緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇電子檔案管理規(guī)范范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).

篇（2）

一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進(jìn)行了有益的嘗試，體會(huì)頗深，有了一些新的見解和認(rèn)知，與大家進(jìn)行共同探討。

城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡(jiǎn)稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項(xiàng)對(duì)低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)的城鄉(xiāng)貧困人口實(shí)行差額補(bǔ)貼的社會(huì)救助制度，也是一項(xiàng)很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對(duì)象向戶口所在地即村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）提出書面申請(qǐng)和身份證等相關(guān)材料，村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）通過開會(huì)評(píng)議，評(píng)選出符合條件的對(duì)象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實(shí)該戶情況是否屬實(shí)后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級(jí)政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請(qǐng)表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）三級(jí)分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。

城鄉(xiāng)最低生活保障申請(qǐng)表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請(qǐng)表、審批表需填寫低保對(duì)象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭住址、家庭成員的詳細(xì)信息、有無勞動(dòng)能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級(jí)委員會(huì)（或社區(qū)委員會(huì)）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。

2.加強(qiáng)低保檔案的規(guī)范化管理

低保戶的申請(qǐng)表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實(shí)行社會(huì)化發(fā)放。我縣共13個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個(gè)村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實(shí)行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會(huì)（社區(qū)居委會(huì)）為單位附上索引，明顯標(biāo)志編號(hào)。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進(jìn)一步加強(qiáng)低保檔案規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、綜合計(jì)劃制以及目標(biāo)管理制和部門及個(gè)人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標(biāo)管理以及考核實(shí)施細(xì)則、目標(biāo)管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，我們低保股也在全面進(jìn)行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個(gè)低保戶信息大大節(jié)省了時(shí)間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險(xiǎn)。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實(shí)做細(xì)低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對(duì)象與現(xiàn)有低保戶檔案進(jìn)行比對(duì)，對(duì)不符合條件的低保對(duì)象堅(jiān)決予以取消，對(duì)新增的對(duì)象及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動(dòng)態(tài)管理

低保戶并不是永久性不變，而是動(dòng)態(tài)管理，每個(gè)月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對(duì)象進(jìn)行刪減，對(duì)條件不好的貧困對(duì)象予以增加進(jìn)來，隨之縣鄉(xiāng)村三級(jí)的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計(jì)、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對(duì)齊進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時(shí)得到了補(bǔ)救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會(huì)喪失，檔案就會(huì)失去了保存價(jià)值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個(gè)過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機(jī)制的改進(jìn)，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化。

參考文獻(xiàn)

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[3]張洋.芻議如何加強(qiáng)管理檔案管理工作的規(guī)范化管理[J]科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（12）

篇（3）

中圖分類號(hào)：G276　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A　文章編號(hào)：1009-8631(2010)05-0147-01

隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，攝影技術(shù)依托計(jì)算機(jī)為后盾，各種設(shè)計(jì)靚麗、品質(zhì)高的數(shù)碼相機(jī)新品迭出，給攝影業(yè)帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲(chǔ)久為優(yōu)勢(shì)的數(shù)碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。數(shù)碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對(duì)數(shù)碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術(shù)上提出了更高的要求。但目前國(guó)家沒有專門針對(duì)數(shù)碼照片檔案的管理出臺(tái)新標(biāo)準(zhǔn)，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。

目前對(duì)于是否制定、出臺(tái)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范有兩種明確的觀點(diǎn)，一個(gè)是不需要制定，另一個(gè)是需要盡快制定。

一、不需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由

數(shù)碼照片檔案的管理雖然沒有出臺(tái)專門的標(biāo)準(zhǔn)，但這并不等于數(shù)碼照片檔案的管理沒有可依據(jù)的規(guī)范。數(shù)碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數(shù)碼照片檔案的管理實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)部分按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821)執(zhí)行，數(shù)碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894)執(zhí)行。數(shù)碼照片就是電子文件，數(shù)碼照片特性實(shí)質(zhì)就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》不僅對(duì)電子文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了較為具體的規(guī)定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強(qiáng)調(diào)了各類電子文件元數(shù)據(jù)管理的重要性，規(guī)定了電子文件的操作方式和要求。目前除國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)外，各個(gè)地方、行業(yè)及其機(jī)關(guān)企事業(yè)單位也都制定了電子文件管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或者實(shí)施細(xì)則。這些也都是數(shù)碼照片檔案管理所要執(zhí)行的規(guī)范。所以，《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩者結(jié)合使用能夠滿足工作需要。

二、需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由

數(shù)碼照片是電子文件沒錯(cuò)，但數(shù)碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數(shù)碼照片來源渠道廣泛。元數(shù)據(jù)信息五花八門，收集內(nèi)容真實(shí)性較難把握，收集難度也加大；歸檔時(shí)數(shù)碼照片的檢驗(yàn)操作復(fù)雜；整理時(shí)相比較紙質(zhì)照片要求更高，數(shù)碼照片不但要有紙質(zhì)照片六要素要求，還要標(biāo)明保管數(shù)碼照片的軟、硬件技術(shù)環(huán)境，元數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容。這些都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范，各行其道，這為數(shù)碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數(shù)碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規(guī)范》只是電子文件的通用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。

因?yàn)閿?shù)碼照片的管理要結(jié)合兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)使用，不方便，不具體。太籠統(tǒng)。才促使地方的數(shù)碼照片管理規(guī)范陸續(xù)出臺(tái)。雖然各地規(guī)范不盡相同，但也各有千秋，使當(dāng)?shù)氐臄?shù)碼照片檔案管理做到了統(tǒng)一規(guī)范。能夠出臺(tái)是基于現(xiàn)實(shí)工作需要，所以國(guó)家在這方面滯后了，應(yīng)該盡快出臺(tái)新標(biāo)準(zhǔn)是正確的。

三、分析與討論

1.先明確電子文件與數(shù)碼照片的涵義

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

定義文字描述不同之處在于“數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中”和“用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態(tài)圖像文件”。掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備就是數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數(shù)碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內(nèi)容中。所以在定義上沒有本質(zhì)的差異。是一致的。

2.電子文件與數(shù)碼照片的特性

優(yōu)點(diǎn)：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲(chǔ)久。

缺點(diǎn)：依賴性、易改性、可分離性。

在歸檔和利用中都需要保證的是：真實(shí)性、完整性、有效性、兼容性。

從上面分析看電子文件與數(shù)碼照片的特性是一致的。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件的定義、范圍、基本術(shù)語(yǔ)作了詳細(xì)描述，對(duì)電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細(xì)規(guī)定，符合數(shù)碼照片檔案管理全過程。規(guī)范中為了保證電子文件收集積累的真實(shí)性、完整性、有效性及兼容性。對(duì)電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對(duì)電子文件形成階段的軟、硬件技術(shù)環(huán)境、元數(shù)據(jù)信息、收集操作方法等等作了具體的規(guī)定，圖像電子文件規(guī)定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數(shù)碼照片歸檔后的整理、存儲(chǔ)、保管打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。更便于數(shù)碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》完全適合數(shù)碼照片管理。

3.數(shù)碼照片檔案管理可以在本部門細(xì)化管理

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檔案管理發(fā)展中，檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，只有在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的基礎(chǔ)上，才能夠促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理的效率與水平。基于此，在具體落實(shí)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)規(guī)章制度的完善、檔案管理工作的規(guī)劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)等等，從而按照相關(guān)要求，規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)檔案管理，以便充分發(fā)揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價(jià)值。所以，檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)是非常有意義的。

一、檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

基于現(xiàn)階段我國(guó)一些企業(yè)、單位檔案管理的實(shí)際情況來看，可以確定的是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中存在一些問題，使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。具體為：

（一）認(rèn)識(shí)方面存在問題

現(xiàn)代化的今天，依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數(shù)字化。其實(shí)，檔案管理的確需要借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的檔案管理。但是，相對(duì)來說，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理應(yīng)當(dāng)是數(shù)字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規(guī)范好各項(xiàng)檔案管理工作，在按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，并在具體落實(shí)檔案管理過程中借助先進(jìn)技術(shù)如此才能真正提高檔案管理質(zhì)量。如若沒有落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，而直接落實(shí)信息化、數(shù)字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實(shí)際，真正發(fā)揮作用[1]。

（二）存在資金方面的問題

目前很多企業(yè)或單位在進(jìn)行檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中存在經(jīng)費(fèi)不足的情況，這也使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。究其根本，一方面是政府對(duì)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過融資來職稱檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）存在政策方面的問題

落實(shí)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，需要由相關(guān)法律法規(guī)的支持，如此才能保障檔案管理有依有據(jù)、有章有法的落實(shí)，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國(guó)政府并沒有針對(duì)檔案管理，頒布相關(guān)政策或法規(guī)，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范。

二、強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施

為了改變當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低的情況，筆者的建議是：

（一）做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作

出于落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的考慮，在強(qiáng)化檔案管理工作的過程中，首先要做好檔案管理工作中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體工作內(nèi)容是：其一，做好公文制發(fā)。公文作為檔案的前身，多數(shù)檔案資料都是有公文轉(zhuǎn)化形成的。所以，為了保證檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作制發(fā)的監(jiān)督與管理，從而提高公文制發(fā)的質(zhì)量。其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發(fā)公文的過程中，對(duì)公文簽發(fā)手續(xù)、公文審批、公文標(biāo)題設(shè)定、公文內(nèi)容等相關(guān)方面進(jìn)行詳細(xì)的了解與檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，保證公文完好、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其三，做好公文書寫。為了保證公文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在制發(fā)公文的過程中，應(yīng)當(dāng)按照制發(fā)公文的相關(guān)要求，采用標(biāo)準(zhǔn)的文種，并規(guī)范格式，進(jìn)而書寫公文，保證公文簡(jiǎn)潔、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范[2]。

（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征

檔案管理中，保證檔案的時(shí)效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價(jià)值，這也使得檔案管理有意義。當(dāng)然，要想保證檔案時(shí)效性特征，應(yīng)當(dāng)注意及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案文件的保管價(jià)值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時(shí)間之后，對(duì)檔案案卷進(jìn)行清理，確定沒有價(jià)值的檔案予以銷毀，對(duì)于永久性保存價(jià)值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來保證檔案時(shí)效性特征。

（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

在現(xiàn)代化的今天進(jìn)行到案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是必不可少的。因?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以將企業(yè)或單位的檔案以電子的方式存儲(chǔ)，如此可以保證檔案的安全性，且規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會(huì)變得更加方便、快捷。那么，如何構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理？即借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置為檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的軟硬盤，使其能夠?qū)n案進(jìn)行快速的收錄、分類、存儲(chǔ)，如此可以保證檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有效化。結(jié)束語(yǔ)檔案材料對(duì)于—個(gè)單位來說，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據(jù)，對(duì)于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理是非常必要的。對(duì)于當(dāng)前我國(guó)檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作；及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征；構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等。希望對(duì)于提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平有所幫助[3]。

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一、研究背景及意義

近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。2002年國(guó)家檔案局、中央檔案館《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的啟動(dòng)。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，國(guó)家明確指出“把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局。”緊跟國(guó)家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。回顧我國(guó)檔案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個(gè)階段。隨著信息化時(shí)代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價(jià)值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡(jiǎn)述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對(duì)策。

二、檔案信息化的概述

20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會(huì)”、“信息時(shí)代”等概念。我國(guó)信息化起步較晚，1997年召開了全國(guó)第一次信息化工作會(huì)議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”[1]張珺（2009）認(rèn)為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認(rèn)為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程”。[3]《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。”系統(tǒng)核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對(duì)于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺(tái)管理功能都還比較簡(jiǎn)單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險(xiǎn)。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對(duì)于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進(jìn)行，對(duì)于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)中尚未考慮到未來電子檔案和長(zhǎng)期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計(jì)考慮。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國(guó)土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(shí)(云計(jì)算環(huán)境的逐步成熟和認(rèn)證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠(yuǎn)，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)

廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個(gè)世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動(dòng)力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動(dòng)力，在雙向驅(qū)動(dòng)力的作用下，信息系統(tǒng)的升級(jí)工作勢(shì)在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對(duì)信息化升級(jí)的要求。《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對(duì)象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語(yǔ)和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對(duì)原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個(gè)關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認(rèn)為檔案信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達(dá)到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點(diǎn)，在工作過程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時(shí)代的發(fā)展，新的上位法、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對(duì)象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)，歷經(jīng)數(shù)十年時(shí)間的建設(shè)由多個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)。現(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺(tái)不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時(shí)間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級(jí)換代緩慢，用戶體驗(yàn)友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題。現(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨(dú)立建設(shè)的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺(tái)和后臺(tái)軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲(chǔ)管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進(jìn)入不同的系統(tǒng)進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強(qiáng)化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對(duì)聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫(kù)，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請(qǐng)、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對(duì)聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國(guó)家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個(gè)系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個(gè)系統(tǒng)的搜索效率及降低維護(hù)成本。同時(shí)，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國(guó)內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國(guó)各地都遵循一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)聲像電子文檔的管理，存放在一個(gè)相同的系統(tǒng)下，這個(gè)系統(tǒng)所產(chǎn)生的價(jià)值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司

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[4]翟玉芳.檔案信息化建設(shè)研究[J].檔案研究，2016(1).

篇（6）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業(yè)單位尚未對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)。因此，人們對(duì)于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高。以下兩種現(xiàn)象足以說明對(duì)于檔案規(guī)范化管理，部分事業(yè)單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業(yè)單位不能清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認(rèn)為規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理在短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，尤其缺乏長(zhǎng)期眼光。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)很少對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查和監(jiān)督。其次，即使部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步深入開展和作用發(fā)揮。

1.2健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐來看，雖然大部分的事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內(nèi)容主要針對(duì)檔案管理部門工作人員，進(jìn)行一定程度上的行為規(guī)范，而對(duì)于事業(yè)單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業(yè)單位對(duì)自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質(zhì)執(zhí)行，缺乏執(zhí)行力，再完善的檔案管理制度也會(huì)淪為虛設(shè)。

1.3電子文件管理工作所需軟硬件設(shè)施不齊全

在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應(yīng)這一變化，對(duì)電子文件的統(tǒng)一、規(guī)范的管理也應(yīng)該被納入我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中。但是從目前的事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐來看，電子檔案管理中所需要的相關(guān)硬件設(shè)施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略

2.1強(qiáng)化檔案規(guī)范管理的地位，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

事業(yè)單位要通過各種形式，致力于單位內(nèi)檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性認(rèn)識(shí)程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業(yè)道德教育，都是體現(xiàn)事業(yè)單位整體人事管理核心的重要舉措。

2.2建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確工作人員職責(zé)

事業(yè)單位應(yīng)該逐步建立一整套基于自身實(shí)際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規(guī)章制度的執(zhí)行力，對(duì)檔案人員嚴(yán)格要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的高效、高質(zhì)執(zhí)行，杜絕一切違紀(jì)違法的行為。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理部門要切實(shí)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理原則，在實(shí)施檔案規(guī)范管理時(shí)，注重總體規(guī)劃的強(qiáng)化，分類指導(dǎo)的進(jìn)行，相關(guān)監(jiān)督工作的做出，檔案工作規(guī)范化管理成績(jī)?cè)u(píng)估工作的分級(jí)組織。

2.3提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

運(yùn)用科學(xué)的管理手段將檔案管理的效力充分發(fā)揮，是提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的全面化，要加強(qiáng)對(duì)信息資源檔案收集的力度，爭(zhēng)取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學(xué)、合理的進(jìn)行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴(yán)防電子檔案信息的泄露，而對(duì)于不需保密而需向社會(huì)披露的信息，要及時(shí)通過信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)公布，更好地為人民服務(wù)，提升檔案的利用效率。

篇（7）

隨著數(shù)碼時(shí)代的到來，數(shù)碼相機(jī)得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲(chǔ)久等特點(diǎn)，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢(shì)，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。

目前，國(guó)家尚未出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問題已經(jīng)引起各級(jí)檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺(tái)了在本地、本部門試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)等問題，數(shù)碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認(rèn)為，對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進(jìn)行修訂迫在眉睫，使該標(biāo)準(zhǔn)既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。建議對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進(jìn)行修訂：

一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。

二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。

三、在“3 術(shù)語(yǔ)和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。”

四、由于數(shù)碼照片依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實(shí)性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目?jī)?nèi)容：“對(duì)存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，確保照片的原始性、真實(shí)性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對(duì)紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對(duì)無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對(duì)無底片的照片應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)掃描或制作翻拍底片；對(duì)無照片的底片應(yīng)制作照片；對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的照片，歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。

五、為滿足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號(hào)的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號(hào)”應(yīng)采用以下格式：“全宗號(hào)―門類―年度―保管期限代碼―冊(cè)號(hào)（盤號(hào)）―張?zhí)枴薄ｉT類是用來區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊(cè)號(hào)（盤號(hào)）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊(cè)或存儲(chǔ)數(shù)碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號(hào)。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲(chǔ)及說明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門類―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴瑥執(zhí)栍梦逦话⒗?/p>

數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補(bǔ)‘0’。如‘SP20091

00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)枴！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤作為保存載體，一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲(chǔ)在一張或多張光盤中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲(chǔ)在一張光盤中。刻制光盤時(shí)，應(yīng)選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應(yīng)注明全宗號(hào)、門類（類目）、年度、盤號(hào)，格式為：‘全宗號(hào)―門類―年度―保管期限―盤號(hào)’。書寫時(shí)，應(yīng)使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標(biāo)記。每張光盤的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、門類、年度、保管期限、盤號(hào)、全宗名稱、形成時(shí)間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。光盤封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內(nèi)容。”

六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、門類、年度、保管期限、光盤號(hào)、張?zhí)枴㈩}名、拍攝者、拍攝時(shí)間、備注。”

篇（8）

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時(shí)移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、刪繁去重。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)

1.整理標(biāo)準(zhǔn)

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒和排架。

（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡(jiǎn)化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級(jí)驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個(gè)行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級(jí)抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動(dòng)，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時(shí)移交。在2021年4月底前，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

篇（9）

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）07-070-01

建立健全一套完整科學(xué)的文書檔案工作制度，可以體現(xiàn)出這個(gè)單位的工作面貌，關(guān)系到工作的效率。近幾年，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，大部分企業(yè)的文書檔案管理都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理和利用，取代了部分手工勞動(dòng)，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新趨勢(shì)，檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的有效途徑和發(fā)展方向。

一、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。建立有效的管理制度和工作程序是樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的必要保證。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，是促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。實(shí)踐表明，文書工作是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。

公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響檔案的質(zhì)量。為提高檔案實(shí)體質(zhì)量，把好文書檔案的源頭關(guān)極為重要。其次要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和歸檔系統(tǒng)化、檢索利用便捷化，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案歸檔整理辦法，提高歸檔案卷質(zhì)量。

近年來，我國(guó)檔案部門針對(duì)電子文檔管理制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》及《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

篇（10）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)，造成手工勞動(dòng)量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費(fèi)，而且檔案利用率極差。為了加快中國(guó)石油天燃?xì)饧瘓F(tuán)公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識(shí)平臺(tái)，項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單，由檔案管理部門人員進(jìn)行檔案整理和入庫(kù)維護(hù)。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個(gè)子模塊的工作原理。

1 總體功能結(jié)構(gòu)圖

“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。

檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實(shí)體檔案歸到中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中，以達(dá)到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。

2 檔案歸檔

檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個(gè)子模塊。

2.1 各個(gè)子模塊任務(wù)

2.1.1 預(yù)歸檔

1）歸檔部門人員對(duì)待審核檔案的電子條目進(jìn)行錄入、編輯、提交；

2）歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

3）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

2.1.2 歸檔整理

1）部門歸檔人員對(duì)不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；

2）部門歸檔人員對(duì)實(shí)體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實(shí)體檔案同步移交到檔案管理部門；

2.1.3 檔案整理

檔案管理部門人員對(duì)歸檔部門提交的電子和實(shí)體檔案編輯、實(shí)體整理、歸檔辦結(jié)；

2.2 檔案歸檔流程步驟

如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。

2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)流程歸檔

對(duì)應(yīng)上圖的全部五個(gè)步驟12345。

2.2.2 直接歸檔

歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實(shí)體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經(jīng)過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。

2.2.3 檔案部門審核

對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第二步，即1345。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。

2.2.4 歸檔部門審核

對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第三步，即1245。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。

3 檔案上交

檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個(gè)子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標(biāo)匯交單位（如勘探開發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門將檔案分發(fā)到各個(gè)下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進(jìn)行編輯和存檔。

4 結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡(jiǎn)潔的歸檔程序、嚴(yán)密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進(jìn)了企業(yè)的減員增效。“電子文件先歸檔、實(shí)體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實(shí)體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個(gè)簡(jiǎn)單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項(xiàng)設(shè)置嚴(yán)格遵守《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團(tuán)公司檔案管理平臺(tái)和共享知識(shí)中心。

參考文獻(xiàn)：

[1] 師玉強(qiáng),王政.大型工程檔案收集整理模式探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010(7).

[2] 劉宏.關(guān)于建設(shè)工程檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)化的思考[J].北京檔案,2010(10).

篇（11）

檔案管理工作，是交通運(yùn)輸管理工作中一項(xiàng)工作量大、數(shù)據(jù)處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執(zhí)法檔案、車輛檔案、實(shí)物檔案等各種信息。隨著我國(guó)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展和升級(jí)，交通運(yùn)輸檔案管理工作內(nèi)容和數(shù)量進(jìn)一步擴(kuò)大，當(dāng)前的檔案管理工作較為滯后，需要進(jìn)行工作優(yōu)化和提升。

1 當(dāng)前交通運(yùn)輸管理檔案存在的問題

（一）對(duì)檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內(nèi)容，常常被認(rèn)為是整理材料、儲(chǔ)存數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分類、文件歸檔、數(shù)據(jù)調(diào)用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運(yùn)輸?shù)囊痪€工作、也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運(yùn)輸管理工作的戰(zhàn)略性地位中，部分工作人員甚至認(rèn)為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯(cuò)誤、不外泄，就達(dá)到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設(shè)施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設(shè)施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實(shí)物等，需要電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存。電子檔案可以直接采用本地存儲(chǔ)，但是紙質(zhì)檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲(chǔ)容量和信息安全水平能夠滿足當(dāng)前的管理要求，但是隨著交通運(yùn)輸事業(yè)的快速發(fā)展，這些硬件技術(shù)也需要不斷更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業(yè)的情報(bào)專業(yè)或檔案專業(yè)的技術(shù)人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進(jìn)行檔案管理，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能[3]。而交通運(yùn)輸部門很少針對(duì)檔案管理來制定專門的工作規(guī)范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實(shí)程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運(yùn)輸檔案管理工作的優(yōu)化途徑

可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的交通運(yùn)輸檔案管理工作存在不足，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定檔案管理工作的優(yōu)化途徑。

（一）加強(qiáng)電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)和數(shù)碼成像的不斷發(fā)展，大量的紙質(zhì)文件都可以轉(zhuǎn)化成電子化方式并進(jìn)行存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)管理方式也逐漸成熟。例如：對(duì)于目前沒有電子版本的紙質(zhì)檔案，可以進(jìn)行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對(duì)已經(jīng)歸檔的文件資料，設(shè)置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對(duì)當(dāng)前的檔案格式和內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網(wǎng)站

在加強(qiáng)電子檔案的管理的基礎(chǔ)上，將電子檔案進(jìn)行分類、歸檔、提取、整理，通過內(nèi)部OA平臺(tái)上傳進(jìn)行共享，讓檔案信息真正服務(wù)于交通管理工作。同時(shí)，在內(nèi)部OA平臺(tái)中，授予不同部門查閱、調(diào)用、修改的權(quán)限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運(yùn)輸檔案管理的工作效率。

同時(shí)，還要積極建設(shè)外聯(lián)網(wǎng)，建立交通運(yùn)輸檔案信息網(wǎng)站，為廣大用戶提供一個(gè)快速查詢交通運(yùn)輸檔案信息的平臺(tái)，使得用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制，查閱到權(quán)限內(nèi)最新的交通運(yùn)輸相關(guān)資料。另外，在網(wǎng)站中還可以增設(shè)咨詢服務(wù)的窗口，及時(shí)提供檔案管理的服務(wù)幫助。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的培訓(xùn)

對(duì)于當(dāng)前已經(jīng)從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過不斷學(xué)習(xí)檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術(shù)和新方法，幫助他們解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的新問題、創(chuàng)新工作方法、提高工作效率。對(duì)于剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，需要進(jìn)行入職前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)于一些具有檔案管理專業(yè)技能的人才，要通過入職培訓(xùn)，讓他們盡快了解交通運(yùn)輸檔案管理工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和要求，以便于迅速適應(yīng)工作，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規(guī)范

管理規(guī)范的建立，是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。目前，國(guó)家已經(jīng)對(duì)各類檔案的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護(hù)措施，制定出了各種技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求，這些規(guī)定已經(jīng)在政府正式公文管理中得到廣泛應(yīng)用。而交通運(yùn)輸檔案的管理，同樣也需要遵照國(guó)家的檔案管理要求，并針對(duì)交通運(yùn)輸檔案的特點(diǎn)，來制定針對(duì)性的規(guī)范和要求。例如：交通運(yùn)輸信息的形式具有多樣性，有可能同時(shí)具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺(tái)賬、加快電子檔案的同步化與核對(duì)工作。只有這樣，才能為交通運(yùn)輸管理提供規(guī)范、精確的信息資源，提升整個(gè)交通運(yùn)輸管理的水平。

（五）建立交通運(yùn)輸檔案管理的保障機(jī)制

交通運(yùn)輸檔案管理的保障機(jī)制包括責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制三個(gè)部分。首先，是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的責(zé)任機(jī)制。建立交通運(yùn)輸檔案管理的組織和領(lǐng)導(dǎo)層、明確管理責(zé)任、制定制度和管理規(guī)范、落實(shí)對(duì)檔案管理的資金和人員支持、提高交通運(yùn)輸部門的內(nèi)部職能。其次是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的考核機(jī)制。上部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)工作調(diào)研等方式，到各級(jí)交通運(yùn)輸檔案管理部門進(jìn)行管理抽檢，查看紙質(zhì)文檔的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護(hù)措施是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案室的硬件配套設(shè)施是否更新和完善、查看電子文檔的轉(zhuǎn)化率和情況，將這些檢查結(jié)果作為考核依據(jù)。最后是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的激勵(lì)機(jī)制。這一機(jī)制與考核機(jī)制密不可分。檢查結(jié)果將作為激勵(lì)措施的參考依據(jù)，管理者需要根據(jù)檢查結(jié)果和考核情況，對(duì)檔案管理工作成果突出的工作人員進(jìn)行嘉獎(jiǎng)、對(duì)檔案管理工作落實(shí)較好的基層交通運(yùn)輸管理單位進(jìn)行表彰，并且對(duì)情況不佳的單位提出針對(duì)性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實(shí)實(shí)施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進(jìn)度。

（六）挖掘交通運(yùn)輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經(jīng)歸檔的交通運(yùn)輸檔案一直是處于閑置狀態(tài)，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發(fā)揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費(fèi)。因此，需要挖掘交通運(yùn)輸檔案管理的利用率。對(duì)于長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)的交通運(yùn)輸檔案，可以將其移動(dòng)到后備檔案庫(kù)中，將頻繁調(diào)用的檔案放置到前端位置，以便調(diào)用。對(duì)于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設(shè)計(jì)收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時(shí)，標(biāo)注檔案之間的信息調(diào)用關(guān)系，節(jié)約存儲(chǔ)空間。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運(yùn)輸檔案信息進(jìn)行電子化和信息化處理，方便調(diào)用和查閱。

3 結(jié)語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前交通運(yùn)輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設(shè)施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強(qiáng)電子檔案的管理、建設(shè)檔案管理網(wǎng)站、加強(qiáng)對(duì)人員的檔案管理培訓(xùn)、制定檔案管理規(guī)范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關(guān)的責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理的效果，為交通運(yùn)輸管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜艷秋. 交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，13：6061.