緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇紙質(zhì)檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

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隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，90%以上的文件產(chǎn)生方式均為電子化，電子檔案的產(chǎn)生也變得更為普遍化。紙質(zhì)文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進行利用，紙質(zhì)文件和電子文件是一對一存在的，想要實現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件可以通過以下2種方式來完成：（1）由計算機生成調(diào)子文件，然后通過打印形成紙質(zhì)文件；（2）將紙質(zhì)文件通過掃描手段之后再進行數(shù)字化處理，從而形成電子版本。1.1對電子檔案認(rèn)識不夠充分，收集不夠完整電子文件相對于紙質(zhì)文件而言是一項新生的事物，人們對于電子文件的功能和作用沒有得到充分的認(rèn)識，尤其是先前比較熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理者，沒有及時準(zhǔn)變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質(zhì)文件的管理上，對于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現(xiàn)。舉例來說，各個檔案形成部門從計算機形成電子文件，在歸檔時將電子文件打印成紙質(zhì)文件之后移交給檔案管理部門。但是，當(dāng)檔案部門歸檔之后，需要對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理，掃描之后將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財力等資源的浪費，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過程中存在一定風(fēng)險電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達結(jié)構(gòu)和表達性能，而且也把安全性方面會出現(xiàn)的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來方便的同時，還帶來了安全信息泄露的風(fēng)險。

2.紙質(zhì)檔案、電子檔案的基本特點

2.1紙質(zhì)檔案的基本特點（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案原始記錄性的特點，此種方式不僅僅體現(xiàn)在存儲介質(zhì)的原始真實性方面，而且還體現(xiàn)在原始依附性上面。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實踐研究證明，紙張能夠長期保存好檔案文獻。紙質(zhì)具有很強的耐久性，在一定條件下發(fā)生水解反應(yīng)時，不難發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案能夠延長到上百年左右或者上千年的時間；（3）原始憑證性。從發(fā)展過程中來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化過來的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點（1）豐富性。電子檔案信息存儲具有豐富性特點，電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點使得電子檔案信息的存儲量變得越來越豐富，相比起紙質(zhì)媒體而言，存儲的信息不僅僅能夠簡化各種信息檔案管理環(huán)節(jié)，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動形象性。隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過視頻和數(shù)字代碼等形式來存儲信息的原來形態(tài)，不僅僅能夠反映出信息的動態(tài)化，而且能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一性；（3）準(zhǔn)確性。由于電子計算機具有高效率的信息處理功能，通過記錄代碼或者數(shù)組等形式，對信息進行存儲或者編輯處理，從計算機逐漸轉(zhuǎn)換成可聽或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開發(fā)工作中的各種處理能力；（4）共享性。網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)的發(fā)展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以隨時更換檔案信息內(nèi)容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時擺脫空間和時間的制約，在不同的時間以及不同的地點進行共享成為可能，讓人們能夠從第一時間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實踐，廣泛提高工作效率，降低工作強度。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案的主要缺點

紙質(zhì)檔案的主要缺點表現(xiàn)在：（1）同一實踐和同一地點只允許一個人使用，而不能夠?qū)⑿畔①Y源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來很大不便，管理手段相對而言比較落后。電子檔案的主要缺點表現(xiàn)在：（1）電子文件可以被修復(fù)，可以被復(fù)制，但是修復(fù)之后不會留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導(dǎo)致電子檔案不能夠被之間進行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對于環(huán)境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲介質(zhì)壽命比不上紙質(zhì)檔案。

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一、引言

底圖是工程項目檔案的重要組成部分。工程項目底圖的一個特點是為施工現(xiàn)場服務(wù)，即使是在科技發(fā)達的美國，它在現(xiàn)場服務(wù)時也以紙質(zhì)圖紙為主，以國內(nèi)目前的條件，還不可能拎著一臺筆記本電腦，帶著一張光盤在現(xiàn)場解決各種問題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質(zhì)底圖是藍圖的母版，是工程項目建設(shè)過程中不可缺少的依據(jù)。在工程項目建設(shè)過程中需要反復(fù)添曬圖紙，離開了設(shè)計底圖，工程項目建設(shè)就失去了方向。因此它的一個重要特點是利用的頻繁性，同一份底圖反復(fù)要曬幾十份，甚至上百份的藍圖，為工程項目建設(shè)服務(wù)。此外，工程竣工驗收、質(zhì)量評定、設(shè)計參考咨詢、建筑物裝修和改擴建等都需要大量地調(diào)閱和復(fù)用底圖檔案。底圖檔案的另一個重要特點是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴(yán)重，其利用也就無從談起，也將給施工和科研帶來無法彌補的損失。因此，加強紙質(zhì)底圖檔案管理，顯得十分重要。

二、底圖檔案的管理

加強紙質(zhì)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。其重要環(huán)節(jié)：一歸檔驗收；二臺帳登記；三底圖修改；四分類排放；五現(xiàn)場利用；六底圖鑒定；七保管和保護。

（一）、歸檔驗收

由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。底圖歸檔驗收，一查底圖質(zhì)量。重點查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，沒有好的底圖質(zhì)量，也就談不上高質(zhì)量的藍圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三查文件號是否與工程名稱一致。項目文件號是每張圖紙的身份證號，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計中起到關(guān)鍵作用。若多份底圖共用一個編號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗收時，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

（二）、臺帳登記

臺帳登記是檔案查詢利用的信息平臺。隨著公司發(fā)展壯大，每年都有上百個工程項目同時運行。底圖年歸檔數(shù)千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質(zhì)臺帳，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，雙方互簽字確認(rèn)，作為歸檔驗收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統(tǒng)》中詳細著錄歸檔日期、項目文件號、題名等三十多項信息內(nèi)容。《系統(tǒng)》能夠?qū)@些信息進行單項或多項組合查詢、統(tǒng)計，提高了底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。

（三）、底圖修改

由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時可能修改。底圖修改院采用版次遞進的方式管理。因此，在底圖檔案中就會出現(xiàn)同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設(shè)計文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會給工期帶來影響。

（四）、分類排放

對底圖實體進行科學(xué)分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目通常有基礎(chǔ)設(shè)計、詳細設(shè)計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長。一個全廠性的大的工程項目就有幾十個，甚至上百個單元，文表有六、七萬頁，圖紙兩、三萬張，圖紙量大且利用頻繁。現(xiàn)階段公司的底圖編號是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業(yè)及目錄級別等信息。為了保存一個工程項目底圖的連續(xù)性和完整性，在項目運行中，底圖處于動態(tài)管理。已經(jīng)完成的項目，檔案實體與計算機排序同步。即按年代―項目―階段―單元―專業(yè)―圖號進行分類排序上架，并在柜架上寫明工程名稱、單元、專業(yè)、圖號等信息。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元抽圖時，只需點擊鼠標(biāo)，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）、現(xiàn)場利用

歸檔后的底圖，不能直接用于現(xiàn)場，需曬制成藍圖，并加蓋單位資質(zhì)章，發(fā)圖章等才能為施工現(xiàn)場服務(wù)。底圖請曬，有嚴(yán)格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫圖號及曬藍圖份數(shù)，項目經(jīng)理簽發(fā)。底圖人員根據(jù)委托內(nèi)容，調(diào)配齊底圖，送交出版室，出版人員當(dāng)面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。

（六）、底圖鑒定

底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。對底圖檔案進行鑒定，就是確定底圖檔案科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實的價值，決定檔案的存毀，對提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、緩解庫房及設(shè)備的緊張狀況，充分發(fā)揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門制定了檔案鑒定和銷毀制度。對已制成電子檔案且破損嚴(yán)重的底圖；裝置報廢，年份較長且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺帳中做好標(biāo)識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認(rèn)作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。

（七）保管和保護

底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責(zé)任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長期的保管和再次利用。

三、數(shù)字化管理

底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財力浪費。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對其進行數(shù)字化管理。當(dāng)前已實現(xiàn)電子簽名的項目，紙版底圖、PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。對近期沒有實行電子簽名的設(shè)計文件，做到即存即掃。在條件具備時，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質(zhì)備份。電子化文件作為紙質(zhì)檔案的備份進行保存，一是紙質(zhì)檔案多一層保險；二是實現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化。通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地遠程利用，也可以滿足多人同時使用。為需求者提供方便、快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時也減少了紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護了紙質(zhì)檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對已制成電子檔案且破損嚴(yán)重、年份稍長利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍圖不再存檔，大大緩解庫房存放壓力，現(xiàn)有庫房資源能得到高效利用。

檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護好檔案。電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性相對于紙質(zhì)文件，都有其獨自的特點[2]。電子文件數(shù)據(jù)保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務(wù)途徑等優(yōu)點，但受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點。其次，電子工程圖紙在電腦上可以任意修改、復(fù)制，或存儲在其他載體上，雖然能采取一些技術(shù)手段，如數(shù)字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實性與原始性[1]。紙質(zhì)檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優(yōu)勢。其唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強紙質(zhì)底圖檔案管理，還是一項長期的任務(wù)。

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1 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質(zhì)檢各崗位按工序運作，每天完成的電子檔案數(shù)據(jù)必須當(dāng)天上傳中心數(shù)據(jù)庫。定期到辦文點收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調(diào)檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。

上傳數(shù)據(jù)后，各辦文點終端便能查到電子文檔。

2 產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管依據(jù)

1、紙質(zhì)檔案在傳統(tǒng)管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達上千年，而電子檔案在上傳過程中有數(shù)據(jù)掉失和數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)象，辦文網(wǎng)絡(luò)在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個時期的調(diào)控政策，各階段房地產(chǎn)辦文方法的改變，準(zhǔn)成本、全成本、商品房等不同性質(zhì)內(nèi)容呈檔案復(fù)雜性。3、程序升級、模塊合并、倒入數(shù)據(jù)時字段沖突。4、數(shù)字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識。5、產(chǎn)權(quán)證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標(biāo)定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質(zhì)的多樣性、大宗土地連續(xù)分宗不斷補交地價的過程必須借助檔案理清脈絡(luò)。7各級行政簽署是文件生效的標(biāo)志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。地震、電力破壞等自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案有不可替代的作用。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相互監(jiān)督、相互補充保證其真實性、完整性；產(chǎn)權(quán)檔案存放的專業(yè)性，規(guī)律性、連續(xù)性在撇開電腦管理下具獨立索引。

3 建立綜合性檔案庫房

建立綜合庫房的必要性：房產(chǎn)已經(jīng)不只是局限于居住，升值空間是投資熱點風(fēng)向標(biāo)。隨著城市配套和文化積累營造吸納優(yōu)勢推進城市化進程等因素，一段時期內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案仍然呈較快的上升趨勢。一套房產(chǎn)有高達10次更替業(yè)主，轉(zhuǎn)讓五、六次為數(shù)不菲。不斷的流通套現(xiàn)檔案增量難于預(yù)計。各房產(chǎn)繕證辦公點的專業(yè)庫房存在局限性，形勢發(fā)展變化所需庫容遠遠超出預(yù)留空間，租用非專業(yè)性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時有被動續(xù)約牽制。同區(qū)的檔案分送異地多個保管點易出差錯。持可持續(xù)觀點在各繕證點車程約60分鐘左右位置建設(shè)綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內(nèi)網(wǎng)均可查閱檔案影像內(nèi)容，3~5%原始檔案調(diào)查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區(qū)域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規(guī)模，超前設(shè)計幾十年空間承受能力打下強力后衛(wèi)基礎(chǔ)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，結(jié)束多點各自形成的習(xí)慣做法；掃描場所得到寬暢、統(tǒng)一環(huán)境，有利人員靈活調(diào)用；建立綜合查詢窗口，倍數(shù)提高接待能力和提升服務(wù)形象；假如擴市試想我們是否從權(quán)周全檔案庫房儲備用地。

4 產(chǎn)權(quán)檔案精簡與銷毀制度

制定房產(chǎn)檔案保管期限制度是商品房誕生前的規(guī)定，房產(chǎn)從建國之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發(fā)展起來，漸漸成為資本市場載體。國情的發(fā)展變化就產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)的情況進行討論，探討制定適用制度與細化規(guī)定對傳統(tǒng)檔案管理作一些補充使之完善，用發(fā)展的態(tài)度為今后實際操作延伸理論依據(jù)：

1、二級轉(zhuǎn)移與三級轉(zhuǎn)移檔案。三級權(quán)利人法律權(quán)屬已確立，辦文終端可調(diào)閱二級已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統(tǒng)中打印出二級權(quán)利人相關(guān)信息，保留身份證復(fù)印件，附在三級轉(zhuǎn)移上面體現(xiàn)連續(xù)關(guān)系。無須保管二次轉(zhuǎn)移有厚度的紙質(zhì)檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當(dāng)前此檔案占據(jù)著大量儲存空間。

2、權(quán)利人已去逝房產(chǎn)被繼承。八十年代初發(fā)房產(chǎn)證至現(xiàn)在快近四十年了，繼承房產(chǎn)周期逐步顯現(xiàn)出來。日常管理應(yīng)作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產(chǎn)的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。

3、舊城改造，賠償完成。整個地上附著物發(fā)生根本變化，賠償所得的房產(chǎn)與原房產(chǎn)座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發(fā)生變化，電子數(shù)據(jù)改造前后相互獨立無鏈接關(guān)系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標(biāo)簽明確改造前后關(guān)系，歸舊改類以座落、年限封存。

4、已轉(zhuǎn)讓多次的房產(chǎn)。轉(zhuǎn)讓次數(shù)達五、六次的檔案為數(shù)不少，依類推進行整理。程序上增加打印產(chǎn)權(quán)多次轉(zhuǎn)讓的功能。檔案精簡出后歸轉(zhuǎn)讓類集合，按宗地號、宗地支號封存。

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基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠為相關(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展與建設(shè)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。

但從實踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因為檔案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說，在檔案內(nèi)容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。

三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補

（一）及時做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質(zhì)檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實有效。

明確這一認(rèn)識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對紙質(zhì)檔案進行科學(xué)的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)

與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對電子檔案進行更新。

此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。

這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設(shè)優(yōu)秀的管理隊伍。

（三）加強監(jiān)督與核查工作

最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進一步加強監(jiān)督與核查工作。

一方面，管理者應(yīng)該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實性。

篇（5）

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

篇（6）

在改革開放和經(jīng)濟社會全面發(fā)展的新形勢下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因為它有其不可替代的優(yōu)勢。

1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對于紙質(zhì)檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。

2、電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。

3、相對于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長了紙質(zhì)檔案的壽命。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢

1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強調(diào)，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認(rèn)；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計算機更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。

2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點更是電子檔案所不具備的。

3、目前，各國仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。

三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險

信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險”。

1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。

2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚ⅰＴ陔娮迎h(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點上。這樣，一部分責(zé)任就會由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個節(jié)點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無法彌補。

3、因為檔案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬Κ毩⒌姆栿w系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節(jié)點上，其風(fēng)險便由異時性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r態(tài)。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存

國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

參考文獻：

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不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應(yīng)用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質(zhì)檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務(wù)，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時代的變化，積極地應(yīng)對檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，運用人錄入的方式進行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進行統(tǒng)一的組合，維護檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺。現(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質(zhì)檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質(zhì)文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質(zhì)檔案進行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現(xiàn)對電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質(zhì)檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

3 加快檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)變革

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0 引言

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點分析

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動形象性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案

管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學(xué)的管理。同時，面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎(chǔ)知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進行保護管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護設(shè)備、防護設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點應(yīng)進行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻

篇（9）

一、引言

在科技這一因素的進步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進入信息化時代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計算機的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

1.實現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據(jù)梁總檔案實際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢互補管理。信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

四、結(jié)語

信息化時代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報，2004.

篇（10）

（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

篇（11）

中圖分類號：C93文獻標(biāo)識碼： A

一、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢

1、管理效率提升

電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存和傳遞方式有天然限制，易分散，不便集中統(tǒng)一管理。電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時的活動真實地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢，大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國各地的范圍內(nèi)進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，極大地提高了管理效率。

2、存儲空間的壓縮

紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時地服務(wù)于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個中等規(guī)模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。

3、資源共享的實現(xiàn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠椯Y料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實現(xiàn)到無限多。

二、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導(dǎo)現(xiàn)實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1、載體壽命有待驗證

紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。

2、環(huán)境的要求嚴(yán)格

電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計算機系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。

3、安全保護困難

紙質(zhì)檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴散字跡、進行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機狀態(tài)時，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4、原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案的互補與管理方法總結(jié)

1、做好傳統(tǒng)檔案與信息檔案的轉(zhuǎn)化工作

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉(zhuǎn)化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質(zhì)檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉(zhuǎn)化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

2、培養(yǎng)全面的檔案管理人才

傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發(fā)展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業(yè)的全面型的檔案管理人才。現(xiàn)階段，我國檔案相關(guān)工作人員想要適應(yīng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展，就必須積極的學(xué)習(xí)新的知識結(jié)構(gòu)，引進學(xué)習(xí)消化新的信息技術(shù)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關(guān)存儲設(shè)備的使用，具備全面的管理水平，擔(dān)負起將傳統(tǒng)檔案與電子檔案完美結(jié)合的重任。

3、對電子檔案運行過程科學(xué)控制

電子檔案的運行都是通過電子技術(shù)、計算機設(shè)備來實現(xiàn)的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復(fù)制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關(guān)工作人員的安全意識，加大所有相關(guān)計算機設(shè)備的安全管理力度，設(shè)立一套對電子檔案運行全過程的記錄監(jiān)管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉(zhuǎn)換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩(wěn)定與正常運行。

4、現(xiàn)代檔案實行雙套制

想要達到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統(tǒng)檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間是可以互相轉(zhuǎn)換的，所以我們必須建立兩套相互聯(lián)系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯(lián)系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據(jù)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯(lián)系的兩套不同的管理制度。

結(jié)語：

紙質(zhì)檔案和電子檔案都是歷史事實的記錄方式，因此價值和作用是一樣的，在記錄方式與保存方式上卻差異甚大，基于檔案應(yīng)用效率的需要，傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案兩者之間需要達到一種合理的共存關(guān)系，這是檔案工作者工作中的重點之一。

參考文獻：