緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇基建檔案管理論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確性。

2農(nóng)機檔案規(guī)范化管理的建議

2.1認(rèn)識農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價值。由此，從這個角度來講，農(nóng)機監(jiān)理檔案具有重要的社會價值，是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農(nóng)機監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級各部門提高認(rèn)識，重視農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的開展。

2.2農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現(xiàn)具有農(nóng)機監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標(biāo)升級活動，促進農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。

2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實際情況，通過制定《農(nóng)機方案管理辦法》、《農(nóng)機檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。

篇（2）

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻】

篇（3）

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇（4）

1 基建檔案管理的重要意義

有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項目建設(shè)的成本及進程。許多城市在建設(shè)項目驗收時都將基建檔案作為驗收的內(nèi)容之一，基建檔案是否完整，關(guān)系著項目工程驗收的順利與否。另外，一個單位或者工程建設(shè)基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負責(zé)人以及管理人員水平有著緊密的關(guān)系。

第一，檔案是項目工程管理中重要的歷史依據(jù)。項目建設(shè)工程在完成交付后，如果出現(xiàn)任何的非人為因素導(dǎo)致的問題，都可以通過翻查當(dāng)時的基建檔案來進行分析排查，查明問題出現(xiàn)的原因以及部位，歸屬的責(zé)任方，以便及時維修、修復(fù)以及追究責(zé)任方責(zé)任，進行賠償，以避免發(fā)生不必要的糾紛。

第二，工程檔案在項目建設(shè)上具有一定的增值效益。在各工程建設(shè)中，對基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關(guān)于建筑工地中線路管道、隱形環(huán)節(jié)以及各種器材的承重力等的重要資料和數(shù)據(jù)，在后續(xù)對該工程項目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對工程的擴建、改建以及修復(fù)工作提供著關(guān)鍵的參考依據(jù)。

第三，基建檔案對未來項目工程的發(fā)展具有良好的參考價值。完整有序的基建檔案可以為未來進行相似類型工程建設(shè)提供一定的參考和借鑒。在進行類似的項目工程建設(shè)時，工作人員可以通過對相關(guān)的基建檔案，了解項目建設(shè)的可行性、方案設(shè)計、投資經(jīng)費等方面的情況，充分對歷史材料進行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進度。

2 基建檔案管理中存在的問題

基礎(chǔ)項目建設(shè)一般表現(xiàn)為一次性、唯一性、系統(tǒng)性和固定性等特點，因而基礎(chǔ)建設(shè)的檔案除這幾點外，還有專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性、實用性及滯后性等專有特性。隨著改革開放，我國的經(jīng)濟也在飛快地發(fā)展，同時基礎(chǔ)建設(shè)項目也伴隨著經(jīng)濟發(fā)展得到了進一步的發(fā)展，一般城市的基礎(chǔ)建設(shè)多以企業(yè)及各單位改善員工住宿條件而建設(shè)的經(jīng)濟型適用房、舊房改建、商業(yè)住宅房的開發(fā)等為主，在為城市發(fā)展做出大規(guī)模改造的同時，也為工程項目建設(shè)檔案管理提出了新的要求。目前，我國在基建檔案管理中的問題也日益浮現(xiàn)在人們的眼前。

2.1 對建立基建檔案意識不強

由于一些工期原因，有些負責(zé)人只重視工程的成本，而忽略了對項目檔案的建立，導(dǎo)致基建檔案資料收集困難，無法開展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續(xù)工作。在工程建設(shè)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不完備、不規(guī)范等情況，例如：注重工程圖紙的設(shè)計，在驗收報告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒有移交相關(guān)資料；較大的工程項目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。

2.2 檔案工作管理人員不重視

目前，大部分管理檔案的工作人員對自身工作的重視程度不深，對檔案的保護不到位，有些工作人員年齡淺、經(jīng)驗較少、對檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)識程度不深。從專業(yè)的角度來看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經(jīng)驗，但是對工程建設(shè)方面的知識了解不足，不熟悉項目建設(shè)流程；然而，項目工程人員和施工人員雖然對基建工作非常擅長，但是對于檔案工作不熟悉，缺少對檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進行有效的溝通和及時的交流，很容易影響檔案工作的順利開展。

2.3 資料收集難度大，信息不完整

基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業(yè)性等特點，使得檔案資料搜尋歸納工作開展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標(biāo)注日期；有些無簽名和章印，檔案資料不完整、不準(zhǔn)確。

2.4 檔案文件缺少原件

現(xiàn)如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復(fù)印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎(chǔ)工程建設(shè)中最為重要一個證據(jù)，雖然材料內(nèi)容是一樣的，但是原件與復(fù)印件的價值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關(guān)鍵時候，復(fù)印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長期管理，更會給今后的工作帶來諸多麻煩。

3 對策分析

3.1 重視基建檔案管理工作

要樹立正確的檔案管理意識，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認(rèn)識到對檔案的嚴(yán)格管理是在保護企業(yè)和單位重要材料的工作。其次要鼓勵全體人員積極配合，一起完成對工程建設(shè)的檔案管理這項基本工作。

第一，通過集中學(xué)習(xí)等方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，營造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該積極鼓勵工作人員加入到基建檔案管理工作中，優(yōu)化基建材料收集有關(guān)流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時地移交有關(guān)材料，以保證工作可以有效推進。

第二，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視基建檔案管理工作，將其增添到會議日程和工作匯報中，可以制定一定的考核制度和獎懲規(guī)則，同時也要加強對管理工作的硬件設(shè)施投放，以確保工作的有效進行。

3.2 強化基建檔案管理制度

有些工程建設(shè)的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統(tǒng)一的、合理的、適用性較強的項目檔案管理的相關(guān)制度，并且對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專業(yè)知識的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應(yīng)讓項目人員與管理人員進行有效的溝通和及時的交流。

3.3 利用新型科學(xué)技術(shù)

篇（5）

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟價值。

對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風(fēng)雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)為口號，已實現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設(shè)計流程無差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成一強三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

篇（6）

隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細、認(rèn)真地在每個建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

2.3全員檔案意識不強

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

篇（7）

二、GIS應(yīng)用在城建檔案技術(shù)管理中

（一）將GIS基本功能應(yīng)用到城建檔案技術(shù)管理中

首先，要通過矢量化設(shè)備或軟件將城市的地形圖輸入到計算機當(dāng)中作為城建檔案技術(shù)管理的背景圖，再通過這些設(shè)備和軟件將城市規(guī)劃、建筑以及管線的現(xiàn)狀圖根據(jù)提前編排好的程序疊加輸入到做好的城市地形圖背景上，這樣就得到了整個城市建筑綜合現(xiàn)狀圖。這樣就可以對已經(jīng)輸入到計算機里面的矢量地圖進行漫游、放大、無極縮放以及測量工具等GIS操作[1]。其次，可以利用GIS軟件對某一個城區(qū)中的道路和建筑物等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行數(shù)字化，通過這個方式就可以得到這個城區(qū)的數(shù)字地圖。利用GIS軟件可以實現(xiàn)對梳子地圖的放大、縮小、現(xiàn)實屬性等相關(guān)操作，并且可以將調(diào)查得到的數(shù)據(jù)信息添加到相對應(yīng)的建筑物屬性上。此外，GIS軟件技術(shù)還兼具極其強大的制圖功能，能夠?qū)Ω鞣N矢量圖進行疊加或分層顯示，并且可以隨時對矢量圖中的數(shù)據(jù)進行更新修改，使得城建檔案技術(shù)管理信息能夠更加完整、準(zhǔn)確地反映。

（二）GIS空間索引技術(shù)在城建檔案技術(shù)管理中的應(yīng)用

GIS能夠?qū)Σ煌脩舻脑诰€查詢進行迅速及時的反應(yīng)，并且能夠有效地進行空間數(shù)據(jù)的檢索。利用GIS空間索引技術(shù)可以對空間數(shù)據(jù)進行快速高效地檢索、查詢以及顯示，利用GIS空間索引技術(shù)可以在城建檔案數(shù)據(jù)庫查詢與GIS空間位置之間建立起一條新的檔案檢索途徑。如果城建檔案技術(shù)管理工作者想要查找檔案，只需要點中顯示器上顯示的相應(yīng)的建筑就可以獲取該建筑的相關(guān)檔案信息。如果管理人員已經(jīng)將工程檔案存儲在計算機系統(tǒng)里面，那么就可以直接通過檢索的方式將需要的城建檔案信息呈現(xiàn)在電子屏幕上，還可以將矢量圖通過繪圖打印輸出設(shè)備將其打印出來。通過GIS空間索引技術(shù)可以將決策機構(gòu)以及建設(shè)單位所需要的城市設(shè)計、規(guī)劃、建設(shè)、施工等相關(guān)的城建檔案資料和數(shù)據(jù)進行快速、靈活、準(zhǔn)確直觀地體現(xiàn)。

（三）城建檔案技術(shù)管理中GIS空間分析的應(yīng)用

早在上個世紀(jì)六十年代地理和區(qū)域科學(xué)的計量革命就出現(xiàn)GIS空間分析，當(dāng)時，空間分析主要是利用統(tǒng)計分析的方法對點、線、面的空間分布模式進行分析，但是當(dāng)前，GIS空間分析主要用來分析復(fù)雜空間系統(tǒng)的時空演變過程、空間決策過程以及地理空間自身特點。GIS空間分析主要有空間信息分類、空間信息計算、網(wǎng)絡(luò)分析、疊加分析以及緩沖區(qū)分析等方法。例如，GIS緩沖區(qū)分析的方法可以運用到城市建設(shè)中的道路擴建工程問題，對道路擴建工程中有可能會涉及的城市建筑物進行詳細分析，并在城建檔案數(shù)據(jù)庫里面將有可能涉及到的建筑物詳細檔案信息檢索出來，作為城市道路擴建的重要依據(jù)。

篇（8）

深入剖析基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

一是檔案管理基礎(chǔ)工作不牢。一方面，在硬件環(huán)境上，缺乏實施信息化管理的工具設(shè)施，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設(shè)備、復(fù)印機以及光盤、磁盤等等，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作受到嚴(yán)重影響，快捷高效的信息化管理也就無從談起;另一方面，在軟件環(huán)境上，缺乏檔案信息化管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。

篇（9）

根據(jù)會計電算化相關(guān)管理規(guī)定，系統(tǒng)操作員均會按日、月、年進行數(shù)據(jù)備份。金融機構(gòu)為確保電算化系統(tǒng)運行安全，甚至還構(gòu)建了以省或行政區(qū)劃為管理單位的異地數(shù)據(jù)備份，歷史和當(dāng)前數(shù)據(jù)備份均得到應(yīng)有重視。但不同版本操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件、電算化系統(tǒng)應(yīng)用軟件及其升級補丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負責(zé)具體工作的軟件工程師手中，很少按規(guī)定要求歸檔保存。而對計算機等實物檔案更是缺乏檔案管理意識，不同時期的計算機、服務(wù)器等硬件設(shè)備，如可以運行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統(tǒng)的計算機，一旦完成升級換代，大都作報廢處理。對數(shù)碼電子文件而言，失去了運行環(huán)境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據(jù)加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認(rèn)

當(dāng)前，對會計數(shù)碼電子文件的歸檔通常是由產(chǎn)生數(shù)碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會計核算系統(tǒng)年終數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份光盤，或是將計算機（服務(wù)器）上所有涉及核算系統(tǒng)的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認(rèn)，同時因各種會計電算化業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動生成備份文件名，以滿足數(shù)據(jù)恢復(fù)的需要，因此，電子文件歸檔也無法按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》歸檔時所要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范代碼進行標(biāo)識和登記，所有這些，均可導(dǎo)致對一些毫無利用價值的數(shù)碼電子文件進行歸檔保存，形成資源浪費。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當(dāng)前，會計數(shù)碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規(guī)定本身缺乏相關(guān)實施細則，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設(shè)施，存有數(shù)碼電子文件的光盤等存儲介質(zhì)隨意存放，致使一些存儲介質(zhì)受損而無法利用。此外，因數(shù)碼電子檔案的綜合利用具有很強的系統(tǒng)依賴性，通常只能通過聯(lián)機方式檢索、查詢和利用與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)同一版本的電子檔案，而對系統(tǒng)升級前的歷史數(shù)碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應(yīng)的運行環(huán)境而無法讀取，造成歸檔保存的數(shù)碼電子檔案形同虛設(shè)，無法利用，從而失去保存這些數(shù)碼電子檔案的價值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設(shè)，輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理建設(shè)

政府部門、行政機關(guān)及大型企業(yè)集團因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實現(xiàn)電子化和無紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質(zhì)檔案管理好的做法，而且通過開發(fā)和推廣應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，使電子文件在歸檔、存儲和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質(zhì)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢，得到良性發(fā)展。相反，會計核算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理因受系統(tǒng)復(fù)雜性、各系統(tǒng)間電子文件兼容性、系統(tǒng)依賴性等因素的制約，實現(xiàn)會計電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統(tǒng)為例，其主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)有會計、支付清算、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調(diào)查統(tǒng)計、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據(jù)交換等，而這些系統(tǒng)因服務(wù)對象不同、處理信息內(nèi)容不同，大都自成體系，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等運行環(huán)境也大相徑庭，加之受軟硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代、應(yīng)用軟件升級等影響，客觀上造成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結(jié)于一點，就是輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，因缺乏有效電子檔案管理系統(tǒng)支撐，大量歷史形成的數(shù)碼電子文件已經(jīng)成為一種擺設(shè)，造成嚴(yán)重浪費。

會計數(shù)碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，抓好會計數(shù)碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數(shù)碼電子檔案管理之實。因此，應(yīng)加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級后，計算機、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。與此同時，那些過了時效的電子檔案，也應(yīng)當(dāng)妥善存檔，使其發(fā)揮應(yīng)有作用，避免新產(chǎn)生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當(dāng)前會計數(shù)碼電子檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

（一）構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發(fā)揮備以查考、作為證據(jù)或依據(jù)的作用，實現(xiàn)其應(yīng)有價值，必須構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的、具有較強通用性的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可自成體系，也可在當(dāng)前電算化系統(tǒng)中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對特定系統(tǒng)的依賴。其基本思路是：不論電算化系統(tǒng)使用何種數(shù)據(jù)庫，在輸出電子文件時均應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式或通用數(shù)據(jù)格式的電子文件，以供電子檔案管理系統(tǒng)調(diào)用。以會計核算系統(tǒng)為例，因電子文件內(nèi)容是數(shù)字、字母和漢字集合的數(shù)碼文件，歸檔時即可選用通用性較強的TXT文本文件。其他數(shù)據(jù)類型電子文件歸檔時亦應(yīng)盡可能使用《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所要求的通用數(shù)據(jù)格式，以及符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)的其他數(shù)據(jù)格式，如PDF（ISO32000國際標(biāo)準(zhǔn)）等。當(dāng)需要查詢利用歷史電子檔案時，即可讀取標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式電子文件，解決電子檔案對特定系統(tǒng)的依賴問題。

（二）盡快研究建設(shè)非公文電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃

針對目前公文電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用水平高、非公文電子檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)重缺位的現(xiàn)象，行業(yè)主管部門應(yīng)重視非公文電子檔案管理系統(tǒng)研究建設(shè)，組織通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)的研究、開發(fā)和推廣應(yīng)用。該系統(tǒng)應(yīng)充分考慮電子文件的系統(tǒng)環(huán)境依賴性，研究并選擇通用性強、符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式作為存儲標(biāo)準(zhǔn)，由國家檔案主管部門或各行業(yè)主管部門以適當(dāng)形式予以，以此統(tǒng)一電子檔案管理數(shù)據(jù)格式和應(yīng)用平臺，推進通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)應(yīng)具有一定通用性，不得進行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的加密電子文件和紙質(zhì)拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據(jù)。

（三）循序漸進穩(wěn)步推進非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)碼電子檔案利用的系統(tǒng)依賴性決定了非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不可一撮而就。首先，各行業(yè)主管部門應(yīng)將該系統(tǒng)建設(shè)列入重要議事日程來統(tǒng)籌規(guī)劃，加強基礎(chǔ)研究，設(shè)定時間表，穩(wěn)步推進。業(yè)務(wù)主管部門在對系統(tǒng)進行升級改造及新系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計時，均應(yīng)把電子文件歸檔、利用作為基本業(yè)務(wù)需求正式提出，以便在應(yīng)用軟件設(shè)計、開發(fā)時通盤考慮。對現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)已具備輸出標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式功能的，如可輸出TXT文本等標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的，還應(yīng)采取加密措施，通過制度加以規(guī)范。即在完成系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)備份后，再按通用數(shù)據(jù)格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統(tǒng)利用。電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)與在線應(yīng)用系統(tǒng)的模擬鏡像，其區(qū)別在于，只查詢而不進行計算、統(tǒng)計等數(shù)據(jù)加工處理。通過移植歷史數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)電子檔案的實時查詢和有效利用，充分體現(xiàn)電子檔案的保存價值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國際標(biāo)準(zhǔn)的加密方法

非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)采用通用和符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，在方便數(shù)據(jù)讀取利用的同時，也為篡改數(shù)據(jù)信息留下方便之門。因此，必須強化數(shù)據(jù)信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復(fù)制、歸檔和利用等環(huán)節(jié)被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對一段信息（如TXT文件內(nèi)容）加密，產(chǎn)生一個32位由數(shù)字和字母組成的信息摘要作為驗證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內(nèi)容被篡改，系統(tǒng)驗證時就會產(chǎn)生與之不同的驗證碼，由此進行識別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發(fā)揮計算機信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優(yōu)勢就在于可最大限度地發(fā)揮計算機在信息管理方面的優(yōu)勢，改變紙質(zhì)檔案的人工查閱模式，實現(xiàn)電子檔案的聯(lián)機實時查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構(gòu)建非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)、做好數(shù)據(jù)移植等措施，經(jīng)過一段時間的努力，完全可以實現(xiàn)電子檔案信息的在線實時查詢，實現(xiàn)電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動搖電算化條件下紙質(zhì)會計檔案仍占主導(dǎo)地位的尷尬局面，充分體現(xiàn)電子檔案的保存意義和保存價值。

篇（10）

1.1 檔案管理人員的意識不強，工作效率較低。在基層單位的發(fā)展中，檔案管理人員的意識不強，工作效率較低，是基層檔案管理工作中存在問題之一。很多時候，由于檔案管理人員自身的意識不強，直接影響了其工作效率。久而久之，基層檔案管理工作中出現(xiàn)很多的問題。因此，在基層檔案管理工作中，檔案管理人員的意識不強，工作效率較低，已經(jīng)成為一個非常明顯的問題。

1.2 檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足。在實際工作中，基層檔案管理工作開展的有效性，是直接影響基層單位發(fā)展的主要因素之一。檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足問題的存在，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。如何結(jié)合檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足這一問題，是基層單位開展工作的應(yīng)重視的問題。

2.解決基層檔案管理工作問題的有效對策

2.1 融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性。為了更好的進行基層檔案管理工作，融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性，是其中一種有效的對策。通過融入現(xiàn)代化的管理控制意識的方式，完善日常工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求工作人員按照規(guī)定進行管理工作，強化檔案管理工作的重要性，營造良好的工作氛圍，可以有效的提高基層檔案管理工作效率。因此，結(jié)合實際工作的情況，融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性，在一定程度上可以促進檔案管理工作的開展。

2.2 提升檔案管理隊伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率。在基層單位的日常管理工作中，提升檔案管理隊伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率，也是完全其存在問題的有效對策之一。結(jié)合基層檔案管理工作問題，積極地完善檔案管理方案，及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的漏洞問題，對于促進基層檔案管理工作的發(fā)展，具有極大的促進作用。因此，在進行基層檔案管理工作的時候，應(yīng)切實實施提升檔案管理隊伍的素質(zhì)這一對策，提高檔案管理工作的效率。

篇（11）

上級教育主管部門和學(xué)校下達的指導(dǎo)性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計劃、畢業(yè)分配等方面的計劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2、教學(xué)管理類。

各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱以及教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)競賽活動、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)和考試質(zhì)結(jié)等原始資料。

3、教學(xué)研究類。

教學(xué)改革方案、教研室教研活動計劃、教學(xué)方法研究和總結(jié);合格課程、重點課程、課堂教學(xué)質(zhì)量測評、優(yōu)秀課程建設(shè)等材料。

4、師資類。

教師隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資需求、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核、教師發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃、職務(wù)評聘材料及教師個人業(yè)務(wù)檔案等。

二、年級教學(xué)檔案具有鮮明的教學(xué)一線的特點

1、檔案的內(nèi)部性和原始性。

學(xué)校教學(xué)檔案大多是系年級教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經(jīng)過文書專業(yè)處理部門的收發(fā)登記,其中不帶文號的資料居多。

2、內(nèi)容的專業(yè)性和多學(xué)科性。

由于學(xué)校年級的設(shè)置、學(xué)科劃分比較細致,各年級在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時分配、教學(xué)方法等方面有所不同,因而這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性和多學(xué)科性。

3、運行的周期性和成套性。

教學(xué)檔案,不是以自然年度為周期,而是以學(xué)期或?qū)W年,甚至更長的時間為周期。如學(xué)期或?qū)W年度工作計劃、總結(jié)、招生計劃、某一課程的授課計劃、學(xué)生統(tǒng)計報表等。

4、資料形式呈現(xiàn)多樣性。

教學(xué)檔案的內(nèi)容豐富,載體形式多樣化,除了紙質(zhì)的文件材料、教學(xué)計劃、大綱、學(xué)生成績,還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。

三、學(xué)校檔案的具體內(nèi)容與管理方法

1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理

學(xué)校辦公室在每年度結(jié)束后，將一年的學(xué)校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見書等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時認(rèn)真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經(jīng)處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系進行分類、組卷后移交學(xué)校相關(guān)的檔案部門。通過嚴(yán)格的價值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價值，最總根據(jù)其價值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的的分類方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對環(huán)境的要求。首先是其庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間。其次庫房內(nèi)要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。

2、電子檔案管理

具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸?shù)忍攸c，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：

（1）電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；

（2）電子檔案對環(huán)境的依賴程度較高；

（3）電子檔案安全保護措施比較復(fù)雜；

（4）電子檔案的原始性、真實性難以保證。

因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。

①電子文件收集

《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標(biāo)和依據(jù)。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。注意修改過程中及時更換最新版本。

（1）電子文件收集范圍。

電子文件的收集范圍為應(yīng)該作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

（2）電子文件格式。

單位形成的同一類型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。

②電子文檔的規(guī)理整合

齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級，每項都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時間、類別區(qū)分，以件為單位分項目進行整理脫機存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。

四、針對目前中學(xué)檔案管理存在的問題與對策

1、針對認(rèn)識不夠,加強領(lǐng)導(dǎo)重視,提高認(rèn)識

在中學(xué)校教學(xué)中，存在學(xué)院教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作重視不夠，經(jīng)費投入不足，就連做教學(xué)檔案的人員也有相當(dāng)一部分認(rèn)識不清楚，同時各教職工對檔案工作在教學(xué)科研中的重要性認(rèn)識不到位，由此，出現(xiàn)不能及時的將原始第一手材料移交到教學(xué)檔案管理人員手里等現(xiàn)象。針對以上現(xiàn)象我們首先應(yīng)成立教學(xué)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分管教學(xué)的年級長任組長，由教務(wù)處處長任副組長，配置具有專業(yè)知識、專職檔案管理人員，負責(zé)對教學(xué)檔案建設(shè)與管理進行全面的業(yè)務(wù)工作，最后應(yīng)重視對教學(xué)檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識。

2、針對教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的不完善，加強分類構(gòu)建