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2管理層次結構

2.1系統層次結構

層次結構是一個物理模型，它體現實際機構設置。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。

2.2管理層次

管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協調作用。

工作部門負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。

職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。

整個系統管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。

3數據形式

辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采用掃描壓縮方式存儲。

參與流通的數據有發下幾種形式：

a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。

b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。

c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。

d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。

e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。

f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。

4工作界面及功能模塊

系統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規工作為主要目的的模塊，系統中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。

4.1主要工作模塊

4.1.1請示、審批

所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：

a)審請發文。填寫發文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回復給審請人。

b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜里出現，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統會提示你是否還要發出請示，可以發出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。

4.1.2統計、報表

所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。

所有發出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。

4.1.3資料查詢

可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。

4.2主要職能模塊

4.2.1收文

收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。

4.2.2發文

發文是指局內一個文件由起草到發出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發。局長簽發后由機要室登記、編文號、存檔并發文。文件發給各工作部門后由各部門存檔。發文流程見圖4。

4.2.3歸檔

文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。

5安全性

5.1權限

辦公系統有嚴格的權限規定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。

5.2時效性

可以為文檔規定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統會自動發催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。

5.3保密性

系統對所有以個人身份發出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。

6結束語

該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發了與其它系統的接口界面，使肇慶電力工業局的信息管理水平在辦公自動化系統(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。

參考文獻

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網絡辦公自動化系統應該具備以下功能：

(1)提供良好的人機界面，便于操作人員進行操作。

(2)具有用戶權限管理功能，能夠通過基于角色的訪問控制等方式進行權限管理。

(3)對企業的會議信息和公文進行管理。

(4)能夠使企業員工進行個人辦公。

(5)全面管理企業所有員工的個人基本信息。

(6)提供強大的生產數據的統計、打印功能。

(7)管理企業制定的采購計劃。

(8)管理庫存信息。

(9)并管理企業的生產指標。

(10)自動完成數據計算，盡量減少人工干預。

(11)當本系統受到停電、網絡病毒等外界環境的干擾時，原始數據的安全能夠得到自動保護。

(12)具有相應的權限的人員進行數據的增加、修改、查詢和刪除都非常方便簡單，數據穩定性好。

1.2可行性分析

1.2.1經濟可行性

通過該系統，能夠對企業內部信息進行全面的自動化的管理，使企業的辦公效率得到大大提高。系統全面的管理和統計企業生產經營過程中的數據，使人為處理各類數據時所產生的各種問題得到了避免，使企業的經濟效益得到提高，為企業的管理以及經營決策提供了大量的、權威的數據資料，方便了自動化、標準化、科學化、系統化的企業管理。

1.2.2技術可行性

網絡化的辦公管理，規范了企業管理，實現了通過網絡對信息進行、傳遞、接收等一系列功能，大大提高了整個企業的辦公效率。

2網絡辦公自動化系統設計

2.1設計目標

(1)系統采用人機對話方式，具有清晰的界面，能夠靈活、方便、快捷、準確的進行信息查詢，能夠進行安全可靠的數據存儲。

(2)生產的數據報表能夠利用系統快速的統計和打印。

(3)能夠靈活地通過鼠標和鍵盤進行操作，系統響應速度非常快。

(4)對于各類收文和發文信息等都具有強大的管理功能。

(5)實現對員工基本信息的管理功能和個人辦公的信息自動化管理功能。

(6)實現對企業的采購計劃和庫存信息的管理。

(7)系統運行穩定、安全可靠，最大限度地實現了易安裝性、易維護性和易操作性。

(8)實現對企業生產指標的和管理。

(9)實現和管理會議信息的功能。

(10)實現管理系統用戶的功能。

(11)為了達到數據保密的目的，對于每個用戶的權限級別進行了詳細的設置。

2.2開發及運行環境

（1）硬件平臺

硬盤：320GB以上;內存：2GB以上。

（2）軟件平臺

數據庫：SQLServer2000。瀏覽器：IE6.0。操作系統：Windowsxp/Windows2000。Web服務器：Tomcat6.0。分辨率：1024×768像素為最佳效果。

2.3數據庫設計

系統數據庫采用SQLServer2000數據庫，系統數據庫名稱為oa。數據庫oa中包含多個數據表。針對前面對于網絡辦公自動化系統所做的需求分析，物理數據模型利用PowerDesigner生成。可以直接將PowerDesigner生成的物理數據模型中的表導入數據庫中.

3網絡辦公自動化系統主要模塊功能介紹

（1）公文管理。對于文件的辦理情況，能夠由辦文人員和領導進行方便、實時、快捷地跟蹤查詢，對于處于流轉過程中公文的所有歷史處理情況與最新狀態進行全面跟蹤記錄。

（2）員工基本信息管理。功能劃分：人事檔案；考勤管理；勞資管理；考核管理；獎懲管理；培訓管理。在整個網絡辦公自動化系統的開發中，員工基本信息管理是其他功能模塊的基礎和前提，其他模塊基本上都要用到員工基本信息管理。

（3）個人辦公管理。包括在個人日常辦公中最經常要用到的辦公信息、工作日志、日程計劃和最新的短消息提醒也包括在內。使用戶開機登錄系統后，就能夠看到辦公自動化系統中個人待處理的事情。

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以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。

三、保障文書檔案資料安全性