緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇人事檔案信息化管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。

（三）信息化服務是傳統人事檔案管理體制機制的有益補充。傳統的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發展服務。

二、我國人事檔案信息化管理與服務的現況

（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。

（二）人事檔案正在由傳統的管理服務模式向信息化管理服務模式發展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發揮人事檔案開發與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。

三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題

（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。

（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應當今社會快節奏的人事工作和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。

（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。

四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考

（一）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養提高檔案管理工作人員自身的政治素養與業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。

篇（2）

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內容

1.1 人事檔案信息化管理重要性

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，高校人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，一般來說，高校對人員的考核調動等活動或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎，人事檔案管理對高校師資隊伍的建設和教學、科研項目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實現網絡信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉變發展成為只能自動化檢索和管理。網絡信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過網絡信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。

1.2 人事檔案信息化管理基本內容

一般來說，檔案實現信息化需要遵從一定的程序和內容規范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內容規范。首先，需要根據人事信息建立一個花名冊，以花名冊為基礎建立建立一個人事檔案的框架。以院系為單位，每個院系編制獨立的編號，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設置好的花名冊框架之下，逐個錄入人員信息，信息的內容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等。再次，設置好紙質檔案之后，開始實現信息化，將紙質檔案的分類并依此按順序錄入系統。最后，高校人事檔案實現信息化之后，對于后期的管理，包括職務和工資等項目的變動，打開系統查詢后進行修改登記即可。

2 當下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素

信息化管理意識落后，且開發成果不多，社會影響力低。傳統意識得不到改變，人事檔案管理的信息化進程就會放慢。在人們的傳統意識里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識到人事檔案潛在的巨大價值。另外高校領導層絕大多數處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網絡，多對網絡的認識不足，也導致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規模、實力、觀念意識等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發工作還處于一個較低的水平，開發成果少。

人事檔案內容信息量少，缺乏個性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對個人的“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。個人信息記錄不全面，多官方語言，不能客觀地反映個人的真實情況。

信息化程度不高，資源共享程度低。多數高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當前檔案管理人員的計算機知識和互聯網知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計算機知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，更談不上研究與開發，而先進的管理設備只是檔案管理達標和升級考核的擺設而已，沒有發揮其科學管理功能。

3 如何做好高校人事檔案信息化建設

（1） 提高人事檔案信息化管理的現代化意識。網絡信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進取。用全新的、開放的思維接受社會的發展和改變，將高效人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網絡信息技術為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網絡技術的特點，同樣具有一定的危險性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從3個方面進行改善。① 在人事檔案的管理和調閱時，明確保密級別和用戶權限。② 保證數據安全，建立安全機制，進行專門的安全保密設計。③ 電子檔案的保存客觀環境需謹慎，在檔案變動前后及時做好備份。

（3） 有步驟、分重點地推薦高校人事檔案信息化建設。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現檔案信息化需要有步驟、分重點地進行。首先，根據高校自身的特點和信息化實現程度，制訂與之相適應的具體分層分期實施方案。其次，確保網絡安全設施齊全后，搭建系統運行平臺，設置保密等級和用戶權限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數據資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。

（4） 加強高素質檔案管理人才的培養的途徑可以是高水平人才的引進，也可以是內部培訓，挖掘人才。① 對現有檔案管理人員進行培訓，選拔中青年、有潛力的管理人員進行培訓，切實提高其現代管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力。② 引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，包括有工作經驗的社會人才和相關專業高層次人才。③ 整合IT行業的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術支持和人才培養。

主要參考文獻

[1] 王宜奮. 信息化背景下的高校人事檔案管理缺陷與對策[J]. 吉林教育，2010（7）.

篇（3）

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2013）35-165-01

隨著社會的進步，現代企業管理機制的不斷完善和規范，人力資源管理作為企業管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業長遠發展的重要管理項目。加強企業人才隊伍管理，關鍵是要加強企業人事檔案管理。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的現實意義

長期以來，人事檔案工作總是隱居于各項工作背后，以“機密”對待，很少與外界建立聯系。在管理方面重紙質檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發，大大制約了檔案事業的發展。企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎，也是企業檔案信息資源的重要組成部分。21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。

二、人事檔案信息化管理的優勢

1、信息全面化

建立人事檔案管理系統，可以全面反映一個人各方面的情況。相對固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號、家庭住址和聯系電話等，并動態管理學歷、工作簡歷、職務任免、工資、職稱、獎懲、保險等情況，將歷次變動情況隨時在信息系統里反映。在錄入信息時把好“入門關”和“更新關”，把記載在案卷里的紙質人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。

2、查詢快速化

傳統的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號，然后根據編號到庫房中查找，既費時又費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計算機上輸入姓名、身份證號、檔案號等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無需翻開案卷逐頁查找。紙質檔案信息化，一方面能夠減少紙質案卷因調閱次數頻繁而造成的磨損，保護紙質檔案，達到長期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。

3、統計多樣化

統計分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統計的基本信息來源于人事檔案。按照傳統的工作方法完成一項統計工作，往往需要投入大量的人力、物力和時間，周期長，過程繁瑣，且準確性、時效性差。統計手段的落后直接影響了工作的成效。各種統計資料，用的時候出不來，出來的時候又用不上，制約了人力資源的開發。利用人事檔案管理系統的統計功能，能按照年齡、學歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個字段逐個或者綜合統計，自動生成各類報表，并可轉化成各類圖表，提供給各級領導和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。

三、檔案信息化管理的關鍵問題

1、原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2、真實性問題

電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中稍有失誤即會導致檔案信息失實，電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后不留痕跡。

3、完整性問題

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障：電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題

電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

四、加強檔案信息化管理的方法

1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2、依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只靠掌握傳統檔案管理技能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓。培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有擁有相應素質的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3、建設人事檔案管理系統是信息化的重點

篇（4）

人事檔案管理是將企業所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業水平較高的人員從事相關管理工作。為了保證工作的效率和準確性，通常采用信息化管理，而傳統的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發展，人們已經步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯網進行連接。作為企業管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現各種各樣的困難和挑戰，但企業人事檔案管理者應該采取積極的應對措施，以促進企業人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業人事檔案信息化管理的重要意義

企業人事檔案信息化管理對于企業人事管理行業來說至關重要。它不僅是時展的必然趨勢，符合時展的潮流，也是企業人事檔案管理的一個創造性的飛躍，對企業、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質量和效率，它主要是減少了傳統人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內容也發生了相應的變化。人事檔案信息化管理的重復使用率較高，傳統的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯網進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業率，實現企業的個性化和多元化發展。人事制度對于企業管理來說也是至關重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業人事檔案管理行業帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發展、進步和完善。

2 企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內容繁瑣，經常存在或多或少的誤差，這嚴重制約了企業人事檔案管理的發展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業人事檔案的流轉和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統的檔案管理使得人才的流失嚴重，不利于企業對于人才的配置，對于企業來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。

2.2 管理人員的業務水平不足

管理人員的業務水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統的人事檔案管理者的業務水平都是由傳統管理培訓所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領域。由于信息技術水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰。管理人員是企業人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠實行。

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設備作為支撐。信息化設備主要包括軟件設備和硬件設施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎。但是，企業大多缺乏管理軟件和平臺，設施設備不足，不能滿足現代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設備是實現人事檔案信息化管理的物質基礎，缺乏了物質條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。

2.4 人事管理與計算機操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統的管理紙質版檔案的方法，它主要以網絡為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網絡數據庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統的人事管理技術和工作內容與信息化管理相差甚遠，且利用計算機進行操作以實現轉變的難度系數較大，需要相當長的時間來實現。由于技術層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴峻。

2.5 缺乏規范

處于信息化時代，很多企業已經認識到了轉變人事檔案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業仍存在諸多問題。企業管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應的標準和規范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準性等都存在問題，嚴重阻礙了企業的信息化建設。

3 應對企業人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強管理人員的技術水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術水平和業務管理水平，另外，還應該熟悉國家規定和相關法律。只有這樣，才能達到較高的管理水平。對于只接受過傳統管理培訓的老員工來說，應該注重他們業務水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術的培訓，以使他們熟練掌握并操作現代化設備。此外，還應提高管理人員的素質，培養他們的責任意識和大局意識，以提高工作效率。

3.2 完善設施設備

現代化設施設備是實現人事檔案管理信息化的先驅。對于一些落后的管理軟件和平臺，應視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現代化設備，企業應該加大資金的投入，購入相應的硬件和軟件設備，為人事檔案信息化管理提供物質基礎，并滿足人事檔案管理信息化的相關需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業從傳統管理向信息化管理過渡的過程中，應該根據企業自身的發展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應該根據企業制定的規范嚴格執行，以確保人事檔案信息的及時性、準確性。

3.4 規范管理技術標準和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術標準為基點，進一步規范管理技術標準，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應根據相關標準嚴格落實，以確保管理工作的順利實施。

4 總結

社會的現代化程度愈高，信息化的發展程度也就愈高，目前，我國各個領域的發展都離不開信息技術，信息技術一方面提高了工作效率、節省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統的行業，因此，在向信息化、現代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰。但挑戰是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現跨越。

參考文獻

篇（5）

在現代社會中，隨著高科技現代化的發展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫院人事檔案作為醫院人事資料庫，是醫院檢核醫護人員信息，考察醫護人員工作狀態和工作能力的重要依據，也是醫院加強人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據。實現醫院人事檔案信息化管理是跟隨現代化經濟和科技發展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫院醫療改革制度的必然要求，更是廣大現代社會民眾對醫院服務的必然期許。

1 當前醫院人事檔案信息化管理開展過程中出現的問題

在實施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發展建設的因素主要來自以下三個方面。

1.1 信息量冗雜

醫護人員就業前背景調查檔案，工作履歷檔案，人事調配檔案，重大醫療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時，還極易在工作交接中造成信息丟失，導致信息不完整、信息不準確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時間浪費，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費，工作人員和醫護人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時會有撕破現象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動力浪費，還會造成紙張浪費。最后是勞動力浪費，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎上重置一份，是一項很大的工作量，造成工作人員勞動力的浪費。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時間都花費在查找和翻閱中。長期以來，很容易讓工作人員產生懈怠情緒和懶散態度。此外，很多管理人員和工作人員對檔案管理認識度不夠，很多工作人員沒有意識到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫護人員和領導需要查閱資料時能夠翻閱出來，并保證資料的完整性就過關了，這種認識直接導致醫院人事檔案管理工作發展緩慢，跟現代化社會要求嚴重脫節。

1.3 檔案管理機制不健全

檔案管理機制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動，工作人員工作流程不細致，工作人員工作不規范，針對檔案管理工作人員獎懲制度不健全等四方面內容。管理人員工作量大，工作內容不容易具體劃分區域，工作流程單一以及領導對檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機制不健全和工作人員實施過程敷衍等現象。

2 醫院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網絡化轉變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術素質和服務素質提供了可能性。

2.2 有利于保護人事紙質檔案

人事紙質原發檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機批下專欄專門放置醫護人員原發資料。在需要查閱原發資料時首先查閱計算機記錄原發資料，在出現疑問和不確定的情況下再翻閱紙質原發檔案資料，降低紙質檔案翻閱次數，可在一定程度上保護原發紙質檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設

檔案管理建設主要包括人力建設、制度建設、設施建設三方面內容。人事檔案信息化大量引進計算機設施，在一定程度上跟進了社會設施發展程度；對于人力建設，又分為人力資源分配建設和人力綜合素質建設兩方面內容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術保障；制度建設分為獎懲制度、工作流程制度、行為規范制度三種。隨著工作人員工作內容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細很多，根據不同的工作任務和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標準，防治工作人員工作效率低、工作任務不明現象發生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴大了信息搜索實現內涵，實現了信息分析強化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強度，增加了工作人員的技術競爭力，加強了工作本身的挑戰度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫院人才的管理和利用

當前醫院人才的流動量大，通過醫院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調動人才工作積極性，推動醫院業務技術的快速發展。

3 醫院人事檔案信息化管理工作具體實施策略

3.1 吸取新時期計算機應用人才

在新時期招收檔案管理工作人員時，將計算機應用技術作為衡量錄用人才標準之一。此方式不僅可逐步收納新世紀計算機應用人才，進而提升檔案管理人員計算機應用整體素質，還間接為醫院收納了計算機應用導師，尋找到了針對檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，幫助醫院對現任管理人員做計算機應用培訓。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實行互相課堂培訓，前輩教導后背檔案管理要點，后輩教導前輩常見計算機應用方式。

3.2 計算機整理檔案信息

醫院派出一批專業人員通過使用計算機技術對檔案信息進行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對其進行保密設施建立，加強信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統，人員查閱保障系統等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領導和管理人員對檔案管理認識

在增加工作人員技術素質的同時，還應提高領導和管理人員對檔案的管理認識。檔案管理認識包括制度認識、保密認識、效能認識、和其他管理制度的聯系認識等。對檔案管理的認識度決定其發展方向和發展目標，正確的檔案管理認識是加強檔案管理建設的基礎，也是提升管理人員綜合素質需要。

4 結束語

總的來說，信息化管理的實施能夠確保人事檔案資源得到充分應用，同時也能夠有效提升醫護人員的工作效率，對于醫院的發展具有關鍵的推動意義，是未來醫院人事檔案管理的重要開展方向。

參考文獻

篇（6）

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

原標題：高校人事檔案信息化管理的問題與對策分析

收錄日期：2013年2月27日

高校人事檔案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設的重要組成部分。重視和推進高校人事檔案信息化建設，是為高校的改革與發展提供及時、準確、高效的信息依據，為積極推動高校各項事業的順利開展提供有效保證，充分發揮高校管理、科研、人力資源等各方面的優勢，應用計算機等現代辦公手段對人事檔案實施信息化網絡化管理，提高人事檔案管理工作的效率，充分發揮人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發展的必然要求，科學有效地做好人事檔案信息化管理，對學校改革和人事管理都將起到積極的促進作用。

一、高校人事檔案信息化過程中的問題

1、缺乏人事檔案管理信息化建設意識。實現高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到高校領導班子和相關部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設的發展狀況來看，由于高校對人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發展的速度，使之與高等教育的現代化發展無法適應，使人事檔案在高校管理與改革中無法發揮其積極作用。

2、缺乏完善的法規體系和業務規范指導體系。人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。

3、缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍。人才是高校檔案信息化建設的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。

二、高校人事檔案信息化管理對策建議

1、充分認識人事檔案信息化建設的重要性。隨著高等學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的引導下積極穩妥地推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。

2、建立完善的規章制度和業務規范指導體系。人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，所以無法照搬傳統手工管理階段的制度，必須結合各校信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規范化發展。特別是人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。

3、提高檔案信息利用率，實現信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計算機和現代信息技術有機結合，將人事檔案管理的重心從紙質檔案實體管理逐步轉移到檔案信息資源建設、利用和管理上來，從被動管理轉變為主動管理。其基本目標就是利用電子計算機和信息網絡技術，對教職工檔案信息進行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時高效的服務。這個目標要求我們充分利用信息化的機遇，迅速搭建信息化的平臺，使高校的人才資源得到更科學的利用和開發，進一步提高檔案信息利用率，實現信息資源共享。

4、提升檔案管理人員業務素質。在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要不斷學習新知識、新技術、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。

人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項復雜的系統工程，學校只有不斷創新、加強管理才能更好地發揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發展和完善。要因校制宜，用信息建設思想總攬全局，實現人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設與高校信息化同步發展，為高校的教學科研服務。

篇（7）

在高校的整體管理環節中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發展及規模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應用的發展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠將大部分煩瑣的工作交給計算機去處理，實現信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務是為實現高校的整體戰略目標提供合適可用的人才，為學院的發展選拔賢能創造一個良好的工作環境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創造性地開展工作。

一、高校人事檔案信息化管理的含義

高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業持續健康快速發展。

信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠實現人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統一、集中、規范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現代化、專業化的管理系統。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調整、依據信息出具個人的基本檔案等服務;為學院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務。

二、高校人事檔案信息化管理的基礎及要求

高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務員檔案管理的基礎上，在領導的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發展。

針對目前高校人事檔案數量大、內容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現高校人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理信息化

目前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分;將原有的紙質型檔案實現電子型檔案的轉化，把人事檔案更多相關信息輸入到計算機中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合，從而解決當前人事檔案中存在的現實難題。

2.人事檔案管理信息網絡化

整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統軟件支持，快捷方便地實現查詢、篩選和統計功能，以達到共享整合信息資源的目的。

人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規定的前提下，更好地利用網絡的優勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側重地加強專業人員的培訓，使其成為既精通檔案業務，又能熟練運用相應軟件的優秀人才，進一步樹立創新觀念，不斷開拓創新，加速數字檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

三、加強高校人事檔案信息化管理的對策

高校人事檔案信息化管理是組織系統信息化工作的重要組成部分，應按照統籌規劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統，更好地為高校人事檔案管理工作服務。

1.完善平臺，實現資源共享

應將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結合，充分發揮現代信息技術在人事檔案管理方面的優勢。加強網絡建設，充分發揮網絡優勢，構建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現網絡化管理;對領導和相關處室進行授權開放、資源共享，實現信息服務的良性循環。充分利用現有資源推進人事管理信息化、網絡化的進程。注重完善硬件設施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規范化。

2.安全固本，加強人事檔案信息化建設

高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不連外網，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。

篇（8）

隨著國家《檔案法》實施和醫院管理科學化、規范化的進程和需要,各級醫院對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來,盡快提高工作質量,其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。

只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。

1 醫院人事檔案信息化建設的優點

(1)傳統的醫院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節省時間,提高工作效益,對數據查詢又快又準。

(2)利用計算機管理醫院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

(3)利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2 醫院人事檔案信息數據化

人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統,利用計算機管理醫院人事檔案。可以實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式,由磁介質交換轉變為網上傳輸,逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據,運用信息維護系統,將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據,確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數據庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等,改變了過去傳統的手工和理,向信息現代化管理方式轉變,大大的提高了醫院人事檔案利用工作的效率和質量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫療事業管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,以進行企業檔案信息資源的開發工作,提高檔案的現代化管理水平。加強醫院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現代化管理水平管理,是我國社會主義現代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業發展的必由之路。

3 健全與完善醫院人事檔案信息管理系統

信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門也要積極創造條件,利用檔案信息資源,為醫院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:

(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統,必需選用一套科學的、合理的軟件系統。

現在研究系統開發的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統,才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強化領導的現代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件,保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。

(3)加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才,熟悉醫院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養,要努力學理論、學業務、學技術,以適應醫院建設和發展的需要。

(4)重視人事檔案信息系統的維護。

人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到:

篇（9）

隨著國家《檔案法》實施和醫院管理科學化、規范化的進程和需要,各級醫院對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來,盡快提高工作質量,其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。

只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。

1 醫院人事檔案信息化建設的優點

(1)傳統的醫院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節省時間,提高工作效益,對數據查詢又快又準。

(2)利用計算機管理醫院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

(3)利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2 醫院人事檔案信息數據化

人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統,利用計算機管理醫院人事檔案。可以實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式,由磁介質交換轉變為網上傳輸,逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據,運用信息維護系統,將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據,確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數據庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等,改變了過去傳統的手工和理,向信息現代化管理方式轉變,大大的提高了醫院人事檔案利用工作的效率和質量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫療事業管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,以進行企業檔案信息資源的開發工作,提高檔案的現代化管理水平。加強醫院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現代化管理水平管理,是我國社會主義現代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業發展的必由之路。

3 健全與完善醫院人事檔案信息管理系統

信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門也要積極創造條件,利用檔案信息資源,為醫院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:

(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統,必需選用一套科學的、合理的軟件系統。

現在研究系統開發的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統,才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強化領導的現代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件,保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。

(3)加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才,熟悉醫院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養,要努力學理論、學業務、學技術,以適應醫院建設和發展的需要。

(4)重視人事檔案信息系統的維護。

人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到:

篇（10）

人事檔案是對個人經歷、出生、學歷、職稱、工資、考試及工作表現等諸多情況進行的記錄，是國家、組織、企事業單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進行保存，與每一職工的切身利益息息相關，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時也是開展各項工作的基礎，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實現對干部的識別和選拔，有利用加強干部隊伍建設。近年來，隨著社會和經濟的發展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統的人事檔案管理模式已越來越無法適應當前人事檔案發展的需要，所以加強人事檔案管理信息化建設具有十分重要的意義。

(二)有利于工作效率的提高

在傳統人事檔案管理工作中，其保存介質以紙質材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實現后，通過計算機來對每個人的信息進行管理，錄入電腦的信息進行可以反復的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計算機來對人事檔案進行管理，可以直接利用計算來實現對信息的分類、提取、分析和加工。同時數字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。

(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢

在檔案行業發展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢和方向。通過對信息化技術的應用，從而確保人事檔案的信息更加準確、詳盡，可以更方便的實現對各類信息的編輯和管理，給存儲和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實現，有利于人事檔案管理工作效率及服務質量的提升。

二、人事檔案管理的信息化建設的策略

(一)加強對人事檔案管理的信息化意識

長期以來人事檔案工作都具有較強的封閉性，在信息化技術快速發展下，應加快檔案人員思想觀念的轉變，強化檔案管理的信息化意識，從而加快推動人事檔案信息化管理的實現。利用計算機來實現對人事檔案信息進行收集、整理、存儲和利用，確保檔案信息共享的實現。在人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為檔案信息化建設的重點內容，通過檔案信息化，可以更好的實現檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優質的服務。通過建設全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當前人們對檔案的服務性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內容也進一步擴展，實現了無紙化閱檔。

(二)增強人事檔案信息化管理的安全保密工作

信息技術為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運用好計算機的加密功能，對通過數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。認真搞好電子檔案的備份與維護工作，及時更新。要確保個人信息的真實、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術保障。切實加強檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點，在設計管理信息系統時，要充分考慮其安全性與保密性。

(三)重視人事檔案管理信息化人才培養

隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業的學習，注重業務能力的培養，不斷拓寬自己的知識面，加強計算機及人事檔案管理軟件的學習，定期舉辦各類崗位培訓班，邀請專家、學者講學座談，及時了解現代科學和檔案學領域發展的新成果、新動態，更新檔案人員的知識結構，提高檔案工作人員的工作技能，促進檔案人員服務意識的增強。掌握現代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的雙重型人才。用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。

(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部門負責人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結合國家相關規定和單位經營特點，制定出符合單位發展的檔案管理規章制度;其次，以崗位責任制確定檔案信息化管理工作的權責，一旦發現檔案信息出現失真，難以發揮其作用的時候，應該積極去實現問責，責任落實到人，保證相關規章制度切實的執行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實檔案管理工作，保證其符合人化的實際情況。

篇（11）

在很長時期，我國企、事業單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計劃經濟時期”的管理模式。所有從業人員均為“單位人”，由詳細記錄每個人從業情況構成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實行一人一檔制度，人員流動以檔案流動先行；檔案決定從業人員的可流動性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經濟轉型前期”的管理模式。針對民營企業、外資企業的出現，從業人員的流動性增加，出現了“臨時工”人事檔案，只記錄個人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經濟轉型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時期有不同的管理模式，起到了相應的管理作用，但隨著我國改革開放的深入發展，更需要適應于經濟發展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

現代醫學技術的發展突飛猛進，與之相對應的醫院內涵建設得到了無限延伸與發展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內體現出價值，不能直接為醫院帶來經濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫院的普遍現象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫院建設所利用，對醫院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出，主要表現為以下幾點：

（一）檔案的規章制度不夠完善

醫院人事檔案管理制度不健全，是各大醫院普遍存在的現象。在醫院檔案信息化建設的過程中發現“有檔無人，有人無檔”的現象比比皆是。而且，由于醫院檔案管理模式過分的強調保密性原則，人事檔案的查詢、調遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔。即使配備計算機，但一般僅用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現失散的可能。

（三）資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫院每年都有晉升專業技術職稱、學歷繼續教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫院多個部門，材料時間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時，不夠全面，從而導致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會利用效率低

醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學習經歷、工作經歷和職稱等相關信息，是人事部門決定聘用、職稱評審及人員調動的重要依據。加強醫院人事檔案信息化管理建設，有利于迅速查閱員工相關信息，為醫院制定合理人才規劃，實施績效管理和組織員工培訓等提供科學依據，最大限度的實現人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫院人事檔案數量多，信息量大，通過引進專門的醫院人事檔案管理軟件，建立完善的數據庫，不僅有利于醫院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數據庫對信息進行交叉查詢、統計和分析，節省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大，查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲存更全面、及時

快速建立醫院人事檔案信息資源數據庫，除了要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長期有效的信息化系統的管理制度

要保障人事檔案信息化系統運行的安全、規范，必須在人事檔案原有的規章制度上建立信息系統的規章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展。可制定信息系統科學的用戶權限使用制度，系統的維護要經常和定期的對系統進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數據庫，做到有備無患。

（二）強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識

單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統的數據，從而使得人事檔案信息系統能及時主動地為醫院的人事、科研、教學等各項工作服務。