人員的信息從檔案系統中調取健康檔案資料，了解其以往病史、就診狀況，并且做出針對性的治療方案。

4.社區健康檔案建立對深化我國衛生事業的全面發展意義重大。

社區居民健康檔案建立的一個主要目的就是要記錄居民醫療、康復和衛生保健信息，因此居民健康檔案的規范性、完整性顯得非常重要；社區居民健康檔案的建立，不僅可以及時、有效地將信息錄入到信息平臺之中，而且還可以順利實現不同信息平臺之間的資源信息共享。

二、社區居民健康檔案管理系統建立

基于以上分析，筆者認為當前居民健康檔案主要包括普通的、兒童的以及心腦血管方面的健康檔案，而且社區居民健康檔案系統又包括五個功能模塊，即檔案管理、信息服務、家庭監護、信息傳輸以及系統管理等模塊。對于系統中的檔案管理模塊而言，該模塊為普通健康檔案、兒童健康檔案和心腦血管健康檔案提供檔案添加、修改以及刪除和查詢等功能，還包括檔案報告的統計與打印。對于信息服務模塊而言，該模塊通過計算機網絡系統，將整個社區內的居民家庭與社區衛生服務中心聯系在一起，方便社區居民通過網絡獲知所需各種信息資料，并且及時將個人的信息告知社區衛生服務中心，以便后者及時作出針對性的治療方案。對于家庭監護模塊而言，該模塊主要是利用現代計算機網絡技術設備，實現對整個社區獨居老人、患有心腦血管等疾病的病人，進行家庭監護。對于信息傳輸模塊而言，主要是建立健全社區醫院服務網絡，從而使社區醫生通過網絡得到多家醫院專家們的技術指導。如果社區居民病人需在大型醫院接受相關診療，則只需通過該網絡系統，醫院醫生即可方便快捷地獲知該病人的病歷及病情。對于系統管理模塊而言，主要用于病人資料的添加、刪除以及修改和權限設置；同時還具有用戶密碼修改、數據庫備份與還原等功能。社區居民健康檔案管理系統數據庫主要包括，社區居民基本信息表、體檢表、社區醫生表、居民輔助檢查表、兒童信息表、家庭信息表、兒童體檢表、婦科保健信息表、孕婦信息表、婦科檢查治療表、常見疾病表、慢性病人信息表、保健信息表以及慢性病人和發病記錄表等；在該系統中，社區居民的個人信息資料，主要存放在基本信息表中。社區居民健康檔案管理系統的設計采用三層體系架構———B/S結構（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式）。業務邏輯層在體系架構中的位置很關鍵，它處于數據訪問層與表示層中間，在數據交換中起承上啟下的作用：向數據庫服務器發送客戶端的請求；將服務器處理結果及時地返回到客戶端。在此過程中，數據庫服務器只是根據客戶端的請求，把處理后的數據反饋給業務邏輯層，這樣就減輕了服務器的負擔，從而提高了工作效率。

三、社區居民檔案數字化管理

社區居民檔案管理過程中，為進一步適應現代管理要求，全面提高工作效率，所有信息資料需通過社區衛生服務管理系統軟件處理，即實行數字化管理。在社區居民檔案管理系統中，各數據信息之間既保存著一定的關聯性，又表現出一定的獨立性。其中，數據又可以分成與系統相關的應用數據、與系統管理相關的管理數據。其中，應用數據主要有家庭檔案、保健檔案、個人檔案、兒童檔案以及死亡和殘疾檔案等。上述數據記錄差異性信息，具有各自相互獨立的特性，但這些信息彼此之間又互相關聯。用戶進入系統時，首先需進行登錄，其采用的是雙密碼驗證模式；雙密碼分別用于連接應用、數據庫兩個系統，主要目的在于防止利用用戶授權密碼打開數據庫，泄露病人及家庭信息。同時，對數據庫訪問系統，采用的是角色管理以及分級授權模式進行控制，并且設有存取權限。應用程序級功能控制，通過控制應用程序菜單項應用權限來實現；利用SQLServer建立社區居民病歷信息備份與轉儲，一旦系統遭受破壞或者出現了誤操作現象，可將其恢復到原來的狀態。在實際操作過程中，為了能夠更好地適應社區居民健康檔案的現代化管理要求，全面提高工作管理質量和效率。筆者建議將社區衛生服務中心所掌握的所有的信息資料，都通過社區衛生服務管理系統，利用軟件技術實行數字化管理。其中，家庭檔案信息數據管理，主要是以家庭為單位的管理；而個人的檔案數據管理，主要體現在個人基本健康資料的記錄；對于保健數據管理而言，其中主要包括病歷數據、免疫數據、體檢數據、婦女保健數據以及兒童保健數據和殘疾登記等；實用的數據查詢：能根據自定義從系統查詢各種數據，對提取的數據可以進行整理并輸出為EXCEL文件；數據統計分析：能根據自定義從系統提取各種數據進行統計分析，并自動生成統計圖；靈活的報表打印：系統提供多種報表格式，可根據自定義從系統提取所需數據以形成各種報表；數據備份：能進行數據庫備份，數據不易丟失；數據合并：能將各社區衛生服務站數據集中合并到數據處理中心。對于社區居民健康檔案而言，各數據信息之間既存在一定的關聯性，又保持相互獨立。數據信息分為與系統有關的“應用數據”和與系統管理有關的“管理數據”兩大類。其中，應用數據包括家庭檔案、個人檔案、保健檔案、兒童檔案、殘疾檔案、死亡檔案等。這些數據記錄不同類別的信息，它們具有各自獨立的特性，但是這些信息又是互相關聯的。通過這些信息數據之間的相互關系，可以幫助我們對數據進行管理和查詢。同時，為了逐步實現居民健康檔案管理信息化，筆者建議利用區（縣）、市級居民健康檔案計算機網絡平臺，逐步建立覆蓋全省的居民健康檔案管理信息網絡系統，網絡用戶包括區域內所有醫療衛生機構，實現資源共享，條件成熟時向社會開放。統一使用省級開發的居民健康檔案信息管理軟件，提高居民健康檔案信息管理水平，逐步實現全省居民健康檔案管理信息化，為醫療服務、醫學研究、科學決策等提供服務和支持。